Zakelijke brieven in het Engels met voorbeeldzinnen

Een zakelijke brief schrijven in het Engels. Hoe pak je dit aan? Natuurlijk begin je in de Engelse taal. Maar er is meer. Buiten de taal om zijn Engelse brieven qua structuur vaak net iets anders van stijl dan Nederlandse brieven. Engelse brieven kennen verschillen in de structuur, stijl, briefhoofd, vorm, datum, adressering, tekstopbouw, zinnen, ondertekening en dergelijke. En dan is er ook nog een verschil tussen Amerikaans Engels en Brits Engels. Het opstellen van een zakelijke/formele brief in het Engels kent wat verschillen met de Nederlandse zakelijke/formele brief. Ook zijn er verschillen tussen een Britse briefstijl en een Amerikaanse brief.

Een Engelse brief kun je verdelen in de volgende onderdelen: briefhoofd, adressering, datum, aanhef, onderwerp, inhoud, afsluiting en ondertekening.

Het briefhoofd

Rechtsbovenaan de brief staat de afzender. Denk aan naam, titel van je functie, de naam van het bedrijf, het bezoekadres, het postbus, de plaatsnaam, postcode en het land. Daarnaast worden ook vaak telefoon- en faxnummers vermeld. En ook staat het e-mailadres en de website vaak onderaan de kop.

Terminologie

Doorkiesnummer: direct dial (no.)
Toestelnummer: extension (afgekort ext.)
Postbus: P.O. Box

Envelop De adressering op de envelop beperkt zich meestal tot 5 regels.
De naam van de geadresseerde
Straat of postbus en nummer
Stad, provincie (county) en postcode
Land

Daarnaast is het gebruikelijk om een titel voor de naam te plaatsen, zoals Mr, Mrs, Ms. Zie hieronder voor een nadere toelichting.

Voorbeeld

Adressering van de Engelse brief

De adressering kan links bovenaan, een paar regels lager. In het Engels is de volgorde zoals in het Nederlands, met 1 belangrijke uitzondering. De naam van de persoon aan wie de brief gericht is, komt in een Engelse brief bovenaan de adressering. Er komt dan ook geen ‘t.a.v.’ voor. Daarnaast is het belangrijk te weten dat voorafgaand aan de naam van de persoon een aanspreektitel komt: Mr, Mrs, Miss, Ms of Dr.

Handig om te weten is dat in een Amerikaanse brief deze titels gevolgd worden door een punt (Mr.). In het Brits Engels volgt er juist géén punt.

Het verschil tussen Mrs en Miss is de burgerlijke staat van de vrouw. Mrs gebruikt men voor getrouwde vrouwen; Miss om ongehuwde vrouwen aan te schrijven. Om verwarring te voorkomen, wordt vaak gebruik gemaakt van de neutrale vorm
Ms

Datum

In Nederlandse brieven zet je eerst de plaatsnaam gevolgd door de datum. In Engelse brieven wordt de plaatsnaam helemaal niet genoemd. Alleen de datum. Dat kan bijvoorbeeld bij de adressering, en altijd voluit.

Datum Brits

In een Brits Engelse brief is de volgorde van de datum bijvoorbeeld: dag – maand – jaar
28 June 2015
De maanden beginnen altijd met een hoofdletter.

Datum Amerikaans

In een Amerikaanse brief is de volgorde anders: maand – dag – jaar.
June 25, 2015
Zie ook dat er nu een komma tussen dag en jaartal komt.

Aanhef

In de aanhef schrijf je Dear. Als de achternaam van de geadresseerde bekend is, dan noem je deze in de aanhef samen met een aanspreektitel.
Dear Mr Johnson
Dear Professor Smith
Is de naam niet bekend, of wil je het formeel houden, dan kun je je beperken tot:
Dear Sir of Dear Madam
Weet je niet of het man of vrouw betreft, dan schrijf je:
Dear Sir/ Madam

De aanhef sluit je niet af met een komma, zoals in het Nederlands gebruikelijk is. In de Britse stijl wordt de komma geheel weggelaten. In Amerikaanse brieven staat vaak een dubbele punt.

Daarnaast is het ook mogelijk om andere zelfstandige woorden in de aanhef te gebruiken, bijvoorbeeld:
Dear All, Dear Colleague, Dear Customer
In al deze gevallen beginnen deze woorden in de aanhef met een hoofdletter.

Onderwerp

Het onderwerp wordt in een Engelse brief vaak tussen de aanhef en de eerste zin van de brief geplaatst. Meestal is het vetgedrukt.

Inhoud

Nu komt het dan: de reden dat je de brief schrijft. Hieronder een aantal openingsvoorbeelden.

Verwijzing naar een brief, vraag, verwijzing, telefoongesprek, en meer

Vragen, klachten, toezendingen, uitnodigingen en meer

Wat alle zinnen hierboven met elkaar gemeen hebben is dat ze geen samenvoegingen bevatten. In het Engels worden persoonsvormen en onderwerp vaak samengevoegd, zoals you're, that's. In formele brieven kun je dit beter vermijden.

Afsluiting

Een brief vraagt om een afsluiting. Hieronder een aantal voorbeelden voor een afsluitende zin in het Engels.

Ondertekening

Ben je in het Brits Engels de brief begonnen met Dear Sir, Dear Sirs, Dear Sir/Madam dan is de formele afsluiting Yours faithfully. Als de aanhef echter de achternaam van de geadresseerde bevat, sluit je af met Yours sincerely. Je sluit ook op deze wijze af als je zelfstandige naamwoorden als Dear Colleague in de aanhef heeft staan.


Om de formele tevens een vriendelijke toon te geven, kun je eventueel ook zo afsluiten:

Op het moment dat je de geadresseerde kent, kun je ook minder formeel afsluiten (als het onderwerp dit natuurlijk toelaat)

Amerikaanse brieven gebruiken veelal Sincerely of Sincerely yours. Een informele brief wordt vaak afgesloten met Best wishes, Kind regards of Best regards.

Amerikanen en Engelsen schrijven hun naam vaak voluit, inclusief voornaam. Tekent men namens dan staat er voor de naam vaak for of pp.

Lees verder

• Voorbeeldzinnen voor klachten en vragen in het Engels
• Engelse e-mails voor vakantiereserveringen en reizen
• Tips voor efficiënt zakelijk e-mailverkeer
• Zakelijke brieven in het Nederlands