Getting things done: praktijkvoorbeeld simpel organiseren

Getting things done van David Allen, is een uitgebreide handleiding om te leren organiseren. Je verzamelt alles op 1 plek, maakt projecten aan en stelt prioriteiten. Omdat GTD een zeer uitgebreid systeem is, is het voor sommige mensen wellicht teveel van het goede. Daarom wil ik je het volgende praktijkvoorbeeld voorleggen, van iemand die het systeem heeft aangepast en versimpeld. Hiermee kom je in de praktijk al een heel eind.

Even voorstellen:

We nemen als voorbeeld een ICT'er, Rick, die op verschillende lokaties werkt. Zijn werkzaamheden bestaan voornamelijk uit kleine reparaties uitvoeren, softwareproblemen oplossen, bijhouden van 2 websites, het opmaken (lay-out) van nieuwsbrieven en ICT cursussen geven.

Help!

Als Rick op zijn werk komt, krijgt hij direct 6 vragen op zich afgevuurd: 'Rick, mijn email doet het niet, help de printer loopt vast, kun je even kijken naar de computer, want ik kan niet inloggen op het systeem', enzovoort. De ICT'er begint aan de eerste klus, gaat daarna naar de printer kijken en bemerkt dat twee vragen hem ontschoten zijn. Hij komt daarnaast in de knoei met het maken van de nieuwsbrief, want die moet vanmiddag af, maar wanneer moet hij die andere collega's helpen?

Rick heeft een probleem...

Rick wil niets liever dan iedereen helpen, maar hij kan moeilijk organiseren. Doordat hij niet bijhoudt, welke problemen er opgelost moeten worden, is de kans groot dat hij er een aantal gaat vergeten. hij heeft geen systeem in zijn werkzaamheden aangebracht.

De oplossing:

Rick heeft allereerst het boek Getting thing done (van David Allen) gelezen. Daarna heeft hij 4 stappen opgeschreven, die hem gaan helpen bij het organiseren van werk:

• 1. Verzamel alles op 1 plek. Doordat Rick op 2 lokaties werkt, heeft hij ook 2 (werk) emailadressen. Hij spreekt af met zijn collega's, dat als er een vraag of probleem is, ze hem een email sturen. Op die manier, hoeft hij niet meer te onthouden, welke klussen gedaan moeten worden. Vragen, problemen en suggesties komen nu binnen op 1 plek (per lokatie).
• 2. Orden de vragen en problemen. Rick heeft een multomap aangemaakt, met een aantal tabbladen: Hardware, software,website, nieuwsbrief, ooit. Aan het begin van de werkdag, bekijkt hij zijn email en schrijft de problemen bij het juiste onderdeel. Als er een vraag is over het programma 'Word', dan zet hij dat neer onder het tabblad 'software'.
• 3. Prioriteiten stellen. Iedere vraag die hij heeft opgeschreven, kan hij voorzien van een prioriteit: H=hoge prioriteit, G=gemiddeld en L=lage prioriteit. Als er vragen zijn binnengekomen, waar een bepaalde datum aan vastzit, dan schrijft hij die ook op in zijn agenda.
• 4. Doen, doen, doen. Nu alles is verzameld en opgeschreven, begint Rick aan de klussen voor die dag. Hij probeert eerst de klussen met een hoge prioriteit af te handelen en gaat daarna over op de minder urgente zaken.
• 5. Afstrepen. Is een klus gedaan, dan markeert hij deze met en gele markeerstift. Op deze manier is altijd nog na te lezen, welke opdrachten er zijn gedaan.
• 6. Delete. Aan het eind van de week, bladert Rick door zijn map, schrijft nieuwe afspraken in zijn agenda en zorgt hij er voor dat de inbox van zijn emailprogramma leeg is.

Conclusie.

Doordat Rick de informatie op 1 plek binnenkrijgt, wordt het voor hem gemakkelijker om deze te onthouden en te ordenen. De multomap met tabbladen helpt hem, om zijn werkdag productief vorm te geven.