Wat hoort in de bijlage van een verslag of rapport?

U kent het wel, u bent een verslag aan het schrijven en zonder dat u het door heeft is uw verslag uitgegroeid tot een heel boekwerk van vele kantjes. Wat doet u? Gooit u enkele stukken weg, of vat u deze samen waardoor mogelijke belangrijke informatie wordt beperkt? Of laat u de persoon waarvoor u een verslag schrijft het gehele boekwerk doorlezen, met als gevolg dat de beste man of vrouw dagen bezig is? In dit geval biedt een bijlage de ideale oplossing.

Wat is een bijlage?

Een bijlage is een aanvulling op uw verslag. Alle extra informatie die u nodig heeft om het verslag beter te begrijpen, maar die niet relevant genoeg is om in het echte verslag op te nemen wordt in de bijlage van het verslag geplaatst. Kort gezegd is de bijlage dus de overige informatie die bij het verslag wordt meegegeven. Dit geeft de naam al aan: bijlage, de stukken horen dus bij het verslag, maar staan niet volledig in het verslag zelf beschreven.

Welke stukken behoren tot de bijlage van een verslag?

Stukken die in de bijlage van een verslag behoren zijn erg divers. Als er kaarten nodig zijn bij het verslag worden deze altijd in de bijlage weergegeven. Daarnaast worden ook grote tabellen of afbeeldingen weergegeven in de bijlage , en informatie die relevant is voor het verslag, maar niet relevant genoeg om in het echte verslag te plaatsen. Dit kunnen bijvoorbeeld toelichtingen zijn op bepaalde keuzes die u hebt moeten maken tijdens het schrijven van het verslag.

Ook interviews of resultaten van onderzoeken die u heeft uitgevoerd worden vermeld in de bijlage. Hierdoor kan de bijlage soms vele malen groter zijn dan het verslag zelf.

Wat is het nut van een bijlage bij uw verslag?

De bijlage van een verslag zorgt ervoor dat het verslag duidelijk leesbaar en compact blijft. Mensen hebben vaak niet de tijd en de zin om grote lappen tekst te lezen met toelichtingen of zaken die minder relevant zijn voor het uiteindelijke resultaat. Daarom worden alleen relevante zaken in het verslag zelf geschreven, en word de overige informatie naar de bijlage verplaatst. Als mensen toch de toelichtingen, afbeeldingen of uitwerkingen van onderzoeken willen doornemen kunnen ze dit terugvinden in de bijlage, waardoor ze niet worden beperkt in de informatie.

Hoe verwerkt u de stukken in de bijlage van uw verslag?

De bijlage van het verslag staan altijd als allerlaatste weergegeven. De bijlagen worden niet genummerd maar beschreven met letters; de eerste bijlage is bijlage A, vervolgens komt bijlage B enzovoort. Als er meer dan een bijlage bij een verslag zit noemt u het kopje bijlagen, als u maar een bijlage heeft noemt u deze kop bijlage, zonder -n.

De bijlage wordt wel opgenomen in de inhoudsopgave. Als u losse kaarten of afbeeldingen in het verslag wilt voegen is het dus verstandig om een witte pagina met alleen het woord bijlage (X) in het verslag weer te geven, zo blijven de paginanummers kloppen. De (X) is in dit geval de letter van de bijlage.