Hoe schrijf je een Duitse zakelijke brief

De grootste handelspartner van Nederland is Duitsland. Daardoor spreekt een behoorlijk aantal Nederlanders ook een beetje Duits. Als er echter een officiële brief naar een zakenpartner gestuurd moet worden wil je echter wel zeker weten dat je geen slordige fouten in de opmaak maakt! Het is daarom handig om de standaardregels die bij een Duitse zakelijke brief horen uit het hoofd te leren.

Adressering

In een Duitse zakelijke brief schrijf je eerst de adresgegevens van de afzender, daarna die van de ontvanger. Dat doe je in deze volgorde:

1. Naam van het bedrijf
2. Naam van de afzender
3. Straat naam + huisnummer
4. (Internationale) postcode + plaatsnaam

Vervolgens schrijf je na een witregel de adresgegevens van de ontvanger. Hierbij houd je dezelfde volgorde aan, maar in sommige gevallen voeg je nog een aantal gegevens toe. Bijvoorbeeld ter attentie van (t.a.v.) wie de brief is geschreven. In het Duits gebruik je daar de afkorting 'z.H.' voor. Dat staat voor 'zu Händen von'. Let hierbij op dat na 'zu Händen von' de derde naamval volgt. De volgorde is dan als volgt:

1. Naam van het bedrijf
2. eventueel t.a.v. + naam
3. Postbus + nummer
4. (Internationale) postcode + plaatsnaam
5. Bundesrepublik + Deutschland

In het Duits is zakelijkheid belangrijk en een onderdeel daarvan is het vermelden van de titels van een persoon. Als een persoon de titel 'doctor' heeft zet je bij een t.a.v dus neer 'z.H. Herrn Dr. Schmitt'.

Aanhef

Datum en plaats

Na de adressering volgt een datum en plaats van verzending. Je begint met de plaats, gevolgd door een komma. Daarna schrijf je het dagnummer in cijfers, de maand in letters en het jaar in cijfers. Het is belangrijk om na het dagnummer een punt te zetten. Dat is het Duitse equivalent van het schrijven van de letter 'e' achter een cijfer, zoals we het in het Nederlands doen. Vergeet niet dat je maanden in het Duits met een hoofdletter schrijft!

Onderwerp

Het is handig om een onderwerp op te schrijven. Dit maakt het gemakkelijk voor de ontvanger om de brief aan de juiste afdeling te geven. Het onderwerp ('Betreff') schrijf je na een witregel onder de adressering. In enkele trefwoorden maak je de inhoud van de brief duidelijk.

Aanhef

Na de aanhef begint de brief. In een zakelijke brief begin je met 'Sehr geehrter Herr Dr. Schmitt,'. Vergeet ook hier niet de titel te gebruiken. Als je de naam van de ontvanger niet weet schrijf je 'Sehr Geehrten Damen und Herren'. Na de aanhef komt een komma. Dit betekent in het Duits dat de zin verder gaat. De eerste zin na de aanhef begin je dus niet met een hoofdletter, het is immers dezelfde zin als de aanhef. Je schrijft uiteraard wel een hoofdletter als het eerste woord een zelfstandig naamwoord is.

Inhoud

Nu ben je aangekomen bij het schrijven van de brief zelf. Hier zijn geen concrete regels voor. Het is belangrijk om in ieder geval de tekst te verdelen in een inleiding, de kern en een afsluiting. Verdeel de tekst ook in alinea's. Om niet slordig over te komen op de ontvanger van de brief is het noodzakelijk om spel- en grammaticale fouten te vermijden.

Een ander punt van aandacht in de inhoud van de brief is het onderwerp. Duitsers willen in een zakelijke brief enkel harde feiten en besluiten zien, geen persoonlijke meningen. Je schrijft kort en bondig over de bepaalde afspraken en belangen, maar geeft daar niet of nauwelijks je persoonlijke mening over.

Afsluiting

Aan het einde van de brief groet je de ontvanger en schrijf je je naam. Dit kan op meerdere manieren, maar meestal wordt de zin 'Mit freundlichen Grüßen' gebruikt. Na deze zin schrijf je geen komma of punt, maar je laat een witregel open en schrijft daar je naam en eventueel je handtekening. Omdat je vanuit een bedrijf schrijft zet je boven je naam nogmaals de naam van het bedrijf om te laten zien dat het een brief van dat bedrijf is, maar geschreven door jou als persoon.

Voorbeeld

Hieronder staat een voorbeeldbrief waarin alle regels die gelden voor een Duitse zakelijke brief gebruikt zijn: