De afdeling Personeelszaken

Bij veel organisaties is de afdeling personeelszaken een erg belangrijke afdeling. Deze afdeling zorgt voor alles wat met het personeel binnen de organisatie te maken heeft. Ze zorgen ervoor dat de medewerkers optimaal kunnen functioneren. Mensen die op de afdeling personeelszaken werken, zorgen dus voor een juiste afstemming tussen bedrijf en personeel. De afdeling personeelszaken komt zowel voor bij profit als non-profit organisaties.

De organisatie

Een organisatie is een samenwerkingsverband tussen mensen die met bepaalde middelen en materialen proberen om vooraf gestelde doelen te bereiken. Hierin kun je 3 zaken herkennen: mensen, samenwerken en doelen.

Een arbeidsorganisatie heeft vaak een specifiek doel, bijv. winst maken, een bepaald artikel maken en bepaalde diensten verlenen. De meeste organisaties zijn profit-organisaties. Deze organisaties moeten winst maken om te kunnen voortbestaan. Voorbeelden: accountantskantoren, multinationals, garages en winkels.
Er zijn ook non-profit organisaties. Deze hoeven geen winst te maken maar werken met overheidsgelden of subsidies. Voorbeelden: gemeentes, scholen, ziekenhuizen, bejaardenhuizen, Unicef en Amnesty International.

Structuur

De structuur van een organisatie wordt vastgelegd in een organigram. Een organigram is een schema waarin visueel gemaakt wordt hoe de gezagsverhoudingen binnen een bedrijf liggen. In een organigram kun je meteen zien of het bedrijf een lijnorganisatie of een lijnstaforganisatie betreft. Bij een lijnorganisatie zijn staffunctionarissen of stafafdelingen aanwezig, die als experts op een bepaald gebied zijn toegevoegd aan de in het organigram boven hen genoemde personen/afdeling.

Personeelszaken

Het doel van de afdeling personeelszaken is het personeel optimaal te laten functioneren en te laten samenwerken. Deze afdeling zorgt dus voor de afstemming tussen bedrijf en personeel.

De taken van de afdeling Personeelzaken:

• uitvoerende en controlerende activiteiten
• beleidsbepalende activiteiten
• adviserende en coördinerende activiteiten

Als hoofdactiviteiten worden onderscheiden:

1. personeelsbeheer (personeelsvoorziening en personeelsbegeleiding)
2. personeelsinformatie
3. arbeidsverhoudingen en medezeggenschap
4. arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden

1. Personeelsbeheer

Het personeelsbeheer heeft tot doel een optimale kwantitatieve en kwalitatieve personeelsbezetting binnen de organisatie te bewerkstellen en voor de toekomst te waarborgen. Binnen deze hoofdactiviteit zijn een aantal subactiviteiten te onderscheiden:
- Personeelsvoorziening: dit zijn de activiteiten die gericht zijn op het verwerven van een juiste personeelsbezetting voor de organisatie. Hierbij horen de taken: personeelsplanning, werving en selectie, beëindiging dienstverband.
- Personeelsbegeleiding: dit is de voortdurende zorg voor het optimaal functioneren van de medewerkers binnen het bedrijf. De afdeling personeelszaken zal ook informatie verstrekken en voorlichting geven.

2. Personeelsinformatie

De afdeling personeelszaken verstrekt bijv. informatie aan het management over de resultaten van het opleidingsbeleid. Hiervoor worden vaak personeelsinformatiesystemen op de computer gebruikt. Hierin worden de personeelsgegevens opgeslagen en gemuteerd. Naast dit systeem is er altijd een papieren personeelsdossier aanwezig. Hierin zit o.a. de stamkaart (of personeelskaart) met alle belangrijke gegevens van de medewerker.
De gegevens kunnen gebruikt worden voor de loonbetaling, correspondentie, het maken van selectiegegevens en voor een sociaal jaarverslag. Dit is een verslag over het gevoerde beleid in een bepaald jaar waarin o.a. zaken opgenomen worden als personeelsverloop, opleiding, vakantieregeling, klachtenbehandeling, jongerenbeleid en naleving van de arbeidsvoorwaarden.

3. Arbeidsverhoudingen en medezeggenschap

Hierbij staat de betrekking tussen werkgever en werknemer centraal. Bij bedrijven vanaf 50 medewerkers is een ondernemingsraad verplicht. Deze raad brengt advies uit over belangrijke zaken maar mag niet stemmen over de uiteindelijke beslissing.

4. Arbeidsvoorwaarden en arbeidsomstandigheden

Arbeidsvoorwaarden zijn de regels die gelden bij een arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer, dus bijv. afspraken over het loon, de werkweek, het aantal vakantiedagen, verlofregelingen enz. De arbeidsvoorwaarden liggen meestal vast in een Collectieve Arbeidsovereekomst.