SPW begeleiden: rapporteren

Rapporteren is een belangrijk en onmisbaar aspect in het beroep Begeleiden. Wanneer je als SPW' er werkt, moet je regelmatig het wel en wee van cliënten rapporteren. Hierbij zijn zowel mondeling rapporteren als schriftelijk rapporteren belangrijk. Om goed te rapporteren moet je op de hoogte zijn van rapportagemethoden en rapportagetechnieken. Wanneer je rapporteert neem je het initiatief tot het overbrengen van mondelinge of schriftelijke communicatie met een bepaald doel en een bepaalde inhoud voor ogen. Bij het rapporteren houd je rekening met de vraagstelling of behoefte van de ontvanger. Als je rapporteert onderneem je actie, die gericht is op het overbrengen van juiste en duidelijke informatie. Kortom: je draagt schriftelijk of mondeling bepaalde gegevens over.

Rapporteren w.b. behandelingsplan

Bij het opstellen van een behandelingsplan zijn rapportages belangrijk. Namelijk, een behandelingsplan is een aaneenschakeling van een aantal rapportages van verschillende functionarissen. In een behandelingsplan staan bijdragen (rapportages) van de SPW' er (begeleider), psycholoog, orthopedagoog enzovoorts. De gezamelijke gegevens geven een totaalbeeld van het gedrag van de cliënt in verschillende situaties.

Mondelinge rapportage

Een mondelinge rapportage vraagt niet veel voorbereiding. Als begeleider/SPW' er rapporteer je de hele dag door. Meestal handel je vanuit een hier en nu situatie. Je bevindingen uit die situatie breng je aan anderen over. Een mondelinge rapportage kan een voorbereiding zijn op een schriftelijk verslag.

Voordelen:

bij een mondelinge rapportage kan men je mimiek zien en je intonatie horen. Deze non-verbale communicatie brengt een verduidelijking van de informatie die je overbrengt.

Nadelen:

er kan te sterk op non-verbale communicatie worden gelet. Hierdoor kan het zijn dat de inhoud te weinig aandacht krijgt. Mondelinge rapportage kan afleiden van de inhoud, hiervan moet je je bewust zijn zodat je aandachtig en professioneel mondeling rapporteert.

Schriftelijke rapportage

Een schriftelijke rapportage kan vooraf worden verspreid ter voorbereiding van een bespreking. Het biedt de mogelijkheid voor collega's om verduidelijking te vragen over de rapportage. Dit is belangrijk om interpretatieverschillen te voorkomen. Als de rapportage moet leiden tot het nemen van een besluit, dan bestaat de mogelijkheid om vooraf te overleggen met het team. Bij een schriftelijke rapportage moet je je ervan bewust zijn hoe iets wordt vastgelegd. Ook moet duidelijk zijn voor wie de rapportage bedoeld is. De lezer moet de schriftelijke rapportage kunnen begrijpen, begrijpelijke duidelijke taal is dus belangrijk en tevens de ordening van gegevens. Een schriftelijke rapportage heeft een zekere bewijskracht: de gegevens worden bewaard en men kan voor een langere periode gebruik maken an de vastgelegde gegevens. Schriftelijke rapportage inzake de cliënt (bijvoorbeeld van gedrag van de cliënt) dienen met respect te worden gemaakt. Je moet je ervan bewust zijn dat ook ouders/verzorgers deze kunnen lezen.

Voordelen:

schriftelijk rapporteren verhoogt de continuïteit van de begeleiding. Het voorkomt dat afspraken die door een begeleider zijn gedaan, door een andere begeleider teniet worden gedaan. Je kan de gegevens later teruglezen en je kunt op de rapportage feedback krijgen van collega's. Het is in je eigen voordeel. Het verbetert de samenwerking met collega's, grote verschillen in begeleiding worden zo duidelijk en kunnen worden aangepakt door begeleiding op elkaar af te stemmen. Het is in het voordeel van de cliënt.

Voorbeelden van schriftelijke rapportage:

• dagverslag/logboek
• notulen
• verslagen van vergaderingen
• observatieverslagen
• voortgangsrapportage
• voortgang wat betreft ontwikkeling cliënt/kind

Aandachtspunten bij rapporteren:

• weet wat je gaat rapporteren en waarom
• blijf objectief
• houd er rekening mee aan wie je rapporteert qua taalgebruik, inzicht van de lezer en niveau
• houdt de rapportage kort, duidelijk en bondig en voorkom langdradigheid
• maak gebruik van correct taalgebruik, geen afkortingen
• zorg voor representativiteit
• mondeling: let op de toehoorder of deze je nog begrijpt en geef ruimte om te reageren