Archiveringssystemen, manieren om een archief aan te leggen

In dit artikel vindt u alle archiveringssystemen op een rij. Er zijn namelijk nogal wat verschillende manieren om een archief aan te leggen. Met onderstaande begrippenlijst wordt het al een stuk makkelijker om te bekijken wat de mogelijkheden zijn, en wat sommige begrippen nu eigenlijk betekenen. Van afdelingsarchief tot uitleenregister, alles komt aan bod.

Afdelingsarchieven

Een archief waarin alleen stukken zitten van een bepaalde afdeling. Het secretariaat heeft een heel ander archief dan de financiële afdeling van een bedrijf. In het bedrijf waar ik stage loop zijn die archieven ook op een hele andere plaats. Maar het kan ook zijn dat de archiefstukken van de verschillende afdelingen in hetzelfde archief zitten. Vaak is het archief dan verdeeld in de verschillende onderdelen.

Alfabetisch

Wanneer iets gerangschikt is volgens de letters van het alfabet. Dus gewoon a-b-c. Wanneer je dan meerdere woorden hebt die met dezelfde letter beginnen ga je kijken naar de tweede letter. Als ook die hetzelfde is naar de derde, en zo verder.

Alfanumeriek

Gerangschikt volgens de letters van het alfabet en gerangschikt op nummer. Dus op a-b-c, maar ook op 1-2-3. Bijvoorbeeld a1 komt voor a2.

Archief

Hier verzamel je alle documenten uit het verleden. Dit zijn vaak documenten die handig zijn om nog even te bewaren, of die verplicht zijn om te bewaren voor je administratie. In een archief kies je een ‘archiveringssysteem’ zodat je alles makkelijk terug kunt vinden.

Archiefbeheerder

Een archiefbeheerder zorgt dat alles weer netjes op zijn plaats terecht komt. Ook ziet hij er op toe dat iedereen het archief netjes achterlaat en dat er geen stukken ontbreken. Ook zorgt hij ervoor dat alles netjes gearchiveerd blijft, zodat het voor iedereen makkelijk blijft.

Archiefcode

Een archiefcode is een systeem van cijfer- en/of lettercombinaties voor de aanduiding van onderwerpen en hun rangschikking.

Archiefkasten

De archiefkasten zijn de kasten waarin je je ordners opbergt. Vaak zijn deze kasten brandwerend, want het archief is heel belangrijk.

Archiveringsprocedure

De afgesproken manier waarop alles gearchiveerd word. Dit moet door iedereen in het bedrijf op dezelfde manier gedaan worden, zodat voor iedereen alles gemakkelijk terug te vinden is.

Beveiligd

Er zijn tegenwoordig steeds meer bedrijven die zich specialiseren op het beveiligen van archieven. Zo worden er brandveilige archiefkasten aangeboden, en computersystemen met 24 uur bewaking. Maar wanneer je nog beschikt over de ‘ouderwetse’ archiveringsmethode kun je natuurlijk ook iemand aannemen die het archief beheerd. Diegene zorg er dan voor dat alles netjes blijft, en dat er niks gestolen wordt uit het archief. Wanneer je te maken hebt met zeer oude archiefstukken is het ook van belang dat je het bewaard onder speciale omstandigheden. Er moet een goede temperatuur en luchtvochtigheid zijn.

Bewaartermijnen

Veel dingen zijn gewoon handig om nog even te bewaren in het archief, zodat je het nog even terug kunt zoeken. Maar er zijn ook documenten die verplicht bewaard moeten worden. Zo moeten alle documenten die iets zeggen over de financiële positie van het bedrijf minimaal 7 jaar bewaard worden. Alle documenten in het archief die iets te maken hebben met de wet op de omzetbelasting moeten 9 jaar bewaard worden. Maar er zijn ook documenten die altijd bewaard moeten worden, zoals de documenten van de kamer van koophandel, jaarverslagen en het beleid.

Bewijzen

Je bewaard stukken in het archief omdat de kans groot is dat je het later nog eens nodig hebt om iets terug te zien, of om iets te kunnen bewijzen. Dit houdt in dat je kunt laten zien dat je gelijk hebt. Er zijn ook bewijsstukken die je verplicht moet houden, bijvoorbeeld stukken van de belastingdienst. Je bent verplicht om deze stukken 7 jaar lang in je archief te houden.

Centrale archieven

In tegenstelling tot in een afdelingsarchief worden hier alleen algemene stukken bewaard die geen betrekking hebben op alleen een bepaalde afdeling van het bedrijf. Dit archief is toegankelijk voor iedereen in het bedrijf .

Chronologisch

Op volgorde van tijd. Bijvoorbeeld; de oudste stukken achteraan, en dan steeds nieuwer. Wanneer je dan een erg oud stuk nodig hebt, weet je goed waar je ongeveer moet zoeken.

Cilindrisch archief

Het cilindrisch archief is eigenlijk niets anders dan gewoon de prullenbak. Deze documenten heb je echt niet meer nodig, en ze kunnen dus weggegooid worden. Daarbij moet je wel goed opletten. Want niet ieder archiefstuk kan zomaar in de normale prullenbak. In het archief van een bedrijf zitten namelijk nogal eens wat vertrouwelijke stukken. Deze moeten dan eerst zorgvuldig vernietigd worden. Hier zijn zelfs speciale bedrijven voor.

Coderen

Iets voorzien van een code, bijvoorbeeld zodat het herkenbaar is of zodat je het gemakkelijk terug kunt vinden. Bijvoorbeeld alle mappen van de financiële administratie geef je een rode sticker, en de mappen van de salarisadministratie een groene. Je kunt natuurlijk ook alle mappen van een bepaald jaar een aparte code geven. Zo kun je makkelijk en snel zien welke map je nodig hebt.

Digitaal

Digitaal houdt in; alles wat met behulp van een computer gaat. De archiefstukken die niet gewoon zijn opgeborgen in mappen, maar dat alle nodige informatie op de computer staat, zodat je het op de pc na kunt zoeken. Vaak wordt dit gedaan door een bedrijf dat zich hierin heeft gespecialiseerd. Maar ook op je eigen netwerk kun je dit prima doen. Tegenwoordig zijn er zelfs steeds meer platforms op internet die deze diensten aanbieden, zodat je alles online bij kunt houden.

Dynamisch

Het dynamisch archief is het gedeelte waarin stukken zijn opgeborgen die je nog vrijwel dagelijks nodig hebt. Meestal worden deze stukken opgeborgen in dossiers waar je nog makkelijk bij kan. Deze staan dus vooraan in het archief.

Fysiek

Een fysiek archief betekent eigenlijk archiveren op de ‘ouderwetse’ manier. Dus niet via de computer of wat dan ook. Maar gewoon in ordners, in een kast.

Gebruiksaanwijzing

Wanneer het archief heel groot is, kan het er soms erg lastig uit zien. Het kan dan goed zijn dat je niet precies weet hoe je iets op moet zoeken in het archief, of juist hoe je iets moet opbergen. Zo kan het natuurlijk zijn dan alle mappen van een bepaald iets op een andere plaats moeten staan. Dan is het erg handig als er een gebruiksaanwijzing aanwezig is. Iedereen in het bedrijf dient zich daar dan aan te houden, zodat het archief overzichtelijk blijft voor iedereen.

Hangmappenboys

Hangsysteem waarin je al je mappen gemakkelijk op kunt hangen. Vaak is dit ook op alfabetische volgorde of iets dergelijks zodat het goed terug te vinden is.

Hoofd- en subgroepen

De meeste archieven zijn opgebouwd uit verschillende groepen. Maar in een groot bedrijf kan dit nogal eens verwarrend zijn. Daarom Is het archief dan ingedeeld in Hoofd- en subgroepen. Vaak kun je in de gebruiksaanwijzing zien hoe je deze groepen precies kunt gebruiken, en hoe je het beste iets op kunt zoeken.

Kaartenbak

Een kaartenbak is ook een soort archiveringssysteem. Hierin staan kaarten, in een soort grote plastic bak. Vaak vind je daar documenten gerangschikt op alfabetische volgorde.

Magnetische informatiedragers

Onder magnetische informatiedragers worden bijvoorbeeld diskettes, cd-rom’s en usb sticks verstaan. Zoals je ziet kunnen deze magnetische informatiedragers allemaal in de computer. Maar geen van deze informatiedragers zit standaard al in de computer.

Numeriek

Numeriek is wanneer iets gerangschikt is op nummer. Zoals bij 1-2-3. Maar het kan natuurlijk ook op jaartal zijn, zoals eerst 2007, dan 2006 enz.

Opbergsysteem

Er zijn veel verschillende opbergsystemen voor archiefstukken. ZO kun je er natuurlijk voor kiezen om gewoon een ouderwets archief aan te leggen, met grote kasten en veel ordners. Maar er zijn tegenwoordig nog veel meer manieren. Zo wordt het digitaal archiveren ook steeds populairder bij bedrijven. Je hoeft er dan zelf weinig aan te doen. Want met deze vorm van archiveren draag je alles over aan een ander bedrijf. Je kunt natuurlijk ook gewoon zelf alles digitaal archiveren op een speciale harde schijf. Maar vaak krijg je dan te maken met ruimtegebrek, en het is al snel niet meer overzichtelijk.

Opschonen

Eens in de zoveel tijd kan het volledige archief opgeschoond worden. ZO kunnen bijvoorbeeld de stukken die niet meer verplicht bewaard hoeven te worden dan weg. Wel moet er bij het opschonen van het archief gelet worden op vertrouwelijke informatie. Dit mag natuurlijk niet zomaar in de prullenbak gegooid worden. Daarom worden deze documenten vaak gelijk vernietigt.

Optische informatiedragers

Hierop kan je digitaal informatie opslaan. Een aantal voorbeelden van optische informatiedragers zijn cd’s, cd-roms, dvd’s en diskettes.

Ordner

Grote map waar losse papieren in opgeborgen kunnen worden zodat alle informatie bij elkaar zit.

Persoonlijk archief

Een persoonlijk archief wordt vaak gebruikt door particulieren. Met een persoonlijk archief hoef je geen afspraken te maken over de indeling. Het belangrijkste is dat de persoon zelf het nog maar terug kan vinden. Het gaat hier vaak om de 'eigen administratie'.

Postkamer

Ruimte waarin alle post binnenkomt, en vervolgens behandeld en gesorteerd word.

Rappelleren

Rappelleren houdt letterlijk in, iemand terugroepen. Iemand die rappelleert in een archief zorgt er dus eigenlijk voor dat alle uitgeleende stukken weer op hun plaats terugkomen.

Rechtstreeks toegankelijk

Wanneer een archief rechtstreeks toegankelijk is betekend dit dat iedereen er zomaar in en uit kan lopen. Je hoeft dan geen aparte afspraak te maken om iets uit het archief te mogen halen. Maar je kunt altijd even iets uit het archief halen.

Rolodexen

Soort van kaartenmolen waarin je al je adressen kunt doen. Bijvoorbeeld op alfabetische volgorde. Zo is alles gemakkelijk terug te vinden.

Rubrieken

Categorieën waarin iets verdeeld kan worden. In het archief zijn er vaak verschillende categorieën. Bijvoorbeeld de stukken met betrekking tot financiële gegevens, en stukken met betrekking tot personeelsgegevens hebben beide een aparte rubriek.

Semi-statisch

Dit gedeelte van het archief zijn de stukken die je niet dagelijks meer nodig hebt. Ze worden dan ook niet vaak gebruikt. Dit zijn bijvoorbeeld de stukken tot 10 jaar oud.

Series

Opvolgende reeks van aantal ongeveer dezelfde stukken. Vaak is een archief opgebouwd uit verschillende series.

Statisch

Dit archief wordt vrijwel nooit meer gebruikt. Deze stukken zijn niet meer actueel, en zijn vaak ergens opgeborgen in een archief waar bijna nooit iemand komt.

Uitleenkaart

Wanneer er in het archief gebruik wordt gemaakt van een uitleenkaart moet er eerst bij de administratie gemeld worden dat je iets uit het archief wilt halen. Dan kunnen ze je naam registeren op een zogenaamde uitleenkaart. Op deze kaart worden dan je naam, en de datum van uitlenen vermeld. Ook staat er precies op welk archiefstuk precies uitgeleend is. Deze kaart wordt vervolgens neergelegd op de plek van het dossier. Zo kun je dus bij alle lege plekken in het archief een kaartje vinden, en weet je precies bij welke medewerker een archiefstuk is.

Uitleenregister

Het uitleenregister is een register waarin precies wordt bijgehouden wie welke document geleend heeft. Zo weet je precies waar ieder stuk zich bevindt.