Engelse zakelijke brief: voorbeeld en advies

Een zakelijke brief in het Engels schrijven. Niet alleen voorbeelden bij adres, aanhef, datum, afsluiting en ondertekening, maar ook advies bij het daadwerkelijke schrijven van de tekst. Ook tips voor de juiste opmaak, inhoud en opbouw. Een Engelse zakelijke brief schrijven met correct zakelijk taalgebruik.

Hoe moet u een Engelse zakelijke brief schrijven?

• Adres
• Datum
• Aanhef
• Openingszinnen - voorbeelden
• Afsluiting
• Ondertekening
• Tekst - Advies over de inhoud en taalgebruik

Ook advies en voorbeelden voor andere brieven of bijvoorbeeld meer informatie over de aanhef en afsluiting van brieven:
Ook persoonlijke en zakelijke voorbeeldbrieven in het Engels en Nederlands

Adres

Eigen Adres

In een Engelse zakelijk brief komt uw eigen adres links helemaal bovenaan. Sommige bedrijven of organisaties prefereren echter om de bedrijfsnaam alsmede het logo bovenaan in het midden te plaatsen. Indien u dit doet hoort de datum hier rechts onder te staan.

Voorbeeld eigen adres

Voor de particulier:
Bill Gates
Rijkdomstraat 30
2222 AH Amsterdam
The Netherlands

Eventueel kunt u ook desgewenst het e-mailadres, website en het telefoonnummer vermelden.
Wanneer u de zakelijke brief schrijft in de naam van uw organisatie of bedrijf kunt u deze naam vervangen met de persoonsnaam in het voorbeeld.

Adres geadresseerde

In een zakelijke brief in het Engels is dit adres gelijk aan het adres dat op de envelop dient te staan.

Voorbeeld adres geadresseerde

Mr. Mark Evans ( includeer de juiste titels - meer informatie hieronder)
33 Mainstreet
FF 105 Brighton
East Sussex
United Kingdom

Datum

De datum volgt na het adres van de geadresseerde. Plaatsnamen zijn niet nodig. Alleen de datum is voldoende. Schrijf de maand altijd voluit en met een hoofdletter.

Voorbeeld datum in een Engelse zakelijke brief

Engelse brief: 19 December, 2011
Amerikaanse brief: December 19, 2011

Aanhef

In een zakelijke brief is het van belang dat je de geadresseerde met de juiste titels. Daarnaast moet u onthouden dat een Mrs. gebruikt wordt voor getrouwde vrouwen en Miss. voor ongehuwde dames U kunt ervoor kiezen om Ms. te gebruiken wanneer u niet zeker weet of de dame in kwestie getrouwd is. Verder, in het Engels volgt geen punt na Mr of Miss, maar in het Amerikaans Engels wel.

Mogelijke aanspreekvormen zijn: Mr, Dr, Mrs, Miss, Ms.

Wees er ook op bedacht dat de academische titulatuur in het Engels niet per se overeenkomt met de Nederlandse.

De aanhef in een Engelse brief is vrijwel altijd Dear,. Wanneer u de naam van de ontvanger weet, is het verstandig om de volledige naam in de aanhef te zetten.

Voorbeeld aanhef

Dear Mr. Brown,
Dear Professor Brown,
Dear Dr. Brown,
Dear Donald Brown,
Dear Ms. Brown,

Als u de naam niet weet:

Dear Sir / Madam,

Als het een abstract persoon of personen betreft, kunt u ook een volgende aanhef gebruiken:

Dear Customer,
Dear Resident,
Dear All,
Dear Student,

Openingszinnen - voorbeelden

Thank you for your letter regarding the ...,
We are writing in response to...,
With reference to your letter of 20 December, we..
In reply to your letter of..., we
I am writing to enquire about...,

Afsluiting

In de afsluitende alinea sluit u uiteindelijk met een afsluitende zin. Daarin benadrukt u bijvoorbeeld nogmaals uw belangrijkste punt, maakt u plannen voor een afspraak of geeft u duidelijk aan wat u van de ontvanger verlangt en verwacht.

If you have any further enquiries, please do not hesitate to contact us,
We look forward to building a strong business relationship in the future,
We look forward to the meeting on the 4th of November,
Once again, We are terribly sorry for taking up so much of your time,
Once again, we apologise for any inconvenience,
Once again, thanks for your attention and your valuable time,,
We await your reply with interest,
We look forward to hearing from you,
We look forward to seeing from you,

Ondertekening

Wanneer u de ontvanger bij naam kent:
Yours sincerely,
Sincerely,

Wanneer u niet de naam van de ontvanger kent:
Yours faithfully,

Handtekening

Naam (eventueel uw titel in haakjes erachter)
(eventueel uw functie)

Tekst - Advies over de inhoud en taalgebruik

Bij het schrijven van een zakelijke Engelse brief is het nodig dat u ook daadwerkelijk zakelijk taalgebruik hanteert. Blijf ten alle tijden netjes. Het is vaak beter om iets conservatiever te zijn dan te vrij (vooral als het om Engelsen en Amerikanen gaat). Daarnaast is het ook belangrijk om kort en bondig te formuleren. Verval niet in te lange, slordige zinnen. Vooral als u niet zo zeker bent over uw Engels is dit zeer verstandig.

Opbouw van de tekst in een zakelijke brief

De opbouw is zeer eenvoudig. In de eerste alinea vermeld je de reden of aanleiding tot schrijven. Vervolgens kun je je zelf voorstellen en daarna schrijf je over wat je gaat vertellen. In de volgende alinea's schrijf je ook daadwerkelijk over wat je in de inleiding belooft te schrijven. Uiteindelijk sluit je in de laatste alinea af gevolgd door een afsluitende zin.

Voorbeelden van veel gemaakte punctuatie en spelling fouten

Het niet correct toepassen van de ' in werkwoorden. Bijvoorbeeld wont ipv won't
Het gebruik van het woord can en can't. U uunt better could gebruiken of cannot.
Het niet invoegen van een komma voor and wanneer je een bijzin begint. Altijd een komma invoegen.