Gewaarmerkte kopie diploma en cijferlijst: de eisen

Wanneer je je gaat aanmelden voor een bachelor of master in Nederland of in het buitenland dan wordt er vaak gevraagd om een gewaarmerkte kopie van diploma en cijferlijst van je middelbare school, hbo of universiteit. Hier ontstaat vaak verwarring over omdat niet helemaal duidelijk is waar een gewaarmerkte kopie aan moet voldoen. Wie mag deze waarmerking aanbrengen en in welke gevallen in een gewone kopie voldoende? Lees het hier allemaal.

Waarmerking diploma's en cijferlijsten

• Wat is een gewaarmerkte kopie?
• Documenten afgekeurd
• Diploma en cijferlijst laten vertalen?
• Wat te doen wanneer je je documenten niet kunt laten waarmerken door je universiteit of school?
• Verklaring van verwacht afstuderen

Wat is een gewaarmerkte kopie?

Wanneer je gaat solliciteren naar een startersbaan dan wordt soms gevraagd om een afstudeerverklaring of een cijferlijst. Werkgevers nemen dan vaak genoegen met een simpele uitdraai van de universiteit of een verklaring van de administratie van de universiteit. Wanneer je echter aan de slag gaat met een aanmelding voor een opleiding in het buitenland of wanneer je een eerdere vooropleiding in het buitenland hebt gedaan en je wilt je nu aanmelden voor een bachelor of master in Nederland dan zijn de eisen vaak behoorlijk streng. Universiteiten vragen om een originele gewaarmerkte kopie. Je kunt zo'n kopie verkrijgen door met je originele diploma en cijferlijst naar de studentenadministratie van je faculteit of studentenbalie te gaan (in het buitenland heet dit vaak de registrar). Zij kunnen dan een kopie voor je maken of je moet deze eerst zelf maken. De medewerker controleert dan of de kopie overeenkomt met het origineel en zal de kopie dan voorzien van een stempel en handtekening. Wanneer je je diploma van de middelbare school of je International Baccalaureate nodig hebt voor een bachelor-aanmelding dan geeft de school vaak een eigen verklaring af.

Documenten afgekeurd

Wanneer je al je aanmelddocumenten op gaat sturen moet je er absoluut voor zorgen dan je de originele gewaarmerkte kopie opstuurt. Wanneer je hier zelf een scan van maakt en deze opstuurt waardoor het document dus niet meer de originele stempel en handtekening bevat dan zal je van de instelling ongetwijfeld een bericht terug krijgen dat je hen niet voorzien hebt van je gevraagde documenten. Meld je je kort voor de deadline aan dan kan dit er wel eens voor zorgen dat je aanmelding te laat binnen is en dat je je plannen om te gaan studeren met een jaar moet uitstellen. Laat dit niet gebeuren en stuur direct de juiste papieren in! Het komt overigens wel voor dat een cijferlijst niet wordt gestempeld maar gedrukt is op papier met een watermerk of hologram of dat gebruik wordt gemaakt van een preeg (embossed stamp).

Diploma en cijferlijst laten vertalen?

Sommige universiteiten eisen dat je je aanmelddocumenten laat vertalen in de voertaal van de instelling. Hier kun je tegenaan lopen wanneer je je aanmeldt bij een Franstalige universiteit. Ook wanneer je je middelbare school hebt voltooid in het buitenland en dit betreft een land waar geen Nederland, Engels, Frans of Duits wordt gesproken en de documenten worden ook niet door de universiteit in een van deze talen verstrekt, zul je zelf een vertaling moeten regelen. De papieren zelf vertalen is geen optie omdat de echtheid dan niet kan worden gecontroleerd. Je zult dan een vertaling moeten laten maken door een beëdigd vertaler. In het Engels heet dit een sworn translator. Ook hier is het belangrijk dat je originele vertalingen opstuurt. Zelf kopieën maken of scans opsturen is wederom uit den boze en zal leiden tot een afwijzing. Hierdoor kan een aanmelding een kostbare procedure worden want als je je voor meerdere opleidingen inschrijft moet je dus even zoveel setjes papieren regelen en bekostigen.

Wat te doen wanneer je je documenten niet kunt laten waarmerken door je universiteit of school?

Het kan voorkomen dat je niet in staat bent om je documenten te laten waarmerken door je universiteit of school. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer je zelf inmiddels in het buitenland woont en er dus een logistiek obstakel is. Hoe voldoe je dan aan de gestelde eisen? Er zijn drie optie.

1. Vraag je voormalige school of universiteit om de gevraagde documenten rechtstreeks naar je universiteit van keuze te sturen. Sommige universiteiten zijn hier heel makkelijk in, vooral in Amerika en Canada maar anderen bieden deze service niet.
2. Laat je documenten waarmerken door een notaris. Dit is het meest gebruikte alternatief voor waarmerking. Dit kan redelijk duur zijn maar is wel gegarandeerd goed. Check voor de zekerheid nog even de voorwaarden of neem contact op met de instelling om te vragen of zijn waarmerking door een notaris accepteren.
3. Een derde wat minder vaak voorkomende oplossing is een apostille. Dit kan alleen wanneer het land waaruit het betreffende document afkomstig is het apostilleverdrag heeft ondertekend.

Verklaring van verwacht afstuderen

Een ander probleem waar je tegenaan zou kunnen lopen is dat wanneer je je aanmeldt voor een master, je een verklaring moet overleggen dat je je bachelor voor het begin van het academisch jaar gaat afronden. Universiteiten hebben hier vaak een eigen formulier voor dat door de student moet worden ingevuld en door de faculteit of studentenadminsitratie moet worden voorzien van een stempel en handtekening. Het kan zijn dat een instelling weigert een document te ondertekenen dat niet in de eigen taal is opgesteld. In sommige landen is dit zelfs bij wet verboden. Zorg er in dat geval voor dat je dan een andersoortige verklaring hebt, desnoods een verklaring dat geen verklaring wordt afgegeven. Inschrijfbureau's van onderwijsinstellingen weten precies in welke landen dit een probleem is en zijn in die gevallen vaak coulant. Wanneer je echter geen enkele moeite doet om voor een alternatief te zorgen kan het echter wel een probleem worden en kan het zelfs leiden tot afwijzing van je inschrijfverzoek.

Lees verder

• Het Grade Point Average (GPA)