Tips voor het opmaken van een tekstbestand

Opmaken van tekst bestaat niet uit alleen maar zorgen dat de tekst mooier wordt. De opmaak moet het doel van je tekstbestand ondersteunen. De opmaak moet dus aandacht trekken,en moet zorgen dat de tekst goed leesbaar is. Hoe zorg je dat de opmaak van je tekst zorgt dat je tekst goed leesbaar is, hoe zorg je dat de opmaak van je tekst de aandacht trekt, en nog belangrijker: hoe zorg je dat de opmaak van je tekst niet afleidt? Hoewel opmaak natuurlijk erg smaakafhankelijk is, bestaan er wel algemene richtlijnen voor het opmaken van een bestand. Deze richtlijnen staan in dit artikel onder elkaar.

Lettertype

Welk lettertype je kiest is toch altijd een beetje afhankelijk van je smaak. Calibri is een veelgebruikt lettertype. Arial is te standaard, Times New Roman is heel onrustig en vervelend om te lezen en met Comic sans ms kom je niet serieus over.

Er bestaat onderscheid in schreefletters en schreefloze letters. Schreefletters zijn letters die onder de letter een streepje hebben. Ze lijken een beetje op Romeinse letters. Voorbeelden van schreefletters zijn Times New Roman of Georgia. Dit was leuk in de tijd van de hand-typemachine, want toen had men geen keuze in het lettertype. Schreefletters zijn erg ouderwets. Het is verstandig om voor een verslag een schreefloze letter te kiezen.

Waarom ontwerpen mensen dan nog steeds schreefletters? Schreefletters kunnen heel goed de aandacht trekken als kop of titel, en schreefletters kunnen een bepaalde ouderwetse sfeer geven aan je verhaal. Dit laatste is meestal ongewenst voor een goed, zakelijk verslag.

Lettergrootte

Lettergrootte 12 is voor mensen met een leesbril. In drukwerk wordt meestal lettergrootte 10 gebruikt, of als de letter erg klein valt soms 11.

Hoe groot een letter lijkt is afhankelijk van de x-hoogte. De x-hoogte is de hoogte van de kleine letter x. De kleine letter x van Arial lijkt veel groter dan de kleine letter x van Calibri met dezelfde lettergrootte.

Als je dus bijvoorbeeld besluit Arial te nemen, een letter met een grote x-hoogte, is het belangrijk dat je de regelafstand een klein beetje vergroot. Anders lijkt de tekst heel dicht op elkaar te staan en dit leest niet fijn.

Kleurenschema

Het is natuurlijk leuk om kleur toe te voegen aan je bestand, maar gebruik kleur met mate. Als je iedere regel in een andere kleur plaatst, lijkt je verslag meer op een uitnodiging voor een kinderfeestje. Het is verstandig om maximaal twee verschillende kleuren te gebruiken in je verslag. De keuze van je kleuren hangt af van de doelgroep: gaat je verslag over schone energie is groen een veelgebruikte kleur (groen en natuur), gaat je verslag over iets maatschappelijks of natuurkundigs is blauw een rustige, zakelijke keuze.

Roze is een onverstandige kleur om te kiezen. Roze wordt steeds meer gebruikt in opmaak om "hip" te lijken, maar roze wordt ook veel geassocieerd met liefde en puberaal gedrag; dit is slecht voor zakelijke overtuigingskracht.

Als je toch graag meer dan twee kleuren in je bestand wil gebruiken, zou je ervoor kunnen kiezen om te variëren binnen tinten in een kleur. Je zou bijvoorbeeld lichtere of donkere versies van een kleur kunnen nemen. Er bestaat nooit één versie van een kleur. Van groen kennen we bijvoorbeeld gifgroen, bladgroen, donkergroen, lichtgroen, enzovoort.

Soorten tekst

Er zijn verschillende soorten tekst, en iedere soort tekst moet je onderscheiden in de opmaak. Zo kun je makkelijk structuur aangeven en de verschillende delen van de tekst laten opvallen.

Titel

Vaak worden titels op een nieuwe pagina geplaatst. Als alle titels van je verslag maar een kleine inhoud hebben, kun je er voor kiezen dit niet te doen. Een titel mag groot en opvallend zijn. Kies wel voor al je titels één kleur en wijk hier niet van af. Een regenboog-effect staat erg kinderlijk. Neem als kleur van je titels een donkere kleur, hoe lichter de kleur hoe minder de tekst opvalt.

Als je titels niet erg lang zijn, kan het mooi zijn de tekenafstand met 1 of 2 punten te vergroten. In Word kun je dit doen door bij de optie "Lettertype", "Afstand en Positie" te selecteren. Deze tekenafstand moet je dan bij alle titels veranderen om de regelmaat te behouden.

Tussenkopjes

Tussenkopjes zorgen dat lange stukken tekst meer gestructureerd lijken. Het geeft aan waar het volgende stuk tekst over gaat. Zorg dat de regel voor het tussenkopje leeg is. Een tussenkopje moet opvallend zijn, maar niet te groot. Een tussenkopje moet altijd kleiner zijn dan de titel.

Gebruik zeker voor tussenkopjes nooit teveel teksteffecten. Gebruik voor tussenkopjes één kleur of de kleur van de standaardtekst. Onderstreep de tussenkopjes niet, dit oogt heel rommelig. Het is af te raden om een ander lettertype te gebruiken voor tussenkopjes, want het gebruik van veel verschillende lettertypes geeft vaak een onrustig effect. Als je toch een ander lettertype wilt gebruiken, gebruik dan een lettertype die voldoende afwijkt van het lettertype dat je voor de standaardtekst gebruikt.

Vaak is het voor een tussenkopje voldoende als je de tekst dik drukt en een ander kleurtje geeft.

Standaard tekst

Met standaardtekst wordt de gewone tekst van het bestand bedoeld. De keuze van het lettertype is al uitgebreid besproken. Kies voor de kleur van deze tekst een kleur die een groot contrast heeft met de achtergrond. Zwart wordt het meest gebruikt, als je toch iets anders wilt kun je kiezen voor donkergrijs of donkerblauw. Zorg dat de tekst lekker leest door eventueel de regelafstand en tekenafstand aan te passen.

Als je je verslag graag meer wilt laten lijken dan het is, bijvoorbeeld voor school, kies dan een lettertype dat klein oogt (bijvoorbeeld Calibri), want dan kun je ongezien de tekengrootte groter maken. Ook kun je ervoor kiezen om de regelafstand een heel klein beetje te vergroten. (Bijvoorbeeld met 1,25.) Dit verschil is zo klein dat deze verandering niet opgemerkt zal worden.

Citaten

Citaten hoeven niet zoveel op te vallen als tussenkopjes, maar het moet wel duidelijk zijn dat deze tekst niet bij de standaardtekst hoort. Zet citaten tussen aanhalingstekens, en geef ze een afwijkende kleur of zet de tekst cursief. Hou wel de lettergrootte en lettertype van de standaardtekst aan. Vergeet niet de bron van het citaat te vermelden.

Opsommingen

Kies als opsommingsteken nooit een streepje, streepjes werden gebruikt in de tijd van de hand-typemachine. Streepjes zijn saai, pijlen en sterren zijn te druk en leiden af. Bolletjes of blokjes zijn de meest veilige keuze. Zorg er in ieder geval voor dat je voor alle opsommingen hetzelfde opsommingsteken gebruikt.

De opsommingstekens moeten uitlijnen met de rest van de tekst. Word laat altijd opsommingen inspringen en dat verstoort het beeld. Een subopsomming moet uitgelijnd zijn met de tekst waar het onder hoort. Dit betekent helaas dat je altijd met de hand alle tabs weer op zijn plaats moet zetten.

Tabellen

Voor tabellen is het belangrijk dat de tabellen zijn uitgelijnd met de rest van de tekst. Als je kleuren gebruikt in de tabel moet je er altijd voor zorgen dat deze kleuren al elders in het verslag gebruikt zijn. Varieer niet in lettertype en lettergrootte. Lijn cijfers altijd rechts uit.

Paginanummering

Paginanummers zijn alleen van belang als het bestand een index bevat. Gebruik als paginanummer altijd een strak en rustig cijfer. Paginanummers moeten nooit teveel opvallen, want dan leiden ze af. (De aandacht moet naar de tekst, niet naar paginanummers.) De plaats voor paginanummers is standaard rechts onderin. Aangezien paginanummers bedoeld zijn om makkelijk pagina's terug te vinden, is het niet verstandig van deze plaats af te wijken.

In Word is het mogelijk om standaard paginanummers in te voegen, deze nummers bevatten al een opmaak. Gebruik als opmaak van een paginanummer nooit een lange lijn of haakjes om het nummer. Dit ziet er erg rommelig uit en haakjes of lijnen zijn totaal overbodig.

Voetnoten

Een voetnoot is een bronvermelding onderaan een pagina. Gebruik voor voetnoten altijd een kleine tekengrootte, want het is niet de bedoeling dat de lijst met voetnoten een hele pagina vult.

Bladindeling

Ten slotte bestaan er nog een aantal algemene tips voor de opmaak van het totaalplaatje. Zorg dat je bladindeling overzichtelijk is. Lijn alle tekst links uit. Alleen bij gedichten is het mooi om tekst te centreren of rechts uit te lijnen. Zorg dat tekst voldoende witregels en tussenkopjes bevat, anders zal de tekst niet gelezen worden.

Zorg dat foto's altijd uitgelijnd zijn met de tekst en met eventuele andere foto's. Plaats geen lijntjes of lijsten om afbeeldingen of figuren. Plaats beschrijvingen van foto's of figuren in een tekstvak, en zorg dat de tekst netjes rond het tekstvak loopt. Lijn het tekstvak uit met de afbeelding en verwijder de omlijning van het tekstvak.

Bepaal de marge van het papier. Als het document geprint moet kunnen worden, hou er dan rekening mee dat tekst of plaatjes buiten printerbereik kunnen vallen. Het is modern om een brede marge te nemen (bijvoorbeeld 2,5 cm op A4 formaat).

Samenvatting

De opmaak van een zakelijk tekstbestand moet altijd strak, simpel en modern zijn. Varieer niet in de opmaak binnen een tekstsoort, dit geeft een onrustig effect. Zorg er altijd voor dat je tekst goed leesbaar is.