Hoe kun je je beter concentreren en productiever zijn?

Je neemt je steeds voor om nu echt aan het werk te gaan, maar voor je het weet lach je om een leuk artikel dat je via Facebook tegenkwam, of bekijk je alle gerechten die je achterneefje op Instagram post... kortom: je focus is compleet verdwenen. Hoe train je je focus en zorg je dat je voortaan bij de les blijft en productiever wordt?

De takenlijst

Met een goed gestructureerde takenlijst kun je gefocust blijven op wat je op dit moment moet doen. Op het moment dat je iets opschrijft wat je niet mag vergeten, ben je het kwijt. Het staat op papier, op je to do-lijst, en dus kun je het even loslaten tot je ermee aan de slag gaat. Je kunt de takenlijst op verschillende manieren indelen, bijvoorbeeld op tijd (ochtendtaken en middagtaken). Je kunt ook alles noteren wat je gedaan wilt hebben en later per keer kiezen welke taak je doet.

Krassen of vinken

Ben jij een krasser of een aanvinker? Vink je liever hokjes af of haal je met plezier een flinke streep of kras door de taak die je hebt afgerond? Bedenk wat jou de meeste voldoening geeft en pas hier je to do list op aan. Je kunt ook post-its gebruiken en taken indelen per kleur: bijvoorbeeld grote en kleine taken een kleur geven. Andere indelingen kunnen zijn: moeilijk en makkelijk, leuk en niet leuk, spoed en geen spoed.

Als je snel afgeleid bent, is het slim om niet alle post-its op of rond je beeldscherm te plakken. Kies hiervoor een bord of bijvoorbeeld een placemat en plaats die net uit zicht. Pas als je een taak af hebt, kijk je weer en haal je een post-it eraf. Hetzelfde geldt voor je checklist: kijk er alleen naar als je klaar bent met de vorige taak.

Realistisch blijven

Ruim voor elke taak die je doet extra tijd in. Misschien heb je het niet nodig, maar misschien ook wel. Loopt bovendien een eerste taak uit, dan gebruik je de extra tijd die je bij een tweede taak overhoudt. En zeg eerlijk: ben je niet liever onverwacht sneller klaar dan dat je onverwacht te weinig tijd hebt?

Het leuke met het minder leuke combineren

De hele dag achter elkaar doorwerken is stressvol en ongezond. Plan daarom ook pauzes in. Je kunt deze opnemen in je lijstje, zodat je ook iets leuks hebt om af te strepen. Sterker nog: je beloningssysteem wordt alleen maar extra gevoed als je zoiets doet. Zet je bijvoorbeeld 'lekker lunchen' neer en kun je dat na de lunch afvinken, dan betekent dat weer een item minder op je lijst en ga je extra fris en vrolijk verder met de rest van je werk. Je moet jezelf natuurlijk belonen en motiveren!

Grote taken opdelen

Het geeft je een extra fijn gevoel als je een groot project kunt afvinken op doorstrepen. Tegelijkertijd ben je er langer mee bezig. Dit laatste kan ontmoedigend werken. Ook hik je soms extra tegen een grote taak aan omdat je het overzicht kwijt bent of het zo overweldigend lijkt dat je maar niet begint. De oplossing: deel je grote taak op in kleinere taken. Dit kan voor examens leren, voor studeren, en eigenlijk voor alle taken.

Moet je bijvoorbeeld een sollicitatiebrief versturen? Dit kun je opdelen in het volgende:

• De vacature erbij zoeken.
• De vacature goed doorlezen.
• De belangrijkste eisen van de vacature noteren.
• Alle beleefdheidsvormen in je brief zetten (aanhef, afsluiting, eventueel adresgegevens).
• Een pakkende eerste alinea schrijven.
• Kort omschrijven waarom je het bedrijf zo leuk vindt en waarom jij geschikt bent.
• Een mooie laatste alinea schrijven.
• De brief (laten) nakijken.
• Printen of de brief toevoegen als bijlage in de e-mail.
• De brief in een envelop stoppen, adres opschrijven - of het bijbehorende e-mailtje schrijven.
• De brief posten of mailen.

Je kunt de lijst zo uitgebreid maken als je wilt, als je maar goed weet wat voor stappen je kunt zetten. Elke stap is er één! Hoe meer stappen je af hebt, hoe positiever je in de taak staat.

Maak korte metten met alle vormen van afleiding

Is je bureau opgeruimd? Is de ruimte waarin je werkt wel netjes? Hoe vaak check je je mail? Dit zijn allemaal factoren die een rol kunnen spelen in je concentratie.

Je werkplek

Sommige mensen kunnen prima werken in chaos. De meesten hebben echter liever een leeg of in elk geval opgeruimd bureau nodig om effectief aan de slag te gaan. Lukt het je niet om thuis geconcentreerd te blijven? Zoek dan ergens anders een rustige plek. Dit kan in een restaurant zijn, een koffiehuis, of de bibliotheek.

Werken met kinderen in huis

Wees streng en consequent. Kunnen je kinderen zich zelf vermaken? Gebruik de tijd die ze geconcentreerd bezig zijn om je terug te trekken. Maak duidelijk dat je even niet gestoord wilt worden. Zijn je kinderen te jong om alleen te blijven? Zet ze in een hoek van de kamer met wat speelgoed, wat drinken en wat eten, en ga zelf in een andere hoek zitten waar je ze in de gaten kunt houden en indien nodig in kunt grijpen, maar niet gelijk in zicht bent.

Het allerslimste is natuurlijk een oppas regelen of je partner vragen om op te letten terwijl jij studeert of werkt. Misschien kunnen de kinderen bij een vriendje of vriendinnetje spelen, of bij een aardige buurman of buurvrouw die je vertrouwt.

Browsers

Ben jij zo iemand die 1000+ schermpjes open heeft staan als je aan het werk gaat? Niet slim! Onbewust kijk je er toch naar en zul je steeds in te verleiding komen om toch even te kijken. Sterker nog: heb je een social media-site openstaan, dan verschijnt er vaak (1) of (2) of wat voor aantal dan ook om aan te geven dat er nieuwe berichten zijn die je kunt lezen. Elke keer als je weer toegeeft aan de verleiding, ben je er compleet 'uit', ook als je niet direct dat gevoel hebt. Zonde!

Geluid

Zet je computergeluid op mute. Waarom? Als je een nieuw berichtje krijgt, bijvoorbeeld op Facebook, geeft dit een geluid. Ook als je hier niet op reageert, ben je toch even uit je focus gehaald. Niet handig dus. Daarom: geluid uit, zodat je zeker weten niet afgeleid kunt worden door wat voor berichtjes dan ook.

E-mail

Heb je Outlook of een ander e-mailprogramma dat in je scherm laat zien dat je een nieuw bericht hebt? Schakel het complete programma uit!

Telefoon/smartphone

Wist je dat je gemiddeld 1500 keer per week je telefoon oppakt? De redenen lopen uiteen van een bericht lezen tot je social media checken. Het is natuurlijk bizar dat we hier bij elkaar zoveel tijd aan kwijt zijn, en absoluut niet effectief! Als je een heel belangrijk kan-niet-wachten-telefoontje verwacht, dan kun je hem aan laten staan, maar in alle andere gevallen: zet het geluid uit. Als het belangrijk is, belt iemand wel terug. Ook belangrijk: draai je telefoon om, zodat hij met het scherm op je bureau ligt. Zo zie je ook het scherm niet oplichten als je een bericht of telefoontje krijgt.

Plan checkmomenten in

Het lijkt ondoenlijk om niet de hele dag door je mail, telefoon of social media te checken als je dit zo gewend bent. Ga eens na wat je normaal doet tijdens zo'n checkmoment. Negen van de tien keer heeft een mailtje geen spoed. Social media heeft eigenlijk al helemaal geen prioriteit. Alle app-berichten kun je waarschijnlijk in tien minuten bijlezen in plaats van elke vijf minuten te kijken of er wat nieuws te lezen is.

Je sociale halfuurtje

Het is effectiever om twee tot maximaal drie keer op een werkdag je mail, social media en telefoon te checken. Plan deze momenten in. Als je de dag al begint met een rondje mail en social media, bepaal dan dat je na de lunch nog een half uurtje mag kijken - en houd je hier ook aan. Vervolgens mag je nog een keer kijken als je checklist af is.

Wat als je echt je telefoon/e-mail nodig hebt?

Soms staat er op je takenlijst dat je een belangrijke e-mail moet versturen, of heb je je e-mail of telefoon echt nodig voor je werkzaamheden. In dat geval moet je streng zijn. Kijk alleen naar de mail die op dat moment belangrijk is, en sluit daarna je e-mailprogramma of browser af tot je deze weer nodig hebt. Hetzelfde geldt voor je telefoon. Moet toch het geluid aan blijven voor een belangrijk telefoontje of berichtje? Leg dan in elk geval de telefoon op het scherm, zodat je er niet steeds naar kijkt. Je kunt ook instellen dat je telefoon slechts elk half uur e-mails synchroniseert. Ook kun je apart geluiden voor bijvoorbeeld WhatsApp en social media uit- en aanzetten. Schakel alles uit wat je niet nodig hebt.

Lees verder

• Een effectieve werkomgeving creëren
• Effectief leren en studeren: hoe doe je dat?
• Slimmer werken: lees de tips and tricks
• Slim orde scheppen: de checklist
• Schrijf de beste sollicitatiebrief