Verslag of rapport - de officiële regels

Voor het maken van een verslag, rapport, opstel of een werkstuk zijn officiële regels opgesteld. Zo moet de inhoudsopgave bijvoorbeeld aan regels voldoen, maar ook voor het maken van een inleiding zijn regels. In dit artikel staan alle regels omtrent het maken van een officieel rapport, verslag of opstel weergegeven. De regels voor het opstellen van een verslag zijn hieronder op volgorde weergegeven. Zoals het hier staat is de volgorde van een verslag of rapport normaalgesproken ook.

Titelblad

Een titelblad of voorkant maken is vaak het leukste en makkelijkste van een verslag. Op het titelblad dient naam, datum, organisatie en de specifieke titel van het verslag in ieder geval vermeldt te worden. Een paginanummer wordt niet toegekend aan het titelblad.

Voorwoord

In een verslag kan een voorwoord opgenomen worden, dit is niet verplicht. Mocht er een voorwoord in het verslag komen dan kunnen hier de 'bedankjes' aan medewerkers van het verslag worden vermeld. Ook kan de aanleiding voor het schrijven van het verslag, de doelgroep en de schrijver (naam,plaats en datum) worden vermeld in het voorwoord.

Inhoudsopgave

Voor de regels van een inhoudsopgave verwijzen wij graag naar dit artikel.

Samenvatting

Een samenvatting dient voor de inleiding van het verslag opgenomen te worden en dus ook voor de rest van het verslag. Zo kunnen lezers van het verslag ervoor kiezen om alleen de samenvatting te lezen en niet het hele rapport. De samenvatting dient op zichzelf te lezen zijn, men hoeft dus niet het verslag te lezen om de samenvatting te begrijpen. De lengte van de samenvatting is doorgaans ongeveer driekwart pagina (lettergrootte 11).

Inleiding

Een inleiding moet in een verslag zitten, hierin wordt in de eerste alinea de aanleiding van het te schrijven verslag vermeldt. In de tweede alinea wordt het doel van het verslag verwerkt en in de laatste, de derde alinea, wordt de structuur van het verslag aangekondigd en ook de hoofdvraag van het rapport wordt vermeld.

Hoofdstukken

• Let bij de titels van de hoofdstukken op gelijkvormigheid. Als één titel een vraag is, moeten alle andere titels dat ook zijn, andersom net zo.
• Onder de titel van een hoofdstuk kan een schuingedrukte zin worden gezet waarin staat wat er in het hoofdstuk behandeld word.
• Hoofdstukken mogen niet langer zijn dan twee maal een A4. Dit is althans de richtlijn om het netjes te houden.
• De onderverdeling van hoofdstukken in paragrafen met gaan tot 1.1.1 (3 cijfers) en dus niet 1.1.1.1 (4 cijfers). Dit laatste wordt onoverzichtelijk.
• Als er een afbeelding wordt opgenomen in het verslag dienst deze een bijschrijft te hebben waarin de titel van de afbeelding wordt vermeldt en het nummer van de afbeelding. Tevens dient er in de gewone tekst een verwijzing naar de afbeelding te zijn opgenomen.
• Om de tekst leesbaar te houden dienen alinea's niet veel groter van één derde van de pagina te worden. Alinea's worden onderscheiden door een helemaal lege wit regel (geen half lege regel).
• Voor een goed leesbare tekst zijn signaalwoorden erg belangrijk. Verder moeten tangconstructies, lijdende zinnen, naamwoordelijke stijl en afkortingen vermeden worden.

Conclusie

In de conclusie moet antwoord worden gegeven op de hoofdvraag van het verslag (welke in de inleiding staat). Ook de conclusie dient zelfstandig, dus los van de rest van het verslag, leesbaar te zijn.

Aanbevelingen

Als men nog aanbevelingen wil opnemen dan is het juist om dat na de conclusie te doen, aanbevelingen zijn echter niet verplicht in een verslag of rapport. De aanbevelingen moeten wel logisch te herleiden zijn uit het rapport.

Literatuur

De literatuur moet als volgt worden weergegeven als het om internetartikelen of websites gaat:
Titel artikel (jaartal). Gehele link naar de het artikel. Geraadpleegd dag (in cijfers) maand (in letters) jaar(in cijfers).

Bijlage

Bijlagen kunnen als laatste in het verslag worden opgenomen.