Zakelijke brief schrijven

Een brief schrijven voor een sollicitatie, om een abonnement op te zeggen of om je beklag te doen over een onjuiste behandeling. Het lijkt zo eenvoudig en toch valt het telkens weer tegen als je eraan begint. Met het overzicht en de tips in dit artikel kun je eenvoudig een correcte brief opstellen.

Indeling van de brief in het kort

Uitleg en voorbeelden

Alle voorbeelden zijn schuingedrukt!

Adressering

Je begint je brief altijd met het adres van het bedrijf of de persoon waar je brief naartoe moet. Er zijn verschillende mogelijkheden die ik hieronder nog eens op een rijtje zet met de bijbehorende adressering.

Brief aan een persoon:
J. Jansen
Dorpsstraat 1
1234 AB Amsterdam

Brief aan een bedrijf als je niet weet aan wie je brief gericht is:
Naam Bedrijf
Dorpsstraat 1
1234 AB Amsterdam

Brief aan een bedrijf als je wel de afdeling, maar niet de persoon weet aan wie je brief gericht is:
Naam Bedrijf
t.a.v. Afdeling Bedrijf
Dorpsstraat 1
1234 AB Amsterdam

Brief aan een bedrijf als de persoon aan wie je schrijft bekend is:
Naam Bedrijf
t.a.v. J. Jansen
Dorpsstraat 1
1234 AB Amsterdam

Plaats en datum

Plaatsnaam, dag maand jaar (let op, geen punt!) (schrijf de maand voluit).

Rotterdam, 1 januari 2013

Betreft

Bij betreft schrijf je zo kort mogelijk waar je brief over gaat. Doe dit zoveel mogelijk in kernwoorden (geen hele zin maken). Na 'Betreft' zet je een dubbele punt en daarna begin je met een kleine letter, geen hoofdletter. Zet geen punt aan het einde.

Betreft: klacht over laptop

Aanhef

De aanhef is afhankelijk van of je weet aan wie je schrijft. Hieronder volgen een aantal mogelijkheden:

• Het is niet bekend aan wie je schrijft: Geachte heer, mevrouw,
• Je kent alleen de naam: Geachte heer, mevrouw Jansen
• Je kent alleen het geslacht: Geachte heer, of Geachte mevrouw,
• Je kent naam en geslacht: Geachte heer Jansen, of Geachte mevrouw Jansen,

Bij een zakelijk brief gebruik je in de aanhef géén voorletter of voornaam!

Inhoud

Net als andere teksten, schrijf je een brief met een inleiding, een kern en een slot. In de inleiding vertel je waarom je de brief schrijft. Afhankelijk van de reden daarvoor is het mogelijk dat je jezelf voorstelt in de inleiding of vertelt wat je met het bedrijf of de persoon waarmee je schrijft te maken hebt. Je inleiding moet duidelijk maken wat voor jou de aanleiding was tot het schrijven van deze brief.

De kern kan meerdere alinea's bevatten. In de kern komt naar voren wat je nou echt wilde zeggen. Je stelt eventuele vragen, beschrijft klachten of (bij een sollicitatie) vertelt waarom jij geschikt bent voor deze functie. Op de tekst uit je kern wil je een antwoord of reactie.

Je slot kan kort en krachtig zijn en bestaat vaak uit een vraag om reactie en/of een bedankje.

Afsluiting

De afsluiting mag kort en krachtig zijn. 'Met vriendelijke groet' is bijna altijd een goede keuze. Daarna volgt ruimte voor het zetten van je handtekening (ook bij een brief die je typt!) en tot slot zet je je eigen naam en adres, eventueel met telefoonnummer, onder aan de brief. Alle gegevens zijn nu compleet. Aan de hand van de algemene tips kun je je brief nog eens nakijken. Is je brief erg belangrijk, laat hem dan nakijken door iemand. Het controleren van je eigen teksten kan lastig zijn en twee zien meer dan één. Vragen om feedback is geen teken van zwakte maar juist erg verstandig, maak dus gerust gebruik van kennis van anderen.

Algemene tips en veelgemaakte fouten

• Ook een formele brief mag eenvoudig geschreven zijn. Maak je zinnen niet te lang, liever kort en helder dan lang en onduidelijk!
• Houd je aan de correcte opmaak. Een brief waarin gegevens missen of waaraan niet in één oogopslag is te zien waarover het gaat wordt sneller aan de kant gelegd.
• Schrijf niet in de verleden tijd als dit niet nodig is. 'In een advertentie van uw bedrijf zag ik dat u op zoek was naar...' Nee, ze 'zijn' op zoek anders is jouw schrijven immers nutteloos. Verleden tijd klinkt soms formeler, maar zorgt voor onduidelijkheid.
• Begin zinnen niet met 'Ik' en zeker niet met 'en'.
• Gebruik nooit 'en' na een komma. Je gebruikt of een komma, of het woord 'en'. Waar mogelijk, kies nog liever voor twee zinnen in plaats van een lange zin.
• Lees je brief na (of laat hem nalezen) waarbij je jezelf voorstelt dat je niet weet waar deze over gaat. De inhoud moet te begrijpen zijn voor iemand die jou niet kent.
• Doe geen aannames over de ander in een brief maar schrijf vanuit jezelf.
• Probeer spelfouten te voorkomen, ze doen afbreuk aan je boodschap. Gebruik spellingscontrole of laat je brief nalezen.