Voorraad en voorraadbeheer

Voorraden hebben een belangrijke invloed op de financiële resultaten van een onderneming. De hoeveelheid artikelen in de voorraad bepaalt in sterke mate de graad van service die een bedrijf aan zijn klanten kan leveren. Het beheren en beheersen van deze voorraden verdient dan ook de nodige aandacht. We zullen ons beperken tot voorraadartikelen met een onafhankelijk vraagpatroon.

Doel van voorraadbeheer

Het bepalen van het bestelpunt en de bestelhoeveelheid, het reduceren en zelfs elimineren van voorraden. “Zero inventories” is een vaak geciteerde slogan.

Het belang van voorraden

Voorraden leiden tot veel kosten, het is veelal de grootste post op de activa zijde van een bedrijf. Denk aan de opslag van voorraad, er moet hierbij rekening gehouden worden met:

Koeling/verwarming van de opslag
Verlichting van de opslag
Breuk en veroudering van de voorraad

Te kort aan voorraad heeft ook grote gevolgen. Doordat er geen voorraad is kan de productie stil komen te liggen. Dit leidt weer tot het niet kunnen nakomen van de levertijden, wat resulteert in ontevredenheid bij de klant. Dit heeft natuurlijk financiële gevolgen.

Functionele classificatie van de voorraden

Er zijn verschillende voorraadtypen. Het optimale voorraad niveau is afhankelijk van de functie ervan. We spreken van vijf verschillende typen:

Cyclusvoorraad: Dit is direct gevolg van de productie.
Veiligheidsvoorraad: Dit is voorraad om in te dekken tegen onzekerheden.
Anticipatievoorraad: Voorraad wordt op verwachting aangepast, bijvoorbeeld in kerstperiode.
Work in progress: Goederen die in bewerking zijn of in transport tussen verschillende afdelingen zijn.
Ontkoppelingsvoorraad: Voorraad van bijvoorbeeld componenten zodat op aanvraag van de klant deze geassembleerd kunnen worden.

Modellen voor eenvoudig voorraadbeheer

Het bestelpunt kan worden bepaald door het verbruik te vermenigvuldigen met de levertijd. Dit gaat alleen op in een perfecte situatie.

Dit is puur theoretisch gezien. Volgens deze berekening is de tijd dat de bestelling binnen komt het moment dat de voorraad precies het nulpunt zou raken. In de praktijk klopt dit natuurlijk niet altijd.

Eenvoudig voorraadbeheer met de normale verdeling

Om een nauwkeuriger beeld te geven wordt er gebruik gemaakt van een normale verdeling om het bestelpunt te bepalen. Dit gaat op in een continu verbruik. De normale verdeling gaat uit van de kans dat er meer dan een bepaalde hoeveelheid eenheden zal worden verbruikt. In het onderstaande voorbeeld is te zien dat er een kans van 3% bestaat dat precies of meer dan 119 eenheden zullen worden gebruikt. Hieraan kan ook de servicegraad worden afgeleid.

Servicegraad

De servicegraad is het percentage voorraad dat gedekt wordt. De servicegraad kan bepaald worden door een formule. Er treden kosten op als de voorraad tekort is, evenals de voorraad teveel is. Hieruit kan de servicegraad bepaald worden. De servicegraad bepaald

Bestelhoeveelheid

Het bepalen van de bestelhoeveelheid is cruciaal voor het bedrijf. Een grotere bestelhoeveelheid leidt tot een lagere bestelfrequentie. Dat betekent: minder administratieve kosten, minder transport kosten maar hogere voorraadkosten. Dit gaat op bij een continue vraag.

De optimale verhouding kan bepaald worden met het Wilson model. Met de optimale verhouding wordt bedoeld dat er een perfecte balans tussen de bestelhoeveelheid en de voorraadkosten gevonden wordt.

EOQ of wel Economic Order Quantity staat voor de ideale bestelhoeveelheid. Dit kan ook worden teruggewerkt naar een formule, namelijk:

Minimum en maximum systemen:

In de praktijk zal de het bestelpunt zelden met 1 eenheid overschreden worden. Hier is het handig om het minimum en maximum systeem te hanteren.

Bestelpunt is het minimum, het maximum is het bestelpunt + bestelhoeveelheid.
Wanneer de voorraad onder het bestepunt daalt bestel dan hoeveelheid Q.
Q = Maxi – voorraadniveau.

De voorraad wordt dus altijd aangevuld tot het maximum niveau.

Periodieke voorraadbeheerssystemen

Periodieke controle, na T tijd wordt de voorraad vergeleken met het maximum niveau. De herzieningsperiode T wordt vooraf bepaald. Het resultaat noemen we Economic Order Interval (EOI).

De T die uit deze formule komt, moet worden omgezet naar weken. Als er bijvoorbeeld 0,04 jaar uit de bovenstaande formule komt, dan resulteert dit in: 0,04 jaar, dus 25 keer per jaar bestellen. In dit geval is T=25 uitgaande van 50 werkweken per jaar.

Geavanceerde technieken van eenvoudig voorraadbeheer

Voorraad dat continu erin en eruit gaat worden fast-movers genoemd. Voorraad die niet continu verbruikt worden zijn lastiger. Men spreekt hier van een ‘lumpy’ vraagpatroon. Bijvoorbeeld artikelen die maar enkele maanden per jaar nodig zijn.

Een beheersysteem is een dure zaak. Een degelijk systeem brengt soft- en hardware kosten, de kosten voor dataopslag, computertijd en training van het personeel met zich mee. Een basis systeem is aanzienlijk goedkoper.

Als de voorraadbeheer te complex wordt, moet er een afweging worden gemaakt tussen een beheersysteem of een van de basissystemen genoemd in dit artikel. Het is hier een afweging tussen de meerkosten van zo’n beheersysteem en de besparing van een basissysteem.