Zakelijke brieven in het Engels met voorbeeldzinnen

Een zakelijke brief schrijven in het Engels. Hoe pak je dit aan? Natuurlijk begin je in de Engelse taal. Maar er is meer. Buiten de taal om zijn Engelse brieven qua structuur vaak net iets anders van stijl dan Nederlandse brieven. Engelse brieven kennen verschillen in de structuur, stijl, briefhoofd, vorm, datum, adressering, tekstopbouw, zinnen, ondertekening en dergelijke. En dan is er ook nog een verschil tussen Amerikaans Engels en Brits Engels.
Het opstellen van een zakelijke/formele brief in het Engels kent wat verschillen met de Nederlandse zakelijke/formele brief. Ook zijn er verschillen tussen een Britse briefstijl en een Amerikaanse brief.

Een Engelse brief kun je verdelen in de volgende onderdelen: briefhoofd, adressering, datum, aanhef, onderwerp, inhoud, afsluiting en ondertekening.

Het briefhoofd

Rechtsbovenaan de brief staat de afzender. Denk aan naam, titel van je functie, de naam van het bedrijf, het bezoekadres, het postbus, de plaatsnaam, postcode en het land. Daarnaast worden ook vaak telefoon- en faxnummers vermeld. En ook staat het e-mailadres en de website vaak onderaan de kop.

Terminologie
Doorkiesnummer: direct dial (no.)
Toestelnummer: extension (afgekort ext.)
Postbus: P.O. Box

Envelop

Bron: Tinamosquito, Unsplash

De adressering op de envelop beperkt zich meestal tot 5 regels.
De naam van de geadresseerde
Straat of postbus en nummer
Stad, provincie (county) en postcode
Land

Daarnaast is het gebruikelijk om een titel voor de naam te plaatsen, zoals Mr, Mrs, Ms. Zie hieronder voor een nadere toelichting.

Voorbeeld

MS SUSAN JOHNSON
22 ENGLAND ROAD
LONDON API 5QZ
ENGLAND

Adressering van de Engelse brief

De adressering kan links bovenaan, een paar regels lager. In het Engels is de volgorde zoals in het Nederlands, met 1 belangrijke uitzondering. De naam van de persoon aan wie de brief gericht is, komt in een Engelse brief bovenaan de adressering. Er komt dan ook geen ‘t.a.v.’ voor. Daarnaast is het belangrijk te weten dat voorafgaand aan de naam van de persoon een aanspreektitel komt: Mr, Mrs, Miss, Ms of Dr.

Handig om te weten is dat in een Amerikaanse brief deze titels gevolgd worden door een punt (Mr.). In het Brits Engels volgt er juist géén punt.

Het verschil tussen Mrs en Miss is de burgerlijke staat van de vrouw. Mrs gebruikt men voor getrouwde vrouwen; Miss om ongehuwde vrouwen aan te schrijven. Om verwarring te voorkomen, wordt vaak gebruik gemaakt van de neutrale vorm
Ms

Bron: Stilclassics, Unsplash

Datum

In Nederlandse brieven zet je eerst de plaatsnaam gevolgd door de datum. In Engelse brieven wordt de plaatsnaam helemaal niet genoemd. Alleen de datum. Dat kan bijvoorbeeld bij de adressering, en altijd voluit.

Datum Brits
In een Brits Engelse brief is de volgorde van de datum bijvoorbeeld: dag – maand – jaar
28 June 2015
De maanden beginnen altijd met een hoofdletter.
Datum Amerikaans
In een Amerikaanse brief is de volgorde anders: maand – dag – jaar.
June 25, 2015
Zie ook dat er nu een komma tussen dag en jaartal komt.

Aanhef

In de aanhef schrijf je Dear. Als de achternaam van de geadresseerde bekend is, dan noem je deze in de aanhef samen met een aanspreektitel.
Dear Mr Johnson
Dear Professor Smith
Is de naam niet bekend, of wil je het formeel houden, dan kun je je beperken tot:
Dear Sir of Dear Madam
Weet je niet of het man of vrouw betreft, dan schrijf je:
Dear Sir/ Madam

De aanhef sluit je niet af met een komma, zoals in het Nederlands gebruikelijk is. In de Britse stijl wordt de komma geheel weggelaten. In Amerikaanse brieven staat vaak een dubbele punt.

Daarnaast is het ook mogelijk om andere zelfstandige woorden in de aanhef te gebruiken, bijvoorbeeld:
Dear All, Dear Colleague, Dear Customer
In al deze gevallen beginnen deze woorden in de aanhef met een hoofdletter.

Onderwerp

Het onderwerp wordt in een Engelse brief vaak tussen de aanhef en de eerste zin van de brief geplaatst. Meestal is het vetgedrukt.

Inhoud

Nu komt het dan: de reden dat je de brief schrijft. Hieronder een aantal openingsvoorbeelden.

Verwijzing naar een brief, vraag, verwijzing, telefoongesprek, en meer

Thank you for your letter of 30 March 2019.
With reference to your letter of 30 March 2019...
We were pleased to receive your letter/your order dated 30 March 2019
I am writing you in connection to..
As requested, please find enclosed (bijgevoegd)
On behalf of Mr Smith, please find enclosed (in een e-mail: Please find attached..)
Further to our telephone conversation, please note that…
As agreed earlier, I am sending you ..
Following our telephone conversation of last Monday, I am pleased to confirm that..
I am writing in connection with..
Mr. Johnson suggested I write to you…
I am writing to enquire whether.. (Graag informer ik naar ..)

Vragen, klachten, toezendingen, uitnodigingen en meer

As requested, please find enclosed...
Could you please send me a..
It would be much appreciated if you could..
I would be very pleased if you could send me a copy of ...
I wish to order ..
I would be grateful if you could confirm the dates as soon as possible.
Thank you for your enquiry of 13 January about our services.
According to our files, we have not yet received a signed copy/ your approval.. You are therefore kindly requested to sign and return the copy to me as soon as possible.
I would like to invite you to join Mr Smith for a ‘kick off’ meeting on 9 February 2019.
Unfortunately, we have not yet received a solution for our problem.
On behalf of Mr Smith, I would like to propose the following dates for the interview.
I regret to report that we have not yet received these goods.
Please note that the interview will be held on 21 March 2019 at 15.00 in room 2.
Kindly indicate your availability for the proposed date and time.
Please inform us as soon as possible your proposal for...
I would be delighted to…

Wat alle zinnen hierboven met elkaar gemeen hebben is dat ze geen samenvoegingen bevatten. In het Engels worden persoonsvormen en onderwerp vaak samengevoegd, zoals you're, that's. In formele brieven kun je dit beter vermijden.

Afsluiting

Een brief vraagt om een afsluiting. Hieronder een aantal voorbeelden voor een afsluitende zin in het Engels.

I look forward to hearing from you.
We look forward to doing further business with you in the near future.
A prompt reply would be appreciated.
Should you need any further information, please do not hesitate to contact us again.
I look forward to welcoming you to Rotterdam.
Please accept our sincere apologies for any inconvenience caused.
I look forward to the opportunity of meeting you.
Thank you very much.
Thank you for your interest in our services.
Once again, thank you for arranging the meetings.
Many thanks in advance for your assistance in this.

Ondertekening

Ben je in het Brits Engels de brief begonnen met Dear Sir, Dear Sirs, Dear Sir/Madam dan is de formele afsluiting Yours faithfully. Als de aanhef echter de achternaam van de geadresseerde bevat, sluit je af met Yours sincerely. Je sluit ook op deze wijze af als je zelfstandige naamwoorden als Dear Colleague in de aanhef heeft staan.

Yours sincerely
Yours respectfully
Yours truly
Yours faithfully (bij formeel en onbekend)

Om de formele tevens een vriendelijke toon te geven, kun je eventueel ook zo afsluiten:

Kindest regards
Kind regards
Yours appreciatively

Op het moment dat je de geadresseerde kent, kun je ook minder formeel afsluiten (als het onderwerp dit natuurlijk toelaat)

Warm regards
Best wishes
With regards
Thank you
Best

Amerikaanse brieven gebruiken veelal Sincerely of Sincerely yours. Een informele brief wordt vaak afgesloten met Best wishes, Kind regards of Best regards.

Amerikanen en Engelsen schrijven hun naam vaak voluit, inclusief voornaam. Tekent men namens dan staat er voor de naam vaak for of pp.