Engelse e-mails voor vakantiereserveringen en reizen

Veel reizen en vakanties boek je tegenwoordig via Internet. Steeds vaker boeken, huren en organiseren mensen hun vakantie rechtstreeks bij de desbetreffende instantie in het betreffende land. Van hotel, autoverhuurbedrijf tot toerismebureaus. In veel gevallen zijn de e-mails dan in het Engels. Hieronder een aantal handige tips voor het per e-mail reserveren, bevestigen en annuleren van bijvoorbeeld een hotelkamer en het vragen om reisinformatie.

Lay-out

Een eerste tip is om een e-mail nooit te lang te maken. Zodra een e-mail groot wordt of er te veel vragen in staan, is het risico groot dat over een deel heen wordt gelezen of dat niet alle vragen worden beantwoord. Het is dan raadzaam om een deel in een apart document aan de e-mail te hechten.

Aanhef

Schrijf je voor de eerste keer een e-mail naar iemand, dan kun je het beste beginnen met Dear Mr/Ms gevolgd door de achternaam. Stuur je een e-mail naar een groep mensen of naar iemand van wie je de naam niet weet, dan kun je een algemene aanhef toepassen. Bijvoorbeeld: Dear All, Dear Webmaster of Dear Members of the Committee.

Als je een bedrijf aanschrijft, kun je ook de naam van het bedrijf noemen, bijvoorbeeld Dear Morgan Car rental. Ook is het hier mogelijk de aanhef geheel weg te laten. Heb je een e-mail terug gekregen, kun je vaak meteen aan de aanhef en afsluiting zien hoe je eventueel de volgende keer die persoon of instantie kunt aanspreken. Als men zowel de voor- als achternaam hanteert, blijft het formeel. Vaak wordt echter daarna overgegaan op voornamen, zoals Dear Simon.

Samentrekkingen

In e-mailberichten is het mogelijk om samentrekkingen van onderwerp en werkwoord te maken. I am wordt dan I’m, do not wordt don’t en have not wordt dan bijvoorbeeld haven’t. In formele brieven is dit niet gebruikelijk, maar in een e-mail kan het wel. Het maakt een e-mailbericht daarmee net iets minder formeel.

Afsluiting

De formele afsluiting yours sincerely wordt niet vaak in e-mails gebruikt. Meestal gebruikt men een van de volgende afsluitingen:

• Kind regards
• Best regards
• Thank you

Minder formeel:

• Yours
• Best wishes
• Many thanks
• With thanks

Voorbeeldzinnen

Verzoek om informatie

• I would appreciate it if you could send me a copy of your brochure.
• Could you kindly send me the details of your rates?
• My family and I will be travelling to the Lake District in July. I would like to make a reservation for a double room for the nights of 1,2 and 3 July. I would be grateful if you could let me know if you have a suitable room available on those dates.
• I hope to visit Las Vegas in December and would like to know if you have a single room free from 25 to 31 December 2017 (6 nights).
• I would like to reserve a twin room with en-suite bathroom for one night, including breakfast. Could you please let me know the availability for Tuesday 23 September 2016?
• Please could you inform me if there is a late check-out service available?
• It would be helpful to us if you would forward details on how to get to your hotel by car.
• I would be grateful if you could forward me some information on local events and interesting places to visit in your area. Also does your hotel have a swimming pool and fitness area?
• I saw your offer on the website and was wondering if your bungalow in Norwich is still available this spring?
• I would kindly like to enquire after your prices.

Bevestiging

• Following our telephone conversation this morning, I am writing to confirm our reservation of a double room for the night of 13 August 2015, in the names of Mr and Mrs Smith. We will require breakfast on 14 August.

Afsluiting

• I look forward to hearing from you soon.
• Thanking you in advance.
• Could you please send me a confirmation at your earliest convenience?
• Please do not hesitate to contact me if you have any further questions.

Bedankje achteraf

• Thank you for your hospitality.
• Many thanks for the hospitality you showed me and my wife during our stay at your Bed and Breakfast last week. We especially appreciated your delicious breakfasts.
• We are writing to thank you for your services.

Annulering

• I regret I must cancel the reservation I made for a twin room for two nights from 20 to 22 March 2018.
• Unfortunately we will not be able to travel to London in November after all and will need to cancel the reservation made at your hotel.
• I would appreciate the refund of my deposit.
• Kindly accept my apologies for any inconvenience caused.

Terminologie

• Bed and Breakfast: Logies met ontbijt
• Half board: Half pension
• Double room: Tweepersoonskamer
• Twin room: Tweepersoonskamer met aparte bedden
• Single room: Eenpersoonskamer
• With en-suite bathroom: Met eigen badkamer
• Rates: Tarieven
• Car rental: Autoverhuurbedrijf
• Confirmation: bevestiging