Tips voor het transcriberen van interviews

Audiofragmenten van interviews uitwerken (ofwel transcriberen) is een lange en saaie klus, maar behoort bij bepaalde studies of beroepen wel tot het takenpakket. Door ervaringen en tips te delen hoeven andere studenten en professionals niet vast te lopen op dit gebied en kunnen ze veel tijd en frustratie besparen.

Transcriberen van interviews

Veel mensen nemen tegenwoordig interviews op via een mobiele telefoon of een voice-recorder. Hierdoor hoeven ze tijdens het opnameproces niets op te schrijven en kunnen ze zich optimaal op de respondenten en de loop van het interview focussen. Om de waarde en kwaliteit van informatie in te schatten is het belangrijk dat een interviewer ook rekening houdt met de lichaamstaal en emoties van de respondenten. Als je (bijvoorbeeld voor een scriptie) wilt refereren naar informatie uit een interview, dan zul je dit interview op een heldere manier uit moeten werken. Het resultaat voeg je toe in de bijlagen. Het uitwerken van een interview is een tijdrovend en saai proces en wordt transcriberen genoemd.

Verschillende vormen van transcriberen

Zorg er voor dat je vooraf goed nakijkt welke vorm je wilt of moet gebruiken. Een letterlijke transcriptie is zonde van de tijd als een samenvattende transcriptie ook voldoet.

• Letterlijk: Letterlijk uitwerken wat er gezegd is. Hierbij worden ook stopwoorden, herhaalde stukken tekst en afgebroken zinnen uitgewerkt. Deze manier duurt het langst.
• Woordelijk: Uitwerken naar correcte en goed lopende zinnen. Hierbij worden nietszeggende zinsdelen zoals stopwoorden en herhaalde stukken tekst weggelaten. Bij deze manier wordt eveneens alle informatie uitgetypt, maar bespaart wat tijd doordat het niet elk woord perfect overgenomen moet worden.
• Samenvattend: Hierbij wordt niet alle besproken tekst genoteerd, maar wordt de kerninformatie uit het interview samengevat. Deze manier is veel sneller en minder specifiek dan de andere manieren, maar heeft een duidelijke structuur nodig zodat geen belangrijke informatie vergeten wordt.

Belangrijkste factor: de benodigde tijd

De tijd die je nodig hebt om een interview te transcriberen is afhankelijk van verschillende zaken. Uiteraard moet je rekening houden met de stem van de respondenten. Sommige mensen praten snel en duidelijk, sommige mensen praten langzaam en onduidelijk. Ook het gebruik van stopwoorden en/of slechte zinnen maakt het extra lastig omdat je het zelf tot een geheel moet puzzelen terwijl de opname doorloopt. Wanneer je het niet meer bij kunt houden moet je de opname stilzetten en terugspoelen naar het punt waar je gebleven was. Een goede richtlijn om een minuut van een interview te transcriberen is factor 6. Elke gesproken minuut van het interview kost dan 6 minuten om uitgewerkt te worden. Een half uur interview kost daarmee al minimaal 3 uur. Daarna moet je het geheel nog een keer naluisteren en tegelijkertijd doorlezen om spelfouten en slechte zinnen te corrigeren. Uiteindelijk maakt ervaring je sneller, maar ervaring leert dat de eerste transcripties tot 8 tot 10 minuten per gesproken minuut kunnen duren, omdat je nog geen "strategie" en hulpmiddelen hebt.

Zelf doen of uitbesteden

Maak de keuze of je het zelf wilt doen of wilt uitbesteden. Er zijn bedrijven of individuen die dit werk van je over willen nemen, maar dit kost geld. De gemiddelde prijzen die op websites van deze bedrijven weergegeven worden beginnen vanaf 1,00 euro per gesproken minuut (afhankelijk van factoren zoals de gesprekskwaliteit, aantal sprekers, levertijd). Via Google zijn vele aanbieders te vinden, maar uiteraard kun je ook binnen je eigen netwerk iemand zoeken waar je persoonlijke prijsafspraken mee kunt maken. Als je er voor kiest om zelf interviews te transcriberen kun je het resultaat optimaliseren met behulp van de onderstaande tips.

Tips voor het transcriberen van interviews

Er zijn een aantal tips te benoemen voor verschillende fases van het transcriptieproces. Voor veel mensen is het een eenmalige klus die ze moeten doen. Deze mensen onderschatten het en gaan er zonder voorbereiding aan beginnen. Daardoor maken ze allerlei tijdrovende fouten. Ontbrekende kennis en ervaring over het transcriptieproces zorgt er voor dat zij fouten maken met de voorbereiding, uitvoering en afhandeling.

Voorbereiding

Er zijn verschillende softwareprogramma's te downloaden die het mogelijk maken om opnames vertraagd te beluisteren en/of sneltoetsen te gebruiken om tekst te pauzeren, terug spoelen en/of vooruit spoelen(!). Hou er rekening mee dat voor de handige programma's betaald moeten worden en dat demo's maar bepaalde tijd geldig zijn. Prima voor eenmalige (korte) klussen, maar vervelend en tijdrovend wanneer je programma tijdens het werk blokkeert en je weer op zoek moet naar de volgende aanbieder omdat je "trial" tijd voorbij is. Echter, zonder deze hulpmiddelen is het een zeer langdurige en stressvolle klus, omdat je steeds moet switchen tussen je tekstverwerker en mediaspeler. Een andere mogelijkheid is om een voetpedaal aan te schaffen waarmee je de tekst kunt pauzeren. Dit kan lonen als je vaker soortgelijk werk doet, maar het is vrij duur voor een enkele klus.

Soms zijn er meerdere interviews nodig om betrouwbaarheid van je informatie te kunnen garanderen. Zorg voordat je aan het eerste interview begint, dat je heldere keuzes maakt over de opmaak (voorbeelden: lettertype, grootte, hoe je bepaalde citaten verwerkt, waar je gebruik maakt van onderstreepte, dikgedrukte of cursieve tekst). Maak hier eventueel een geprinte handleiding voor die je naast je laptop kunt leggen. De structuur moet na verwerking bij elk interview hetzelfde zijn, dus bij het schrijven van lange teksten bespaar je veel tijd als je hier geen fouten in maakt. Het is ook mogelijk om vooraf alle wisselingen tussen interviewer en respondent al in te typen, zodat de tekst niet steeds gepauzeerd hoeft te worden wanneer een overgang komt.

Probeer tijdig te beginnen aan het transcriberen zodat je ook tijd hebt voor pauzes. Wanneer je niet gewend bent om veel en snel te typen kun je last krijgen van je vingers, waardoor de snelheid en kwaliteit slechter wordt. Grote klussen kunnen daardoor beter over meerdere sessies worden verdeeld.

Uitvoering

Beluister de geluidsopname en typ tegelijkertijd zo snel en volledig mogelijk mee. Het hoeft op gebied van spelling en volledigheid niet per se honderd procent te kloppen. Het is hierbij belangrijker dat je de gesproken tekst bij kunt houden en door het totale interview heen komt. Wanneer de eerste versie getranscribeerd is, ga je het nog eens terugluisteren terwijl je tegelijkertijd in het tekstdocument meeleest en grammaticale fouten corrigeert. Dit gaat uiteraard een stuk sneller omdat je hier vaak maar enkele aanpassingen hoeft te doen. Het is verstandig om hier de leestekens, opmaak en andere speciale zaken pas te perfectioneren, omdat je meer tijd hebt per wijziging dan tijdens het overtypen. Dit zorgt er ook voor dat je periodes van hard werken afwisselt met periodes van rustig nakijken/aanpassen. Als het goed is hoef je het geluidsfragment zo maar twee keer te beluisteren om het goed op papier te krijgen.

In sommige gevallen kan het belangrijk zijn om emoties te herkennen en te noteren. Wanneer iets met emoties zoals plezier, boosheid of verdriet gezegd wordt kan het zijn dat de uiteindelijke boodschap iets anders betekent dan hoe het letterlijk op papier staat. Denk hierbij als voorbeeld aan sarcastische opmerkingen. Het is belangrijk om dit als interviewer te herkennen zodat uiteindelijk de juiste conclusies getrokken worden.