Teksten schrijven: goed functionerende teksten

Schrijvers willen doorgaans een bepaald doel bereiken. Een schrijver van een beleidsnota wil dat de lezers instemmen met de door hem voorgestelde aanpak. Hoe kunnen schrijvers een tekst schrijven die optimaal functioneert (het beoogde effect heeft)? Ze zullen in ieder geval een tweetal beginselen in acht moeten nemen, namelijk het samenwerkingsbeginsel en het beleefdheidsbeginsel. Een juiste toepassing van de stelregels van deze beginselen leidt ongetwijfeld tot goed functionerende teksten.

Pragmatiek

Wie een tekst schrijft kan niet volstaan met een foutloze en grammaticaal correct geschreven tekst. Hij zal zich ook moeten afvragen of zijn tekst goed zal gaan functioneren. Worden de in de tekst genoemde aanwijzingen daadwerkelijk opgevolgd? Geeft men gehoor aan de uitnodiging om de tentoonstelling te bezoeken? Voelt de aangeschrevene zich niet beledigd? Een foutloze en grammaticaal correct geschreven tekst biedt daartoe helaas geen zekerheid.

Wat is er dan nog meer nodig? Schrijvers die hun doel willen bereiken zullen hun taalgebruik aan de omstandigheden moeten aanpassen. Schrijvers hanteren daartoe (vaak onbewust) allerlei regels. In de pragmatiek, een deelgebied van de taalwetenschap, wordt de wisselwerking tussen taalgebruik en omstandigheden bestudeerd. Regels die leiden tot een optimaal functionerende tekst worden beschreven.

Wie wil dat zijn tekst goed functioneert, zal op de hoogte moeten zijn van die regels. Toepassing van die regels is noodzakelijk om optimaal functionerende teksten te kunnen schrijven.

Het samenwerkingsbeginsel

Wie een tekst wil gaan schrijven zal zich eerst een goed beeld moeten vormen van de doelgroep van zijn tekst (voor wie is mijn tekst bestemd?), de functie van zijn tekst (mensen informeren, aanwijzingen geven, uitnodigen, hun gedrag wijzigen, enzovoorts), en de situatie waarin zijn tekst gaat functioneren (ambtenaren, belangstellenden, (on)bekenden, vakgenoten, enzovoorts).

Een tekst kan pas goed functioneren als er sprake is van een goede samenwerking tussen de schrijver en zijn lezers. Dit wordt in de pragmatiek het samenwerkingsbeginsel genoemd.

Stelregels

Om verzekerd te zijn van een goede samenwerking met de lezer zal de schrijver aan de verwachtingen van de lezer moeten voldoen. Dit kan hij bereiken door een aantal stelregels te volgen. Een schrijver die zijn doel wil bereiken neemt de volgende stelregels in acht:

• [Stelregel van kwaliteit, het verstrekken van correcte informatie (geen onjuiste informatie).
• [Stelregel van kwantiteit, de juiste hoeveelheid informatie verstrekken (niet minder of niet meer dan nodig is).
• Stelregel van relatie, uitsluitend relevante informatie verstrekken (geen onnodige informatie).
• Stelregel van stijl, het verstrekken van duidelijke informatie (niet dubbelzinnig, onbegrijpelijke woorden of langdradigheid).

De schrijver van de volgende tekst heeft de stelregels kennelijk niet in acht genomen.

Museuminformatie
'Het veiligheidsmuseum heeft een zeer persoonlijk karakter. Het museum is het hele jaar geopend en het is gemakkelijk te bereiken met het openbaar vervoer. Het personeel is graag bereid om de collectie toe te lichten en de toiletten zijn hygiënisch.'

De schrijver heeft de stelregel kwantiteit niet in acht genomen. Belangrijke informatie ontbreekt (bijvoorbeeld over de samenstelling van de collectie en de te volgen route met het openbaar vervoer). Ook heeft hij de stelregel relatie niet in acht genomen. Er wordt informatie verstrekt die voor (toekomstige) bezoekers niet relevant is. De schrijver van deze tekst zal zijn (mogelijke) doel, het verhogen van het bezoekersaantal van het museum, ongetwijfeld niet bereiken. De tekst wekt immers de indruk dat de collectie van het museum niet veel voorstelt.

Het beleefdheidsbeginsel

Naast het samenwerkingsbeginsel is er ook een beginsel werkzaam dat in de pragmatiek het beleefdheidsbeginsel wordt genoemd. De schrijver moet voorkomen dat de ontvanger van de tekst gezichtsverlies leidt. Hij zal daarom tactvol moeten handelen. Het niet in acht nemen van het beleefdheidsbeginsel leidt ongetwijfeld tot een verstoorde relatie met de lezer(s) van zijn tekst.

Een klant zal ongetwijfeld niet blij zijn met de volgende reactie op zijn klacht:

'Uw klachten over het door onze firma geleverde koffiezetapparaat zijn volstrekt ongegrond. U had de gebruiksaanwijzing beter moeten lezen. Kennelijk bent u te beroerd om het koffiezetapparaat regelmatig te ontkalken. De gevolgen zijn daarom voor uw rekening. Reparatie van het apparaat valt niet onder de garantie.'

Deze reactie leidt ongetwijfeld tot gezichtsverlies bij de klant (de klant wordt ondeskundig handelen verweten) en bij de handelaar (de klant vindt dat de handelaar niet de beloofde goede service levert). Dit gezichtsverlies leidt ongetwijfeld tot een verstoorde relatie, die het verlies van de klant tot gevolg kan hebben.

Stelregels

De belangrijkste stelregel van het beleefdheidsbeginsel is de stelregel van tact. Negatieve zaken moeten voor de lezer beperkt worden.

Door een mededeling beleefd of omzichtig te verpakken kan het gezichtsverlies voor de lezer worden beperkt. De schrijver moet dus tactvol te werk gaan. Afgewezen sollicitanten worden daarom vaak gewezen op het grote aantal kandidaten. Ook wordt vaak vermeld 'Tot onze spijt behoort u niet tot de geselecteerde kandidaten.'

Een andere belangrijke stelregel is de stelregel van overeenstemming. Stel een verschil van mening zo klein mogelijk voor.

Een schrijver kan (proberen te) suggereren dat beide partijen dezelfde mening zijn toegedaan. Een schrijver van een beleidsnota introduceert daarom niet plompverloren een nieuwe aanpak voor een (al langer bestaand) probleem. Hij wijst eerst op de bestaande wil van alle betrokkenen om het probleem in goed overleg op te lossen, of op het feit dat beide partijen een oplossing op korte termijn noodzakelijk vinden.

Toepassing van het beleefdheidsbeginsel hangt af van de tekstsoort (in een recensie mag men best kritiek leveren) en van de relatie met de lezer. Gaat het om een recensie, een nota of een persoonlijke of zakelijke brief? Hoe goed kent de schrijver zijn lezer(s)? De schrijver moet dus steeds bepalen welke mate van beleefdheid wenselijk is.

Een tekst heeft, zoals we gezien hebben, alleen het beoogde effect als de schrijver van de tekst voldoende rekening houdt met het ruime begrip context (de positie van zijn lezer(s), de relatie met zijn lezer(s), de tijd die zijn lezers beschikbaar hebben, de tekstsoort, enzovoorts).

Lees verder

• Teksten schrijven: rekening houden met voorkennis
• Teksten schrijven: rekening houden met de lezers
• Lezen: Leesbaarheidsformules zijn geen aanrader
• Zakelijke brief schrijven, een duidelijke zakelijke brief
• Beleidsnota: het schrijven van een beleidsnota