Engels: een formele brief schrijven

De Engelse taal is dé internationale taal. Heb je een internationale baan, of wil je daarvoor solliciteren is het dus belangrijk om te weten hoe je een correcte formele (anders gezegd: zakelijke) brief schrijft. Er zijn nogal wat regels en gebruiken qua taalgebruik en indeling.

Algemeen

Natuurlijk geldt dat er in een formele brief géén spel- of interpunctiefouten mogen zitten, dit staat erg slordig en onprofessioneel. Heb je moeite met spelling in het Engels, laat dan je brief controleren door een ervarener iemand.

In een formele brief gebruik je geen afkortingen zoals ‘I’m’, ‘Can’t,’ ‘Wouldn’t’, ‘Isn’t’. Je gebruikt dus ‘I am’, ‘I would not’, ‘It is not’. Het is ook niet netjes om het woord ‘Can’ te gebruiken, in plaats daarvan is ‘Could’ een beter alternatief. Wel kan je ‘I cannot’ (aan elkaar dus) gebruiken.

De indeling van de brief is erg belangrijk. Hieronder volgen de verschillende delen van de brief op de volgorde zoals ze in de brief zouden moeten staan.

Afzender

Vermeld nooit je eigen naam bovenaan de brief, die komt pas aan het eind bij de handtekening. De brief begin je met het adres van de afzender. Het land schrijf je in het Engels en volledig in hoofdletters. Voorbeeld:

• Molenstraat 2A
• 1234 AB Amsterdam
• THE NETHERLANDS

Na de afzender volgen twee witregels.

Datum

In een Engelse brief is het niet gebruikelijk om een plaats te vermelden. Alleen de datum wordt vermeld. Dit kan op de volgende manieren:

• January 1, 2011
• 1st January 2011
• January 1st, 2011
• 1 January 2011

De maand moet beginnen met een hoofdletter. Na de datum volgen weer twee witregels.

Geadresseerde

Vermeld de geadresseerde met zijn/haar adres op zowel de enveloppe als in de brief zelf. Het huisnummer komt voor de straatnaam. Woorden als ‘Street’, ‘Lane’, ‘Avenue’, en ‘Park’ zijn losse woorden en beginnen weer het een hoofdletter. Als je een brief schrijft aan een bedrijf, komt de naam van het bedrijf tussen de naam van de contactpersoon en het adres. Voorbeeld:

• Dr Dean J. Geller
• London University
• 1550 Church Lane
• London
• UNITED KINGDOM

Hierna volgen weer twee witregels.

Aanhef

Nu richt je je op de geadresseerde. In het Engels zijn er regels voor de aanhef op basis van de burgerlijke staat.

• Dear Ms = vrouwelijke aanspreektitel, er wordt in het midden gelaten of deze wel of niet getrouwd is
• Dear Mr = geachte heer
• Dear Mrs = aanspreektitel voor getrouwde vrouw
• Dear Miss = aanspreektitel voor ongetrouwde vrouw
• Dear Dr = vervangt vrouwelijke en mannelijk aanspreektitel
• Dear Sir / Madam = als de naam van de geadresseerde

Achter de aanhef komt geen punt, achter de naam geen komma. Hierna volgt een witregel en dan de inhoud van de brief.

Inhoud

In de eerste alinea vertel je waarom je de brief schrijft. Probeer te vermijden dat de zinnen met ‘I’ beginnen. Het is geaccepteerd om dat wel te doen, maar mooi staat het niet.

Vervolgens schrijf je je brief verder. Maak gebruik van alinea’s en zet tussen alle alinea’s een witregel. In de slotregel vertel je wat nog een keer wat je van de geadresseerde verwacht en bedank je voor de moeite.

Afsluiting

Ter afsluiting gebruik je een groet. Als bekend is aan wie je de brief schrijft gebruik je ‘Yours sincerely’ zo niet gebruik je ‘Yours faithfully’. Daarna volgt je handtekening en je naam. Vrouwen moeten Ms/Mrs/Miss voor hun naam zetten, anders wordt aangenomen dat ze een man zijn. Achter de groet en de naam komt geen komma. Zet witregels tussen de groet, handtekening en naam. Voorbeeld:

• Yours sincerely
• .
• (Handtekening)
• .
• Ms Beatrice Bakker