InfoNu.nl > Educatie en School > Samenvattingen > Organisatie en Management; hoofdstuk 7 Besluitvorming

Organisatie en Management; hoofdstuk 7 Besluitvorming

Een praktijkgerichte benadering van Organisatie en Management is geschreven door Drs. N.H.M. van Dam en Drs. J.A. Marcusn en uitgegeven door Wolters-Noordhoff te Groningen/Houten. Deze samenvatting is geschreven vanuit de vierde druk uit 2002. Dit is de samenvatting van hoofdstuk 7 “Besluitvorming”.

Hoofdstuk 7: Besluitvorming

In dit hoofdstuk wordt ingegaan op het belang van besluitvorming binnen organisaties. Er wordt ingegaan op de verschillende aspecten van vijf soorten besluitvormingsprocessen.

7.1 Inleiding

Sommige complexe problemen hebben een analyse nodig om opgelost te worden. Het is de bedoeling dat je met een keuzeproces het juiste alternatief kiest. Hiervoor heb je genoeg en juiste informatie nodig. Besluitvorming is een menselijke activiteit die vraagt om onderlinge samenwerking en creativiteit.
Complexiteit van besluitvorming komt door:
  • veelsoortigheid criteria: verschillende partijen met verschillende belangen;
  • interdisciplinaire input: meerdere deskundigheden bij 1 probleem;
  • gezamenlijke besluitvorming;
  • risico en onzekerheid;
  • lange termijn gevolgen;
  • waardeoordelen: degene die beslissen hebben verschillende normen en waarden;
  • ontastbare zaken: niet alleen geldveranderingen tellen, ook milieu en dergelijk.

7.2 Besluitvorming in organisaties

Wanneer de werkelijke situatie niet de gewenste situatie is, spreek je van een probleem. Bij routineproblemen (vb aannemen van klachten) is een procedure (voorgeprogrammeerde besluitvorming) benodigd. Bij een specifiek probleem, zoals prijs vaststellen, is dat anders.
Alternatieven moeten tegen elkaar afgewogen worden, waarbij voorspelbaarheid van het resultaat een belangrijke factor is:
  • volkomen zekerheid: doelstellingen en resultaten zeker;
  • beperkte zekerheid: op basis van de bekende doelstelling en resultaten uit het verleden kun je vrij zeker zijn van de gevolgen;
  • beperkte onzekerheid: doelstelling is duidelijk, maar resultaten van de alternatieven niet;
  • volkomen onzekerheid: doelstellingen en resultaten onzeker.

7.3 Het rationele besluitvormingsproces

Bij een rationeel besluitvormingsproces is er een fasering en systematiek om het juiste alternatief te kiezen. Deze systematiek bestaat uit de volgende vijf fases: probleemonderzoek, ontwikkelen van alternatieven, evaluatie alternatieven, maken van keuze, invoeren en bewaken van beslissing.
Informatie moet aan de volgende eisen voldoen: relevant, betrouwbaar, op tijd beschikbaar, moet de kosten voor de informatie waard en goed gepresenteerd zijn. Je kunt ook zelf onderzoek voor informatie doen.
  • 7.3.1 Probleemonderzoek bestaat uit probleemidentificatie en probleemanalyse. Bij de probleemanalyse sta je stil bij de oorzaak en gevolg relaties. Hierbij kijk je naar de aard van het probleem, urgentie, reikwijdte en relaties met andere afdelingen.
  • 7.3.2 Voor het ontwikkelen van alternatieven is creativiteit nodig. Daarnaast kan gebruik gemakat worden van ervaringen uit het verleden.
  • 7.3.3 Om het juiste alternatief te kiezen moet je kijken naar de gekozen criteria en de gevolgen van de alternatieven. Om goede criteria te kiezen waartegen je de alternatieven af kan wegen moet je letten op: meetbaarheid, haalbaarheid, aansluiting op probleem, criteria moeten elkaar aanvullen en in alle facetten evalueren. Om te kiezen moet je de positieve en negatieve gevolgen duidelijk hebben.
  • 7.3.4 Nu moet je een alternatief kiezen. Wanneer er geen voldoet moet je nieuwe criteria bedenken. Wanneer 2 alternatieven beide voldoen, moeten de gevolgen verder onderzocht worden. Verder moet je rekening houden met de mate van voorspelbaarheid.
  • 7.3.5 Het alternatief moet omgezet worden in plannen en acties. Beslissingen kunnen weerstand ondervinden door de volgende factoren:
    • perceptueel (niet kunnen verplaatsen in iets nieuws);
    • emotioneel (angst en onzekerheid voor onbekende);
    • cultureel (vasthouden aan bestaande normen en waarden);
    • omgeving (angst voor gebrek aan informatie en ondersteuning door management).

7.4 Niet-rationele besluitvormingsproces

Het rationele besluitvormingsmodel is een ideaalmodel. Dit is vaak niet mogelijk door factoren als informatie, tijd en middelen. We gaan nu 4 besluitvormingsprocessen uitwerken, die verdeeld zijn op basis van centralisatiegraad (invloed van de top) en formalisatiegraad (mate van regelgeving).
  • 7.4.1 Neo-rationeel besluitvormingsproces (centraal en niet formeel): deze vorm lijkt het meeste op het rationele proces. Eén persoon beslist zonder veel onderzoek of last te hebben van regels. Neo staat voor het feit dat er naast het rationele ook rekening wordt gehouden met emoties en intuïtie. Het voordeel is dat het duidelijk is, één gezichtspunt, maar er is weinig betrokkenheid.
  • 7.4.2 Bureaucratisch besluitvormingsproces (centraal en formeel: de beslissingen komen voort uit regels (intern of extern). Deze vorm heeft een geformaliseerd karakter door regels, planning en controle. Het voordeel is dat je weet waar je aan toe bent en ervaringen uit het verleden mee kan nemen. Maar het staat echter wel vernieuwing in de weg.
  • 7.4.3 Politiek besluitvormingsproces (decentraal en formeel): deze vorm houdt rekening met veel partijen met verschillende belangen. De besluitvorming vindt plaats door onderhandelingen en wisselwerking tussen de diverse partijen.Het voordeel is dat iedereen invloed kan uitoefenen, maar dat kost wel veel energie of tijd.
  • 7.4.4 Open-eind-besluitvormingsproces (decentraal en niet formeel): dit proces heeft geen duidelijk begin en einde. Het proces wordt steeds aangepast aan nieuwe situaties.Het proces is flexibel en stimuleert creativiteit. De effectiviteit is meestal wel beperkt.
Meestal hangt het besluitvormingsproces van de situatie af: situationele besluitvorming.

7.5 Aspecten van besluitvorming

Besluitvorming bevat de volgende aspecten:
  • Creativiteit (7.5.1): Brainstorming is een manier om creativiteit los te laten. Hierbij doe je in korte tijd zoveel mogelijk ideeën op waarop geen kritiek geleverd wordt, omdat men dan ideeën niet durft te uiten. Bij hei-sessies brainstormt men op een andere plek dan kantoor, bijvoorbeeld het bos. De groep moet niet uit meer dan 10-15 personen bestaan, mensen met verschillende achtergronden bevatten die elkaar aanvullen;
  • Medezeggenschap (7.5.2): dit zorgt voor betrokkenheid en extra motivatie. Bij bedrijven met mer dan 50 werknemers zijn ondernemingsraden verplicht, bij bedrijven met 10-50 werknemers kun je een personeelsvertegenwoordiging (pvt) vinden vrijwillig of in CAO afgesproken maar kan ook zonder, bij minder dan 10 kan de ondernemer ook zelf beslissen. Vertegenwoordigers moeten ene dwarsdoorsnede van bedrijf zijn. OR heeft 3 rechten: recht op informatie en overleg, adviesrecht (soms moet de onderneming de OR om raad vragen ivm bedrijfsverandering) en instemmingsrecht (heeft verband met werkomstandigheden);
  • Vergaderen ( 7.5.3):functies van vergaderen zijn: samen zijn/weten/werken/uitvoeren. Om een vergadering goed te laten verlopen heb je het fuik-model: opening, startvraag (keuze onderwerp),beeldvorming (materiaal inventariseren), ordening (materiaal samenvatten en ordenen), meningsvorming, besluitvorming (beslissing wordt voorbereid), ontknoping (beslissing wordt genomen en vastgelegd), de afsluiting (korte samenvatten van besluit en afspraken) en de rondvraag.
  • Manieren van beslissen zijn: democratisch (helft+1 van totaal), meerderheidsbesluit (2/3 van totaal), unanimiteitsbeginsel, consensusbeginsel (niemand principieel bezwaar), besluit met recht van veto (1 tegenstem is afstemming), delegatie (naar 1 persoon of groep) en autoriteit (1 persoon beslist);
  • Onderhandelen (7.5.4): de partijen zijn afhankelijk van elkaar maar hebben andere doelen.Uitgangspunten van principieel onderhandelen: mensen (scheid mensen van het probleem), belangen, keuzes (creëer genoeg mogelijkheden) en criteria (resultaat moet gebaseerd zijn op objectieve vorm);
  • Macht

7.6 Hulpmiddelen en technieken bij besluitvorming

Enkele beslissingsondersteunende modellen zijn de balanced scorecard, de beslissingsmatrix, de beslissingsboom, beslissingsondersteunende systemen, kennissystemen en simulatiesystemen.

Balanced scorecard (7.6.1): hier wordt niet alleen naar financiële resultaten gekeken, maar ook naar andere prestaties. Combineert financiële prestaties met de factoren die daarvoor zorgen. De 4 invalshoeken zijn: financiën, intern (waar goed in zijn), klant en innovatie. Het meten van de doelstellingen doe je met kritische succesfactoren, deze wordt weergegeven in prestatie-indicatoren (meeteenheid). Succes is de mate waarin de doelstelling bereikt wordt.

Beslissingsmatrix (7.6.2):
  1. stel alternatieven vast;
  2. kies beoordelingscriteria;
  3. ken wegingsfactor toe aan criteria;
  4. ken punten toe aan criteria bij de alternatieven;
  5. vermenigvuldig het cijfer met de wegingsfactor;
  6. maak keuze.

De beslissingsboom (7.6.3) brengt de alternatieven gestructureerd in beeld. Bij beslissingsondersteunende systemen (BOS) (7.6.4) moet je denken aan computersystemen die het proces ondersteunen. Expert/kennissystemen bestaan uit feiten, redeneermechanisme en koppeling tussen redeneermechanisme en gebruiker. Het is een kennissysteem voor als er alleen boekenkennis in staat. Tot slot zijn er de simulatiesystemen: bedrijfssituaties kunnen tegenwoordig gesimuleerd worden. Dit werkt met markt- en branchegegevens, concurrentiegegevens, macro-economische gegevens en bedrijfsgegevens.
© 2008 - 2014 Mabe, het auteursrecht van dit artikel ligt bij de infoteur. Zonder toestemming van de infoteur is vermenigvuldiging verboden.
Gerelateerde artikelen
Besluitvorming in een organisatieBesluitvorming in een organisatieIn een organisatie moeten enorm veel beslissingen worden genomen. Het nemen van besluiten gaat niet zomaar, daarom zijn…
Management bij organisatiesManagement bij organisatiesOrganisaties worden geleid door managers. Dat zijn bijvoorbeeld het bestuur, de directie of de eigenaar van een eenmansz…
Human Resource managementHuman Resource managementHuman resource management,wat is dit precies? en van begin tot eind de stappen hoe je mensen gaat werven voor een organi…
Integraal management in de overheid (publieke sector)Integraal management in de overheid (publieke sector)In de publieke sector is integraal management een managementprincipe dat veelvuldig wordt toegepast. Verantwoordelijkhed…
Journalistiek: schrijven voor PR / voorlichting in bedrijvenAls bedrijfsjournalist hebt u direct te maken met het bevorderen van het wederzijds begrip tussen het management en de w…
Bronnen en referenties
  • "Een praktijkgerichte benadering van Organisatie en Management"; Drs. N.H.M. van Dam en Drs. J.A. Marcus. Uitgegeven door Wolters-Noordhoff te Groningen/Houten, vierde druk.

Reageer op het artikel "Organisatie en Management; hoofdstuk 7 Besluitvorming"

Plaats als eerste een reactie, vraag of opmerking bij dit artikel. Reacties moeten voldoen aan de huisregels van InfoNu.
Meld mij aan voor de tweewekelijkse InfoNu nieuwsbrief
Infoteur: Mabe
Rubriek: Educatie en School
Subrubriek: Samenvattingen
Bronnen en referenties: 1
Schrijf mee!