Hoe schrijf je een goede instructie

Hoe schrijf je een goede instructie? Instructies of gebruiksaanwijzingen zijn vaak niet duidelijk genoeg voor degenen die er mee moeten werken. Met name binnen bedrijven worden nogal eens werkinstructies geschreven, vaak in het kader van kwaliteitssystemen/veiligheid. Maar niet iedereen weet hoe hij/zij precies een goede instructie moet schrijven, met het gevolg dat veel instructies niet echt 'landen' bij mensen. Hieronder volgen een aantal tips voor het schrijven van een goede instructie.

Motiveren

Motiveer de lezer om de instructie te lezen. Geef direct in het begin aan waarom het belangrijk is dat hij/zij de instructie leest door te wijzen op de consequenties wanneer hij/zij zich niet aan de voorschriften houdt . Veel mensen lezen de gebruiksaanwijzing bij een nieuw apparaat of een veiligheidsvoorschrift niet omdat zij er het geduld niet voor hebben en denken dat het zo ook wel lukt.

Doel

De vorm van een instructie moet passen bij het doel van de instructie. Dient deze alleen voor het simpelweg uitvoeren van een voorgeschreven handeling, bijv. het bouwen van een bijzettafel, dan kan de informatie gestroomlijnd worden door de handelingen puntsgewijs aan te geven, in een tabel of door middel van een stroomdiagram.

Is het doel van de instructie dat de lezer de handeling moet gaan onthouden en in de toekomst zelf moet kunnen beoordelen wanneer deze toegepast moet worden (bijv. het uitvoeren van een laboratoriumtest), dan is een beschrijvende doorlopende tekst beter dan een korte puntsgewijze opsomming, tabel of schema.

Tekst

Het is belangrijk procedurestappen, doelen, acties, beginsituaties en gevolgen duidelijk herkenbaar te maken in de tekst. Vemeld ze het liefst in aparte zinnen.

• geef doelinformatie aan in de vorm van een titel, een zin in de gebiedende wijs of een vraagzin. Bijvoorbeeld: "Het schoonmaken van het koffiezetapparaat".
• geef begininformatie aan in de vorm van mededelende zinnen of vraagzinnen. Bijv. "U houdt het toestel met de aan/uit-knop naar u gericht voor u".
• gebruik voor actie-informatie de vorm van een gebiedende wijs. Bijv. "Draai de knop rechtsom".
• gebruik voor gevolginformatie de vorm van mededelende zinnen. bijv. "De machine is nu schoon".

Tabel

Instructies kunnen in tabelvorm worden gegoten. Hieronder een voorbeeld van een tabel met 1 kolom maar deze zou uitgebreid kunnen worden met meerdere kolommen.

Stroomdiagram

Een stroomdiagram is een grafisch schema waarin de verschillende procedurestappen in blokken worden gezet die door middel van pijlen met elkaar zijn verbonden.
Let bij een stroomdiagram op dat:

• de verschillende procedure- en keuzestappen kort en zonder veel toelichting te formuleren zijn. Te uitgebreide informatie maakt het stroomdiagram onbruikbaar.
• de richting waarin een gebruiker door het stroomdiagram wordt gestuurd zoveel mogelijk overeenkomt met de richting die lezers gewend zijn, nl. van links naar rechts en van boven naar onder.

Beeld

Beelden zijn een goede hulp voor de gebruiker om instructies uit te kunnen voeren.

In instructies kunnen verschillende soorten beelden gebruikt worden:

• modelfoto's
• reële foto's
• gedetailleerde tekeningen/schetsen
• pictogrammen
• symbolen/codetekens (pijlen, blokjes e.d.)

Bij de foto's en tekeningen is het belangrijk dat ze alle relevante onderdelen en kenmerken bevatten. Details die niet van belang zijn mogen achterwege blijven.

Bij afbeeldingen die acties voorstellen moet duidelijk zijn of de afbeelding het begin of het gevolg van acties aangeeft.

Pictogrammen en symbolen moeten een uniforme, ondubbelzinnige en conventionele betekenis hebben. Uniform wil zeggen dat in de hele instructie bijv. dezelfde pijlen gebruikt worden voor dezelfde betekenis. Ondubbelzinnig wil zeggen dat een symbool, bijv. een pijltje maar één ding kan betekenen in die instructie. Een conventionele betekenis wil zeggen dat het een symbool is wat de lezer verwacht in een bepaalde situatie. Een plusteken verwacht je bijv. niet in een situatie waarbij iets minder wordt, wel wanneer iets meer wordt.

Beeldinstructie kan een tekstinstructie soms helemaal vervangen. De acties moeten dan wel eenvoudig zijn en elkaar opvolgen. Bij ingewikkelde procedures verdient de combinatie van tekst en beeld de voorkeur.