Presentatie voorbereiding: stappenplan

Het is voor een goede voorbereiding belangrijk dat je weet hoeveel tijd je hebt om je voor te bereiden, dus wanneer je de presentatie moet geven en hoe lang je moet praten. Hieronder staan een achttal stappen beschreven om een presentatie goed voor te kunnen bereiden.

Stappenplan

• Stap 1: Maak de opdracht zo concreet mogelijk
• Stap 2: Bepaal je doel
• Stap 3: Analyseer je publiek
• Stap 4: Verzamel en structureer je materiaal
• Stap 5: Maak een kop en een staart
• Stap 6: Leer je accommodatie kennen
• Stap 7: Zorg dat je hulpmiddelen in orde zijn
• Stap 8: Repeteer en oefen je voordracht

Stap 1: Maak de opdracht zo concreet mogelijk

Voor jezelf is het belangrijk om een helder idee te hebben van de opdracht: het onderwerp, aan wie ga je presenteren, hoeveel tijd heb je nodig en dergelijke. Zodra dit duidelijk is, staat een zaak duidelijk voor ogen: de datum van de presentatie. Het is voor je gemoedsrust prettig om een tijdschema te maken, waarop je aangeeft wanneer je wat gedaan wilt hebben. Maak een schema zo, dat je terugrekent vanaf de dag van de presentatie.

Stap 2: Bepaal je doel

De eerste stap is achter de rug, je hebt de opdracht concreet gemaakt. Menig spreker zal nu graag over willen gaan tot stap 4: het vergaren van materiaal. Maar pas op: materiaal verzamelen zonder een duidelijke doelstelling, is net zo onverstandig als in het wilde weg zagen en timmeren zonder een duidelijke werktekening. Bepaal eerst het doel en ga daarna op zoek naar materiaal dat gericht is op je doel. We onderscheiden drie algemene doelstellingen. Dit onderscheid hebben we later ook nodig bij het bepalen van de opbouw van het verhaal en de structuur van de presentatie.

a. Informeren

Je wilt je publiek informatie geven, iets vertellen of uitleggen. Binnen de categorie informeren valt ook het instrueren en mondeling rapporteren.
Bij informeren ligt de nadruk op kennisoverdracht. Je hoopt dat het publiek iets opsteekt, iets onthoud van je verhaal. In de blauwdruk van het verhaal staat vermeld welke hoofdpunten, welke feiten, eventueel welke boodschap je wilt overdragen. Bij zo’n presentatie past een logische, doorzichtige, stapsgewijze opbouw. Je meldt eerst expliciet het doel van de presentatie en splitst daarna het onderwerp uit in een aantal afgeronde blokken die je een voor een in een logische volgorde aanbiedt. Na elk blok geef je een tussentijdse samenvatting om het publiek te helpen de kennis tot zich te nemen.

b. Overtuigen

Je wilt je publiek overtuigen van de juistheid van bepaalde ideeën of gedachten. Je wilt een zienswijze overdragen of het publiek aanzetten tot een bepaalde actie. Politieke redevoeringen en pleidooien vallen binnen deze categorie, en ook verkooppresentaties en het doen van voorstellen tot verandering. De presentatie die moet overtuigen is meer emotioneel, in tegenstelling tot de informatieve presentatie die meer rationeel is. Met andere woorden: je werkt wat meer op het gevoel van de mensen. In de blauwdruk voor de presentatie staat vooral vermeld welke conclusie, welke indringende boodschap of welk appèl je met je betoog wilt uitkomen en met welke argumenten je dat wilt doen. De nadruk bij dit soort presentaties ligt op de conclusie, de kwaliteit van de argumenten en de geloofwaardigheid van de spreker.

c. Amuseren

Je wilt je toehoorders enige tijd aangenaam bezighouden. Dat gebeurt (hopelijk) bij een tafelspeech, een dankwoord, een huldiging van een jubilaris, kortom: bij alle gelegenheidsspeeches.

Stap 3: Analyseer je publiek

Ga in gedachten tussen je toehoorders zitten en kijk eens om je heen. Wie zijn ze? Wat willen ze van je weten? Is het een vriendelijk publiek? Of juist vijandig? Hoe kom je achter deze informatie? Verdiep je dus in de samenstelling van het publiek. Breng het publiek in kaart en probeer het daarna beter te leren kennen aan de hand van de volgende acht vragen:

1. Welke (voor) kennis hebben de toebehoorders van het onderwerp? (aansluiten bij datgene wat het publiek al weet en dat ja daarop verder bouwt).
2. Welke interesse heeft het publiek? (de informatie bij deze vraag kun je gebruiken om net die zaken te noemen waar het publiek gevoelig voor is).
3. Welke vragen kun je van het publiek verwachten? (probeer op vragen vooruit te lopen door de antwoorden in je betoog te verwerken).
4. Welke verwachtingen heeft het publiek van jou? (laat duidelijk merken wat je gaat doen, zodat het publiek weet wat het van je kan verwachten).
5. Welk belang heeft het publiek om naar jou te luisteren? (aan het begin van je presentatie is het verstandig om dit soort zaken te vermelden).
6. Welke opleidingsniveau heeft het publiek? (probeer voorbeelden te geven die aansluiten bij de dagelijkse praktijk of belevingswereld van het publiek).
7. Hoeveel mensen kun je verachten? (dit is bepalend voor hoe je, je presentatie moet houden, met welke hulpmiddelen).

Stap 4: Verzamel en structureer je materiaal

De minder ervaren presentator raden wij aan om eerste een globale structuur op te zetten, daarna informatie te verzamelen om vervolgens de definitieve presentatie voor te bereiden. De structuur die ons voor ogen staat draagt de naam ‘kop-romp-staart’ model.
Eerst leggen we het accent op wat wij de romp van de presentatie noemen. We geven een aantal indelingsprincipes die je kunt gebruiken om je stof te rangschikken tot een logisch opgebouwd verhaal.

a. Chronologie

De chronologische indelen behandelt verleden, heden en toekomst. Dit is een geschikte indeling als je de geschiedenis, de ontwikkeling of het verloop van iets beschrijft.

b. Geografie

Deze indeling is goed te gebruiken als je verhaalt over verschillende plaatsen, vestigingen, afdelingen etc.

c. Oorzaak en gevolg

Deze indeling is prima als je een probleem wilt aanpakken. Begin met de oorzaken en daarna de gevolgen te bespreken of juist van de gevolgen terug te werken naar de oorzaken.

d. Doel en middel

Begin met het noemen van een (gemeenschappelijk) doel en behandel vervolgens de mogelijke middelen om dat te bereiken.

e. Vraag en antwoord

Je hangt je presentatie op aan een aantal vragen. Mensen zijn geneigd om op vragen te reageren. Mensen gaan antwoorden zoeken en vragen zich nieuwsgierig af met wat voor antwoorden jij gaat komen.

f. Stelling- uitwerking- conclusie

Deze indeling begint met een stelling of uitspraak. De stelling wordt gevolgd door een uitwerking daarvan. Daarna volgt een kernachtige conclusie.

Stap 5: Maak een kop en een staart

Besteedt veel aandacht aan het maken van de kop en de staart, want het begin en het einde van je presentatie worden het beste onthouden. Een goede kop leidt de presentatie in en neemt voortijdige vragen van het publiek weg. Het publiek krijgt de kans zich in te stellen op de situatie. Bereidt het slot (de staart) van je presentatie ook goed voor. Schrijf het desnoods helemaal uit, want het laatste wat je te melden hebt blijft het beste hangen.

Stap 6: Leer je accommodatie kennen

Het is altijd een goed idee de ruimte van tevoren te bezoeken waarin je, je presentatie gaat geven. Het is prettig om vertrouwd te zijn of te raken met een ruimte, zeker wanneer je het moeilijk vindt om te presenteren. Stel je op de hoogte van de verlichting, de geluidsapparatuur en de grootte van de inrichting. Het is belangrijk dat je zoveel mogelijk over de ruimte te weten komt.

Stap 7: Zorg dat je hulpmiddelen in orde zijn

Het voorbereidende werk is al voor een groot deel achter de rug. Kop en staart zijn gereed, de structuur van de romp is bepaald, je kunt nu aan het uitwerken beginnen. Onervaren sprekers willen wij aanraden om de presentatie helemaal uit te schrijven. Vooraf alles uitschrijven dwingt je om de essentie en de opzet van het verhaal helder te formuleren. Je kunt ook onvolkomenheden corrigeren. Wordt je tijdens het presenteren toch zenuwachtig, desondanks alle goede voorbereidingen (iets wat wij ons haast niet kunnen voorstellen), dan heb je de zekerheid dat je op de geschreven tekst terug kunt vallen. Werk het script uit in een flink lettertype en met een regelafstand van tenminste 1.5. dat leest prettig en je kunt nog wat laatste correcties kwijt. Zorg dat de koppen en kopjes er goed uitspringen door ze te vergroten, vet te drukken of op te lichten. Zo maak je de structuur van je presentatie goed zichtbaar op papier.

Ben je voldoende gesterkt door alle voorbereidingen en weet je van jezelf dat je niet in paniek zult raken, maak dan een spiekbriefje. Oogcontact, inspelen op reacties uit het publiek of spontaniteit komen bij voorlezen in het gedrang. Een spiekbriefje vraagt veel minder aandacht van de spreker. Op het spiekpapiertje geeft je in kop-romp-staart opzet de hoofdpunten van je presentatie weer. Links of rechts van deze structuur kun je met opmerkingen of tekeningen aangeven waar je hulpmiddelen zoals dia’s of overheads wilt gebruiken.

Stap 8: Repeteer en oefen je voordracht

Met een gedegen repetitie rond je een goede voorbereiding helemaal af. Alleen en hardop voor jezelf is geschikt voor diegenen die al wat ervaring hebben. Je kunt ook met een cassetterecorder of met een videorecorder oefenen. Met de cassetterecorder hoor je je eigen presentatie en de videorecorder heeft het voordeel dat je op je non-verbale gedrag kunt letten. Je kunt zo ook een idee krijgen hoe je met je hulpmiddelen omgaat.