OAT Typologie: Dienstverlening doorstroming eigen goederen

Een artikel over de typologie Dienstverlening met doorstroming van eigen goederen, zoals we die kennen bij café's en restaurants. Een typologie waar onder andere gesteund wordt op de waardenkringloop. Een artikel met tips over de typologie en haar kenmerken.

Dienstverlening met doorstroom van eigen goederen

Voorbeelden van dienstverlening met eigen goederen zijn bijvoorbeeld uitgevers van dagbladen en andere bladen, cafés en restaurants. Via Starreveld komen we bij Dienstverleningsbedrijven - Bedrijven waarin nog een zekere goedenbeweging kan worden herkend - Bedrijven met doorstroming van goederen die eigendom van het bedrijf zijn.

Uitgevers

De controle richt zich onder andere op de goederenbeweging vanaf de drukker tot aflevering aan de afnemers.

Onderscheid is als volgt te onderkennen:

Uitgifte van boeken

Levering is onder gebracht bij Centraal Boekhuis. het Centraal Boekhuis ontvangt boeken van de uitgevers en distribueert deze naar de winkels. Bij rechtstreekse levering aan de consument wordt de facturering en verzending vaak uitbesteed aan derden. Hierdoor krijg je een handelsvoorraad bij derden in plaats van bij de uitgever.

Het bestaan kan naar voren komen door een periodieke opgave van de omvang en samenstelling van de depotvoorraden per uitgever. Om het bestaan van de voorraden vast te stellen moet de accountant uitwijken naar een ander controlemiddel. Het CB levert een mededeling over de kwaliteit van de AO/IC maatregelen rond hun voorraadbeheer, meestal van de eigen accountant. De accountant van het CB zal roulerende inventarisaties bijwonen.

Uitgifte van periodieken

De goederenstroom kan worden verdeeld in directe levering aan abonnementenhouders en door indirecte levering via de supermarkt, kiosk en op het treinstation in een boekhandel.

Indirect = belevering door een centrale distributeur; controle kan liggen bij de afrekening van de distributeur. Dit bestaat uit afgeleverd minus geretourneerde exemplaren maal de verkoopprijzen (onder aftrek van de provisie van de distributeur).
Direct = levering loopt het via agentschappen en krantenjongens, de tijdschriften meestal bij een TNT. Controle op volledigheid door middel van de afgifte aan en de afrekening van de agentschappen (t.o.v. portokosten). AK is ook standenregister waar abonnementen aan gekoppeld zijn.

Standenregister

Het standenregister is een bestand waarin een beginstand staat, de bij- en afmutaties worden bijgehouden en daardoor een eindstand berekend kan worden dus de soll-positie.

Bij het standenregister beoordeelt de accountant de AO/IC rond de juistheid en volledigheid van de verwerking van mutaties.

• Let op doorlopende genummerde aanmeldings- en afmeldingsformulieren
• Beginstand wordt aangesloten met de eindstand van het vorig jaar, zoals vastgelegd in dossier
• Standenregister moet aansluiten op abonnementenbestand
• Verband leggen tussen verantwoorde stand en aantal verzonden acceptgiro’s en betalingsopdrachten
• Aansluiting standenregister aan verantwoorde abonnementsopbrengsten en ingaande geldbeweging
• Bij de bij- en afmutaties in het standenregister partieel in detail verifiëren aan de hand van de formulieren, ook attentie op tijdige verwerking van de mutaties

Geen standenregister maar volledig geïntegreerd abonnementensysteem? Dan moet je de controle richten op de juiste en volledige verwerking van mutaties in het primaire abonnementenbestand. Controle of aan- en afmeldingen vast worden gelegd op doorlopend genummerde formulieren. Daarnaast is het van belang om invoer- en verwerkingscontroles door uitgebreide waarnemingen ter plaatse te toetsen.

Advertentieopbrengsten

Niet als het beschikbaar stellen van specifiek gereserveerde capaciteit, want de capaciteit is geen vast gegeven. Het aantal plaatsen wordt bepaald door de markt die er is, niet door de beschikbare ruimte. De controle richt zich daardoor primair op de registratie van plaatsingsopdrachten en op de fs tussen orderontvangst, de opmaakafdeling, de facturering en incasso en de administratie.Ook controle door eigen waarneming is hier van toepassing, partieel of integraal kan worden geverifieerd of de juiste opbrengst is verantwoord.

Bij grote uitgevers wordt zelf gecontroleerd of de advertentieopbrengsten kloppen, dus hier een controle op de effectiviteit van deze interne controle., door zelf een aantal malen de aansluiting tussen de geplaatste advertenties en de verantwoording te leggen. Controle:

• Tegen het juiste tarief verantwoord? Controle: grootte, bijzonderheden, met name letten op verschuivingsgevaar
• Letten op bijzondere prijsreducties: kortingen bij herplaatsen, collegiale kortingen

 

Cafés en restaurants

Geen één op één relatie bij ingekocht en verkochte hoeveelheid, maar veel gebruik van recepten en omzettingsnormen. Omzet wordt meestal bepaald door: grondstofverbruik, de receptuur en de verkoopprijs. De controlezekerheid over de volledigheid van de omzetverantwoording moet primair worden ontleend aan specifieke AO/IC maatregelen en procedures.

Belangrijke functiescheidingen tussen inkoop van drank en grondstoffen, bewaren hoofdvoorraad, het buffet, de kelners en de administratie en oogtoezicht door bedrijfsleider

Accountant kan gebruik maken van: geregistreerde afgifte vanuit de hoofdvoorraad aan het buffet en vervolgens van het buffet aan de kelners en zo mogelijk aansluiting met het kasregister. Maatregel is het vastleggen van zichtbare verschillen en een toereikende verschillenanalyse door administratie en periodieke simultane inventarisatie van kasgeld en buffetvoorraad.

Bij restaurants is de controle gericht op de verantwoorde menu’s per soort, dat omgerekend tegen de prijs moet aansluiten op de ingaande geldbeweging en op het toegestane verbruik van de grondstoffen (receptuur)

Lees verder

• OAT Accountancy - tips voor het landelijk tentamen
• OAT Typologie: Handelsorganisatie
• OAT Risicoanalyse processen