Plan van aanpak maken

Voorafgaand aan een project of een ander samenwerkingsverband wordt er een plan van aanpak opgesteld. Een plan van aanpak wordt ook wel projectplan gemaakt. In dit artikel: hoe kun je een plan van aanpak maken?

Verschil tussen plan van aanpak en planning

Er is een verschil tussen een plan van aanpak en een planning. In een plan van aanpak staat beschreven wat er gaat gebeuren. In een planning wordt aangegeven wie wat wanneer doet. De planning is een onderdeel van het plan van aanpak.

Onderdelen plan van aanpak

Een plan van aanpak bestaat uit verschillende onderdelen. Het bestaat uit een aantal hoofdstukken,.

• Achtergrond: waar (in welke omgeving) speelt het project zich af
• Projectresultaat: waarom doen we het project en wat is het op te leveren eindresultaat
• Projectactiviteiten: de acties die we moeten ondernemen om het resultaat te behalen
• Projectgrenzen: wat doen we wel en wat niet?
• Tussenresultaten: wat zijn de tussenresultaten (tussenproducten)
• Kwaliteit: hoe zorgen we voor de kwaliteit van elk van de (tussen) resultaten
• Projectorganisatie: wie doet er mee en hoe werken we samen?
• Planning: wanneer gaat wie wat doen?
• Kosten en baten: wat kost het project en wat levert het op
• Risico’s: waardoor kan het project mislukken?

Achtergronden

De achtergronden worden ook wel aangeduid met het begrip “projectomgeving”. Ook mensen die niet betrokken zijn bij het project moeten zich een beeld kunnen vormen van het project en van de organisatie. Geef het project een originele, pakkende naam, zodat de herkenbaarheid wordt vergroot. Geef zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer aan.

Projectresultaat

Het te bereiken projectresultaat wordt beschreven aan de hand van de doelstelling en de projectopdracht. Projectdoelen moeten SMART geformuleerd zijn.

Projectactiviteiten

Tijdens de projectuitvoering zal er een aantal taken worden uitgevoerd.

Projectgrenzen

Dit onderdeel van het plan van aanpak betreft een duidelijke afbakening van taken en bevoegdheden die binnen het kader van het project vallen. Alles wat binnen het project valt, wordt de “scope” genoemd.

Tussenresultaten

Het uiteindelijke projectresultaat is de optelsom van alle tussenproducten uit het plan van aanpak. De betekenis kan ruim worden gedefinieerd. Voorbeelden van tussenproducten zijn een rapport, interviewverslagen, een plan van aanpak.

Kwaliteitsbewaking

In dit onderdeel van het plan van aanpak beschrijf je de kwaliteit van het projectresultaat en de controles die worden uitgevoerd om de kwaliteit te waarborgen.

Projectorganisatie

Vul de functies en aken in me namen van personen. Zorg ervoor dat alle stakeholders goed geïnformeerd zijn.

Planning

Een planning is en overzicht van de uit te voeren activiteiten in de tijd. Zo kan worden bepaald hoe lang het project duurt en hoeveel het gaat kosten.

Kosten-batenoverzicht

Kosten zijn middelen, tijd een geld. Onder “baten” wordt de opbrengst verstaan.

Risicoanalyse

Een ander belangrijk onderdeel van het plan van aanpak is de risicoanalyse. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen interne en externe risico’s.