Managementsamenvatting

Bij het opstellen van een werkstuk of adviesrapport, hoort ook het schrijven van een managementsamenvatting. Zo'n samenvatting geeft een beknopte beschrijving van de inhoud van het verslag/rapport. Hieronder is te lezen hoe de samenvatting opgesteld dient te worden.

Karakterisering

In rapporten en andere publicaties volgt direct na de titelpagina een korte weergave van de inhoud. De schrijver van het rapport heeft de keus uit drie soorten samenvattingen:

1. een abstract geeft kort de belangrijkste punten uit het rapport aan;
2. een samenvatting is langer en bevat een verkorte weergave van de totale tekst;
3. een managementsamenvatting, speciaal geschreven voor het management, waarin rekening gehouden is met de taken van het management, nl. beslissingen nemen. Het accent ligt in een managementsamenvatting op de adviezen of beslispunten die uit het rapport naar voren komen.

Een managementsamenvatting is op zijn plaats in documenten die bedoeld zijn om beslissingen door het management van een organisatie te ondersteunen. Een managementsamenvatting is niet gericht op het samenvatten van alle onderdelen, maar op die onderdelen die van belang zijn voor het management, namelijk:

• verantwoording afleggen van de werkwijze;
• conclusies die getrokken kunnen worden;
• aanbevelingen die op basis daarvan gedaan kunnen worden.

Inhoud en structuur

De kern van de managementsamenvatting wordt gevormd door het advies. Maar managers moeten natuurlijk ook weten welke overwegingen aan dat advies ten grondslag liggen en ze moeten straks kunnen uitleggen met welke argumenten zij tot hun besluit gekomen zijn. Dus die argumenten moeten ook in de managementsamenvatting vermeld worden.

De volgende structuur is doorgaans de meest gebruikelijke:

• probleem: wat is de aanleiding van het probleem; waarom wordt dit advies uitgebracht;
• advies: welke maatregelen worden voorgesteld om het probleem op te lossen;
• argumentatie: wat zijn de belangrijkste argumenten voor het advies, eventueel vergeleken met de meest voor de hand liggende alternatieven;
• consequenties: wat zijn verwachte kosten en baten; welke werkzaamheden moeten er verder worden uitgevoerd.

Presentatieadviezen

1. Houd de managementsamenvatting kort: niet langer dan 2 pagina’s.
2. Hanteer bovenstaande structuur: probleem, advies, argumentatie, consequenties.
3. Houd rekening met de voorkennis van de lezer. Bedenk in hoeverre hij is ingevoerd in de materie; is hij generalist of specialist.Met andere woorden: wat kan je als bekend veronderstellen en wat niet.
4. Zorg dat de managementsamenvatting zelfstandig leesbaar is. Verwijzingen als “een beschrijving van het ontwerp kunt u vinden in hoofdstuk 5” zijn taboe. Vermijd ook begrippen die, los van het rapport, slecht te begrijpen zijn.
5. Maak je samenvatting overzichtelijk: deel je samenvatting in in afgebakende alinea’s en gebruik tussenkopjes. Probeer van de eerste zin in de alinea een ‘kernzin’ te maken, een zin waarin de belangrijkste informatie beknopt wordt weergegeven.