Contacten leggen

Hoe leg je contact met de mens? Voor sommigen is het best moeilijk om contact te leggen en voor de ander is het weer erg gemakkelijk. Er zijn veel situaties waar in je contact kunt leggen.

Kennismaken

Er is een Engels spreekwoord dat zegt: ''You never get a chance to make a second impression''. Hiermee wordt bedoeld: ''Je krijgt maar één kans voor een eerste indruk''. In Nederland bestaat ook een spreekwoord over kennismaken: ''De eerste indruk is de beste''.

Kennismaken doe je niet alleen door de ander een hand te geven en je naam te noemen. Alles wat je doet (of juist niet doet) om een bepaalde indruk bij een ander achter te laten, noemen we kennismaken. Kennismaken kun je dus op veel manieren doen.

''Je bent een avondje uit en je ziet iemand dansen die je erg leuk vindt. Je gaat de dansvloer op. Je gaat er tegenover staan. Je kijkt hem/haar vriendelijk aan en danst met hem/haar mee.''

Heb je hier kennisgemaakt? Ja. Door de manier waarop je kijkt en beweegt heb je iets gedaan om een bepaalde indruk bij de ander achter te laten.

Kennismaken op het werk

Als je contacten legt met collega's en klanten in een bedrijf is de eerste indruk ook heel belangrijk. Daarom is het belangrijk om veel aandacht te besteden aan de kennismaking. Dit is het eerste contact dat je legt. Anderen krijgen een indruk van jouw houding, door de manier waarop je kennismaakt.

Waar moet je rekening mee houden als je kennismaakt met collega's?

1. Geef je directe collega's, die je voor het eerst ziet, altijd een hand. Kijk de ander aan en noem je naam. Als jij jouw naam noemt, noemt de ander ook zijn naam. Zorg dat je die naam goed verstaat en liefst onthoudt.

Directe collega's zijn de mensen waar je dagelijks mee samen werkt. Dus als je 's middags in de kantine gaat zitten met honderd mensen, geef je die niet allemaal een hand. Meestal leidt je chef je rond op een afdeling en stelt hij je voor aan je directe collega's.

2. Leg kort uit wat je komt doen. Jouw toekomstige collega's willen niet alleen weten hoe jij heet, maar ook wat je komt doen. Als er tijd voor is, vraag je de ander ook wat hij bij dat bedrijf doet.

3. Als de ander 'jij' tegen je zegt, spreek jij de ander ook met 'jij' aan. Als de ander 'u' tegen je zegt, spreek jij de ander ook met 'u' aan. Alleen als de mensen ouder zijn dan +/- 50 jaar, blijf je de ander met 'u' aanspreken tijdens de kennismaking.

Mengen in een gesprek

Soms wil je meedoen in een gesprek tussen anderen. Bijvoorbeeld: je loopt de kantine in en je gaat bij enkele collega's of studenten aan tafel zitten. Jij wilt meepraten. Jouw collega's of medestudenten willen dat ook wel, maar hoe pak je dat aan?

''Tineke gaat aan tafel zitten bij haar collega's Ethem en Wesley. Ethem is een maand in Turkije met vakantie geweest. Ethem vertelt hoe het was bij zijn familie Izmir. Tineke komt erbij zitten en begint meteen over haar eigen vakantie in Valkenburg te vertellen. Ze kijkt alleen Wesley aan. Ethem stopt met praten en loopt weg''

Wat ging hier fout?

• Tineke luistert niet naar Ethems verhaal
• Tineke begint meteen over zichzelf te vertellen
• Tineke laat Ethem niet uitpraten
• Tineke kijkt niet iedereen aan

Zo moet het dus niet. Hoe dan wel? Als je je mengt in een gesprek tussen anderen ben je een soort gast. Dat betekent dat je je ook als gast moet gedragen. Dus: eerst naar het verhaal van de ander luisteren, vóór je iets over jezelf vertelt. Laat de ander uitpraten en kijk iedereen aan. Als je dat gedaan hebt, zullen anderen ook beter naar jou luisteren. En, daardoor is het ook leuker om je te mengen in een gesprek.

Een telefoongesprek voeren

Iedereen die werkt, krijgt te maken met telefoongesprekken. Hier zul je enige tips krijgen om goed met de telefoon om te gaan. Misschien denk je dat je dat al goed doet. Toch worden er nog veel fouten gemaakt.

• Iemand neemt een telefoon op en noemt de naam van het bedrijf niet
• Iemand legt niet goed uit waarom ze belt
• Iemand is onverstaanbaar omdat hij te snel praat

Als je telefoneert, kun je elkaar niet zien. Daarom moet je heel goed in de gaten houden of de ander je wel goed verstaat en begrijpt. Daarom moet je altijd op de volgende punten letten:

• Spreek duidelijk
• Houd de hoor niet te dicht bij je mond. Dan komt de boodschap het duidelijkst bij de ander over
• Spreek langzaam. Als je normaal gesproken snel spreekt, moet je aan de telefoon iets rustiger spreken
• Zorg dat er geen lawaai is op de achtergrond
• Noem regelmatig de naam van de ander. Dat maakt het gesprek persoonlijk en dan luistert de ander beter

We maken onderscheid tussen inkomend en uitgaan telefoonverkeer. Bij de inkomend telefoonverkeer word je gebeld. Bij uitgaand bel je zelf.

Inkomend telefoonverkeer

We spreken van inkomend telefoonverkeer als jij gebeld wordt en de telefoon opneemt.

• Als je de telefoon opneemt begroet je ('goede..) de ander. Je noemt de naam van het bedrijf en je eigen naam. Bijvoorbeeld: ''Goedemiddag, IJzergieterij Vulcanus met Silvia van Dongen''.
• De ander noemt ook zijn naam en legt uit wie hij moet hebben of voor wie hij belt. Onthoud de naam van de ander goed. Als je de naam niet goed verstaan hebt, mag je dat gerust zeggen. Bijvoorbeeld: ''Sorry mijnheer, ik heb het niet goed verstaan, hoe is uw naam?'' (Zeg nooit: ''hoe was uw naam?'', de naam is namelijk niet veranderd tijdens het telefoongesprek.)
• Zorg dat je weet hoe je met de telefoon kunt doorverbinden
• In veel gevallen wordt er voor iemand anders gebeld. Soms is die ander er niet. Schrijf dan op wie er belde en of de ander moet terugbellen. Soms schrijf je ook op waarover het gaat. Hiervoor gebruik je een telefoon-notitieblok.

Uitgaand telefoonverkeer

Als je zelf iemand belt, noemen we dat 'uitgaand telefoonverkeer'. Waar moet je opletten als je gaat bellen?

• Zorg dat je het telefoonnummer hebt van degene die je gaat bellen. Als je géén nummer hebt, kun je in het telefoonboek of op internet kijken of het nummer via de inlichting opvragen. Je kunt hier ook een nummer opvragen bij een huisadres.
• Als de ander de telefoon opneemt, noemt hij zijn naam. Daarna bent jij aan de beurt. Net als bij inkomend telefoonverkeer begroet je. Je noemt nu eerst je eigen naam en daarna de naam van het bedrijf. Bijvoorbeeld: ''Goedemorgen, u spreekt met Jos Herpes van Restaurant Uno Garaga'. (Er zijn mensen die alleen ''Hallo'' zeggen als ze opnemen. Noem dan gewoon je naam, de ander zal dat dan ook doen.)
• Leg uit voor wie je belt. Vertel niet eerst je hele verhaal aan een telefoniste, als je eigenlijk iemand anders moet hebben. Weet je niet precies wie je moet hebben? Zegt dat dan. Bijvoorbeeld: ''Goedemorgen, u spreekt met Jos Herpes van restaurant Uno Garaga. Kunt u mij doorverbinden met iemand van de afdeling verkoop?''.
• Als je de juiste persoon aan de lijn hebt, leg je meteen kort uit waarvoor je belt. Bijvoorbeeld: ''Goedemorgen, u spreekt met Jos Herpes van Restaurant Uno Garaga. Kunt u mij zeggen of u voor vrijdag tweehonderd kilo rode uien kunt leveren?''.
• Als je verwacht dat een telefoongesprek langer dan vijf minuten gaat duren, vraag je of de ander even tijd heeft. Bijvoorbeeld: ''Goedemorgen, u spreekt met Jos Herpes van Restaurant Uno Garaga. Heeft u even tijd om de bestellijsten van deze maand door te nemen?''.