Het opstellen van een adviesrapport

Tijdens je studie, met name een HBO studie, zul je regelmatig een adviesrapport moeten opstellen. Zo'n adviesrapport moet aan een aantal elementen voldoen. In dit artikel wordt vermeld wat deze elementen zijn. Het schrijven van een adviesrapport verloopt in vier fases, namelijk:

1. Oriëntatiefase: opdrachtformulering, analyseer de manier van schrijven, zakelijk of informeel en formuleer een probleem-en doelstelling.
2. Planningsfase: maak een voorlopige inhoudsopgave, een tijdsplanning en schrijf een projectplan/Plan van Aanpak.
3. Uitvoeringsfase: voer het onderzoek uit, bepaal de structuur en schrijf de conceptversie.
4. Revisiefase: pas de concept versie aan, controleer de schrijfstijl en werk de tekst af.

Rapportonderdelen

Een rapport bestaat uit drie onderdelen, namelijk:

1. voorwerk
2. kern
3. nawerk

De onderdelen die onder het voorwerk vallen zijn de omslag, titelpagina, voowoord, managementsamenvatting en inhoudsopgave . De kern bestaat uit hoofdstukken, deze start bij de inleiding tot en eindigt met de conclusies en aanbevelingen.
Het nawerk bestaat uit nawoord, literatuurlijst en de bijlagen.

Omslag

De omslag dient er professioneel en aatrekkelijk uit zien. Het is van belang om de rapporttitel(s), de datum en de namen van de opdrachtgever(s) te vermelden.

Titelpagina

Op de titelpagina hoort het volgende weergeven te worden:

• titel en eventuele ondertitel;
• namen van de auters;
• opdrachtgever en docent;
• achterliggende reden van rapportage;
• plaats, datum en jaar.

Voorwoord

In het voorwoord kan het volgende vermeld worden (niet verplicht):

• het kader waarin het rapport is geschreven;
• omschrijving van de opdracht;
• problemen die de totstandkoming van het rapport hebben vertraagd of bemoeilijkt;
• gegevens over de taakverdeling binnen de groep;
• leeswijzer;
• dankbetuigingen;
• plaatsaanduiding, datum en naam van de auteurs als afsluiting.

Managementsamenvatting

In de managementsamenvatting dient het volgende opgenomen te zijn:

• probleemschets, hoofdvraag, belang van de hoofdvraag;
• methode en werkwijze;
• resultaten;
• conclusies en aanbevelingen.

Inhoudsopgave

Zorg voor een duidelijke hoofddstuk indeling, bijvoorbeeld:

• 1. Hoofdstuktitel
• 1.1 Paragraaftitel
• 1.2 Paragraaftitel
• 1.2.1 Subparagraaftitel

Inleiding

Hierin moet het volgende beschreven worden:

• achtergrondinformatie;
• probleemstelling;
• doelstelling;
• werkwijze;
• opbouw rapport.

Hoofdstukken

Het is belangrijk om bij ieder hoofdstuk en paragraaf te beginnen met een korte inleiding, hierdoor wordt het voor de lezer duidelijk waar het betreffende stuk over gaat.

Conclusies en aanbevelingen

Conclusies moeten zelfstandig leesbaar zijn voor iemand die de rest van het rapport niet gelezen heeft. Conclusies volgen direct uit eerdere hoofdstukken waarin je antwoord hebt gegeven op deelvragen. Conclusies moeten kernachtig geformuleerd worden.
Aanbevelingen een praktische uitwerking van de conclusies zijn en daar dus direct op aansluiten. Vaak heeft een aanbeveling het karakter van een idee voor bijvoorbeeld een nieuwe benaderingswijze, een vervolgonderzoek, een specifieke praktische toepassing, een te nemen maatregel of een uit te voeren actie. Aanbevelingen moeten concreet zijn. Beschrijf wat er precies verder moeten worden gedaan, door wie en waarom door middel van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden (TVB's).