Opstellen projectplan

Iedereen weet dat planmatig werken belangrijk is. Echter het opzetten van een planning die ook nog zin heeft is een lastiger vraagstuk. Allemaal zijn we vaak betrokken in projecten omdat heel veel bedrijven op die manier werken. Wel een vaste organisatie, maar toch ook steeds projecten ernaast. Een planning maken die ook nog enigszins realistisch en uitkomt blijkt vaak lastiger dan men denkt. In het volgende stappenplan wordt toegelicht hoe een projectplanning opgezet kan worden.

Maken van een projectplanning

Voor dat er daadwerkelijk over het maken van planningen gesproken kan worden, wordt er eerst gekeken naar enkele begrippen die te maken hebben de projectplanning en het opzetten en besturen van projecten.

Wat is een project?

Wat is nu eigenlijk eenproject? Een project is een samenwerkingsverband tussen mensen met de volgende kenmerken:

• Het heeft een vooraf bepaald einddoel
• Het is eenmalig
• Het is beperkt in de tijd
• Het is beperkt in geld
• Het moet voldoen aan de kwaliteitsnormen

Dat betekent dus dat een groep samenwerkende mensen binnen de gestelde tijd en het beschikbare budget hun einddoel moeten realiseren rekening houdend met de gewenste kwaliteit. Hierin zitten nog al wat tegenstrijdigheden. Veel projecten lopen uit of kosten veel meer dan begroot. Wanneer mensen niet goed samen kunnen werken loopt het project vaak uit is het duurder en is de opgeleverde kwaliteit onvoldoende. Mensen moeten dus leren om projectmatig te werken. Wat is dit dan? Projectmatig werken is het werken in een groep mensen om binnen een bepaalde tijd, bepaald budget en tegen gestelde kwaliteitseisen een vooraf gesteld doel te realiseren. Welke eisen worden er dan aan de groep gesteld? De groep mensen die samenwerken in een project moeten beschikken over de volgende eisen.

Kennis

De projectleden moeten over de kennis beschikken van het onderwerp waar het in het project over gaat. Bij softwareontwikkeling zullen er ontwikkelaars moeten zijn die weten hoe een programmeertaal van bijvoorbeeld een website werkt.

Vaardigheden

De vaardigheden om de taken of activiteiten in het project uit te kunnen voeren zullen ook aanwezig moeten zijn. Vaardigheden zijn handelingen waar mensen goed in zijn. Bijvoorbeeld de projectmanager moet goed kunnen delegeren naar de projectleden.

Teamrollen

Elk teamlid heeft een bepaald karakter en vertoont daardoor bepaald gedrag. In een team is het beter personen met verschillende karakters bij elkaar te hebben en die elkaar aanvullen dan alleen karakters die hetzelfde zijn. Wanneer een team alleen bestaat uit leiders komt er weinig van het project terecht omdat iedereen alles wil bepalen vanuit hun leiderschapsgedrag. De teamrollen van Belbin kunnen hier een goed handvat in zijn.

Besturen van een project

Het besturen van een project wordt gedaan door een projectleider of projectmanager. Het projectmanagement van de projectleider gaat vooral uit naar de onderwerpen:

Het team

De projectmanager moet zorgen voor een gebalanceerd team. Zijn de juiste mensen met de juiste karaktereigenschappen geselecteerd, beschikken ze over de juiste kennis en vaardigheden. Het is ook belangrijk af te stemmen of deze projectleden voldoende tijd tot hun beschikking hebben om de projecttaken uit te voeren.

De tijd

Tijd in projectplannen hebben een dubbele betekenis. Enerzijds zijn het de daadwerkelijke uren die door de projectleden gemaakt worden. Daarnaast is er de doorlooptijd van het project in kalenderdagen. Wanneer twee mensen elke week 20 uur aan het project kunnen besteden en het project heeft 600 uur nodig dan is de doorlooptijd 600(totale uren project)/2(twee projectmedewerkers)/20(uren te besteden per week=15 weken. Komt er een projectlid bij die ook 20 uur per week kan besteden aan het project is de formule 600/3/20=10 weken.

Het budget

Voor het budget zal een begroting gemaakt moeten worden van de kosten van het project. De meeste kosten van een project zijn vaak de personeelskosten. Dit zijn de uren van de medewerkers maal hun uurtarief. Daarnaast moet er een begroting gemaakt worden van materiaal- en materieelkosten.

Kwaliteit

Wanneer je vraagt aan iemand wil je kwaliteit is het antwoord steevast “Ja”. Vraag je daarna wat versta je onder kwaliteit krijg je veel verschillende antwoorden. Om toch tegemoet te komen dat wat het project op moet leveren aan de kwaliteitseisen voldoet wordt eerst een definitie gegeven wat er onder kwaliteit verstaan wordt.

Kwaliteit is de mate waarin de gemaakte afspraken worden nagekomen. Zorg dat deze afspraken meetbaar zijn.

Belangrijk is dus voor dat het project begint deze afspraken eenduidig vast te hebben gelegd.

Organisatie

Projecten worden meestal door meerdere personen uitgevoerd. Om overzicht te houden over wei welke taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden heeft zal de organisatiestructuur van het project opgezet moeten worden. Hierin worden zowel de projectgroep als de stuurgroep opgenomen. De stuurgroep geeft de opdracht aan de projectgroep en stuurt bij indien nodig. De projectgroep rapporteert aan de stuurgroep over de voortgang van het project.

Informatie

Omdat in projecten vaak heel wat gebeurd zal iedereen die in het project participeert tijdig geïnformeerd moeten worden wat de stand van zaken is. Met behulp van het RASCI-model kan dit goed in beeld gebracht worden.

De risico’s

Bij het besturen van een project behoort ook een inventarisatie van de risico’s die in een project kunnen optreden. Bijvoorbeeld projectleden worden ziek waardoor het project dreigt uit te lopen. De projectmanager al de risico’s moeten benoemen en van elk risico moeten bepalen welke impact dit risico op het project heeft wanneer het zich voor doet en wat de kans is dat het risico zich voor doet. Hierdoor ontstaan vier mogelijkheden:

Hoge impact en hoge kans.
Dit is een risico waarvoor op voorhand een plan klaar moet liggen dat uitgevoerd kan worden wanneer dit risico zich voordoet.

Hoge impact en lage kans.
Goed in de gaten houden of dit risico zich voordoet en snel reageren omdat de impact op het project groot is.

Lage impact en grote kans.
In deze situatie kan reactief opgetreden worden. Hoewel de kans groot is, blijkt de impact laag te zijn waardoor het project niet echt verstoord zal raken. Wanneer dit risico zich voordoet kan op dat moment actie ondernomen worden.

Lage impact en lage kans.
In deze situatie hoeft niets gedaan te worden. Alleen reageren op wanneer er iets mocht voordoen.

Opstellen Projectplan

Na het schetsen van het kader en de toelichting op de belangrijkste aspecten van projecten wordt nu in een aantal stappen uitgelegd op welke wijze een projectplan tot stand kan komen.

Bepaal doel en doelstellingen

Vanuit de stuurgroep zal de opdracht aan de projectgroep gegeven worden. De projectmanager bepaalt in overleg met de stuurgroep de doelen en de doelstelling voor het project. Tevens worden de op te leveren producten bepaald.

Stel de activiteiten vast

Om de doelen, doelstellingen en op te leveren producten te realiseren moeten de projectmedewerkers activiteiten uitvoeren. Alle activiteiten die van belang zijn worden achter elkaar opgeschreven. Vervolgens worden de activiteiten die bij elkaar horen geclusterd en chronologisch in tijd uitgezet. Deze tijdsindeling kan nu nog een grove tijdsindeling zijn bijvoorbeeld: Opstel project, Uitvoering project en Afronding project.

Deel de activiteiten op in fasen

De bij elkaar horende activiteiten worden in groepen opgedeeld die we fasen noemen. Elke fase wordt afgesloten met een op te leveren product of een mijlpaal. Een mijlpaal is een belangrijk beslispunt in het project.

Urenplanning

Nu volgt een inschatting van de uren die per activiteit besteed moeten worden om deze activiteit af te ronden. Om een meer betrouwbare inschatting van de uren te krijgen kan een optimistische schatting en een pessimistische schatting gemaakt worden. Het gemiddelde van deze twee schattingen is betrouwbaarder dan de twee afzonderlijke schattingen.

Bepaal de volgorde van de activiteiten

Binnen de fasen van het project worden de activiteiten die bij die fase behoren in een juiste chronologische volgorde gezet. Welke activiteit moet als eerste uitgevoerd worden welke als tweede enz. Bepaal ook welke activiteiten gelijktijdig uitgevoerd kunnen worden.

Afhankelijkheden

Activiteiten hebben een bepaalde afhankelijkheid van elkaar. Sommige activiteiten kunnen pas starten wanneer de vorige activiteit afgerond is. Bijvoorbeeld: Bij het bouwen van een huis zal eerst de fundering klaar moeten voordat de muren gemetseld kunnen worden. Binnen de projectplanning komen de volgende afhankelijkheden voor:

1. Eind-start (B start alleen wanneer A klaar is)
2. Start-start (B start alleen nadat A gestart is.)
3. Eind-Eind (B kan alleen eindigen nadat A is geëindigd.)
4. Start-Einde (B kan alleen eindigen nadat A gestart is.)

Koppel medewerkers aan de activiteiten

Per activiteit wordt gekeken welke medewerker die activiteit gaat uitvoeren. Hierbij wordt rekening gehouden met de beschikbaarheid, de kennis en de vaardigheden van de betreffende medewerker.

Bereken het project

Nu alle gegevens bekend zijn kan de netto tijd en de doorlooptijd van het project berekend worden. De netto tijd zij alle uren die medewerkers werken op het project. De doorlooptijd is de kalendertijd die ligt tussen de start van de eerste activiteit en de oplevering van het project aan de opdrachtgever.

Bijstellen

Bijstellen van het project wordt gedaan wanneer er zich knelpunten voordoen. Dit kan al bij de eerste berekening zijn, maar ook later. Wanneer blijkt dat het project niet op de gewenste datum klaar is kan terug gerekend worden van die datum tot de knelpunten inzichtelijk worden. Deze knelpunten moeten dan opgelost worden.