Succesvol een plan van aanpak opstellen

Het opstellen van een plan van aanpak zal bijna iedereen wel een keer moeten doen in zijn of haar leven. Of het nou projecten op het werk, school, sport of privé-zaken betreft. Een plan van aanpak wordt opgesteld om uiteindelijk een bepaald resultaat te behalen. Het is echter niet iets wat zonder een juiste structuur resultaat zal opleveren. Een plan van aanpak ook wel projectplan of basisdocument wordt vaak verward met een planning. Terwijl een planning slechts een onderdeel van een plan van aanpak is. Het resultaat van een plan van aanpak is te optimaliseren door rekeningen te houden met een aantal belangrijke punten.

De indeling van het plan van aanpak in hoofdstukken

Om er zeker van te zijn dat alle noodzakelijke informatie werkelijk in het plan van aanpak zal komen te staan wordt er vaak gebruik gemaakt van de GOKIT-factoren. De GOKIT factoren bestaan uit een vijftal beheersaspecten die niet kunnen ontbreken bij de voorbereiding en uitvoering van een plan van aanpak.

GOKIT-factoren

• Geld: Wat gaat het project kosten?
• Organisatie: Hoe wordt het project georganiseerd?
• Kwaliteit: Wat levert het werkelijk op?
• Informatie: Welke informatie is er nodig?
• Tijd: Hoelang gaat het project duren?

Het verwerken van deze gegevens in een plan van aanpak is het meest te overzien wanneer dit in verschillende hoofdstukken wordt gedaan. Een voorbeeld van een plan van aanpak dat is ingedeeld in hoofdstukken die voldoen aan de GOKIT-factoren is bijvoorbeeld de volgende indeling:

1. Achtergronden
2. Projectresultaat
3. Projectactiviteiten
4. Projectgrenzen
5. Kwaliteit
6. Projectorganisatie
7. Planning

Achtergronden

In dit hoofdstuk wordt vooral de projectomgeving beschreven. De beschrijving moet zodanig duidelijk zijn dat ook de mensen die los staan van het desbetreffende project, toch een duidelijk beeld krijgen waar het project over gaat.

Projectresultaat

In het tweede hoofdstuk van het plan van aanpak is het belangrijk om te beschrijven wat er verwacht wordt te behalen. De projectopdracht, probleemstelling en de doelstelling van het project worden hierin toegelicht.

Projectactiviteiten

Om het projectresultaat te kunnen verwezenlijken zijn er een aantal taken nodig die moeten worden uitgevoerd. Wat er precies moet gebeuren wordt beschreven in dit hoofdstuk. De projectactiviteiten worden gekoppeld aan de persoon die verantwoordelijk is voor het uitvoeren.

Projectgrenzen

Het meest voorkomende probleem bij projecten is het ontbreken van duidelijkheid over de zaken die wel of niet bij het project horen. De afbakening van het project vastleggen op papier is daarom een belangrijk punt. Spreek van te voren af hoever het project gaat en hoe breed het is. Deze informatie zal een hoop misvattingen schelen in het proces van het project.

Kwaliteit

Het waarborgen van de kwaliteit van het project is een continu proces. Tijdens het project moet er regelmatig worden gecontroleerd of het project nog wel aan de kwaliteitsnorm voldoet. Indien er bepaalde normen of technieken worden toegepast tijdens het project is het noodzakelijk deze hierin te vermelden. Het beschrijven van de kwaliteit van het uiteindelijke projectresultaat is ook een hoofdpunt dat beschreven moet worden in dit hoofdstuk.

Projectorganisatie

Het beschrijven van alle projectleden en betrokkenen (stakeholders) van het project gebeurt in dit hoofdstuk. Hierdoor is er een duidelijk overzicht in de betrokkenen en informatiebronnen. De coördinatie van het project wordt ook verwerkt in dit hoofdstuk.

Plannen

Wanneer het bekend is welke activiteiten er verricht moeten worden en ook welke mijlpalen er zijn, dan kan er een planning worden opgesteld. Deze planning zal een overzicht geven van de uit te voeren activiteiten in een bepaalde tijd. Door te plannen is te bepalen hoelang het project gaat duren en wat het uiteindelijk ook zal gaan kosten. Een kostenbatenoverzicht zal vervolgens kunnen worden opgesteld en als extra hoofdstuk kunnen worden toegevoegd.