Organisatie en management; hoofdstuk 4 Organisatiekunde

Een praktijkgerichte benadering van Organisatie en Management is geschreven door Drs. N.H.M. van Dam en Drs. J.A. Marcusn en uitgegeven door Wolters-Noordhoff te Groningen/Houten. Deze samenvatting is geschreven vanuit de vierde druk uit 2002. Dit is de samenvatting van hoofdstuk 4 “Organisatiekunde”. In dit hoofdstuk komen veel goeroes op het gebied van management en organisatie voor.

Hoofdstuk 4: Organisatiekunde

In dit hoofdstuk komen belangrijke stromingen en personen aanbod die van invloed zijn geweest op het vak organisatiekunde.

4.1 Inleiding

Orgainisatiekunde is de oudste en bekendste naam voor organisatie en management. Het is de wetenschap die zich interdisciplinair bezighoudt met het bestuderen van het gedrag van organisaties, factoren die dat gedrag bepalen en de wijze waarop orgianisaties het effectiefste bestudeerd kunnen worden.

Begrippen die bij organisatiekunde horen zijn:

• Discriptief= beschrijven van het gedrag van organisaties (met de motieven en gevolgen).
• Prescriptief= advies over handelswijze en organisatie-inrichtingen.
• Pragmatisch= de wetenschap organisatiekunde is meer gericht op de praktijk dan de juiste theoriëen en methodologiën.
• Multidisciplinair= bij organisatiekunde horen begrippen uit andere wetenschappelijke doelgebieden.
• Interdiscoplinair= de andere vakgebieden worden er niet alleen bij betrokken, maar verder afgewogen en bewerkt in de organisatiekunde.
• Besturing= pogingen tot gerichte beïnvloedingen.
• Effectiviteit of doeltreffendheid= de mate waarin de pogingen tot besturen geslaagd zijn.

Bij organisatiekunde gaat het om het krijgen van een totaalbeeld van de organisatie, het organisatieprobleem of project. Details zijn hierbij mindervvan belang. Het is een jonge wetenschap waarvan wordt verweten dat het versnipperd is geraakt (door alle raakvakken met andere wetenschappen).

4.2 Het ontstaan van het vakgebied

Organisatiekunde is ontstaan uit de behoefte om gestructueerd na te denken over organisaties om daar zo meer vat op te krijgen. Het is dus al erg oud, maar halverwege de 19e eeuw voor het eerst al vak erkend in de VS. Henry Fayol (1841-1925) stelde als eerst dat organisatiekunde een vak is dat geleerd kan en moet worden en dat het niet van talent en ervaring afhangt. Nederland kent het vak vanaf de Tweede Wereldoorlog (WOII) onder de naam bedrijfsorganisaties.

4.3 Denkrichtingen en persoonlijkheden

In deze paragraag zullen de belangrijke personen en de daarbij behorende stromingen aan bod komen, omdat deze belangrijk zijn in het denkproces van nu rond organisatiekunde.

4.3.1 De periode voor de industriële revolutie (400 v. Chr.-1900 na Chr.)
De grieken Socrates en Plato en later de italiaan Niccolo Machiavelli hielden zich al bezig met het denken over leiding geven, management en de inrichting van organisaties. Vaak was het nog gericht op machtsbehoud, dus eigen belang.

Tot de tweede helft van de 18e eeuw was mercantilisme het codewoord van de economie. Mercantilisme= bezit van geld en goud is de enige welvaartsbron. Adam Smith (1723-1790) veranderder dit met zijn boek “An inquiry into the nature and causes of the wealth of nations”. Daarin werd gesteld dat arbeid de bron van de welvaart is. Vanaf toen werd bedrijfsvoering systematischer en efficiënter (= met minder middelen het doel bereiken).

Door de uitvindingen van de 18e eeuw, ontstond er massaproductie in fabriekhallen in de steden die daardoor ontstonden. Deze ontwikkeling begon in England en zorgde voor slechte arbeidsbeloningen en arbeidsomstandigheden. Er ontstond behoefte aan duidelijke planningen en duidelijke afspraken tussen de hiërarchie-lagen. Frederick Winslow Taylor (1856-1915) deed hier iets aan.

4.3.2 Frederich Winslow Taylor (rond 1900)
Taylor was de grondlegger van het Scientific Management. Het belangrijkste kenmerk van de systematische, samenhangende bedrijfskundige visie van hem is dat hij vond dat leidinggevende geen slavendrijvers moesten zijn. Zij moesten breder kijken door te plannen en controleren van resultaten.
Hoofdpunten van zijn theorie zijn:

• Analyse van werkzaamheden en bewegingsstudies.
• Vergaande taakverdeling en training.
• Vriendschappelijke samenwerking tussen leidinggevende en arbeiders.
• Juiste man op de juiste plaats.
• Prestatiebeloning.

“Modern Times” (met Charlie Chaplin) is een film die de keerzijde van de populariteit van Taylor in beeld heeft gebracht. Veel bedrijven gebruikte de theorie van Taylor wel om de efficiëntie te verhogen, maar niet om de arbeidsomstandigheden te verbeteren.

4.3.3 Henry Fayol en de General Management-theorie (rond 1900)
Hij richte zich als eerst tot het vormen van een totale benadering van het besturen van de gehele organisatie (Taylor bleef beperkt tot productie). Hij formuleerde principes die overal geldig konden zijn waar mensen samenwerken. Zijn General Managament-theorie was bedoeld als onderwijsmodel waarbij hij zes onafhankelijke managementgebieden onderscheidde: technische, commercieel, financieel, zelfbescherming (veiligheid), boekhouding en besturing. De besturing van deze gebieden is het belangrijkste en bestaat uit: plannen, organiseren, bevel voeren, coördineren en controleren. Daarbij gold “eenheid van commando”: iedereen heeft slechts één baas boven zich.

4.3.4 Max Weber en de theorie van de bureaucratie (1864-1920)
Weber hield zich bezig met overheidsorganisaties en grote bedrijven vanuit een sociologische invalshoek. Indien zij werden gekenmerkt door de volgende punten, zou er sprake zijn van een ideale bureaucratie, de meest doelmatige organisatievorm volgens hem.

• Sterk doorgevoerde taakverdeling.
• Hiërarchische bevelstructuur.
• Afgebakende bevoegdheden en verantwoordelijkheden.
• Onpersoonlijke relaties.
• Werving op basis van bekwaamheden (geen vriendjes-politiek).
• Bevordering en beloning op basis van criteria en procedures.
• Uitvoering werkzaamheden volgens routineregels.
• Alles wordt schriftelijk vastgelegd, zodat controle mogelijk is.
• Gecontroleerde macht.

4.3.6 Rensis Likert (e.a.) en het revisionisme (1950)
Revisionisme staat voor revisie (nieuwe kijk) op de Human Relations-beweging, omdat deze te idealistisch zou zijn (in de praktijk kwam men het niet tegen). Likert deed dit als eerste en richtte zich op de organisatiestructuur en communicatie. Hij kwam met het linking-pinn beeld waarbij groepen uit de organisatie elkaar overlappen doordat de leider van een groep ook in een andere groep zit.

Frederick Herzberg keek naar de behoeftetheorie van Maslow welke 5 behoefteniveaus onderscheidde om het menselijke gedrag te verklaren:

• Fysiologische behoeften (eten, slapen).
• Behoefte aan zekerheid en bescherming.
• Behoefte aan acceptatie.
• Behoefte aan erkenning.
• Behoefte aan zelfontplooiïing.

Zodra een niveau bevrededigd is, wordt gestreefd naar een hoger niveau.

Douglas McGregor (1906-1964) heeft het boek “The human side of enterprise” geschreven en hij is bekend van de X en Y theorie. Deze theorie richt zich op mensbeelden: de X staat voor de manier van functioneren in de meeste organisaties en de Y staat voor zijn eigen visie over hoe mensen binnen een organisatie zouden moeten samenwerken.

4.3.7 Kenneth Boulding en de systeembenadering (rond 1950)
Boulding is een revisionist die organisaties is gaan zien als een systeem. Dat systeem bestaat uit samenhangende delen, want alle activiteiten binnen een organisatie hangen nauw met elkaar samen. Daarnaast is er ook een wisselwerking met de buitenwereld. Deze benadering levert op dat men bij het oplossen van een probleem niet alleen naar die afdeling kijkt, maar naar het gehele systeem.

4.3.8 Paul Lawrence en Jay Lorsch en de contingentiebenadering (rond 1965)
Contingentie wil zeggen dat een benadering bepaald wordt door de situatie. Dit houdt in dat het van de organisatie afhangt wat de beste managementtechnieken voor die organisatie zijn. Daarnaast daagt de contigentiebenadering het management voortdurend uit om de complexiteit met omgevingsrelaties te erkennen en per situatie de beste oplossing te zoeken.

4.3.9 Recente organisatietheorieën (na 1980)
Nu volgen een aantal namen van auteurs of consultant die wel een bijdrage hebben geleverd aan de ontwikkeling van organisatietheorieën, maar welke nog niet behoren tot een specifieke stroming.

• Philip Crosby en kwaliteitszorg: dhr. W.Deming is als eerste met theorieën rond kwlaiteitszorg gekomen (rond 1945). Crosby is een van de bekendste hedendaagse “kwaliteitsgoeroes”. Hij werkt met het zero-defects concept, waarbij kwaliteit niet alleen op de productievloer verbeterd dient te worden maar (ook) binnen alle (kantoor)processen. (Zie ook het artikel JIT ofwel just-in-time: wat is het?)
• Henry Minzberg en organisatiestructurering en strategische planning: hij heeft veel boeken geschreven waaronder “The structuring of organizations” waarin de bestaande theorieën samengevoegd worden. Hij gaat uit van de configuratie van een bedrijf, dat is de ideaaltypische organisatie. Hij onderscheidt zeven basisvormen van de configuraties: ondernemersorganisatie, machineorganisatie, professionele organisatie, gediversifeerde organisatie, innovatieve organisatie, zendingsorganisatie en de politieke organisatie.
• Tom Peters en managmentprincipes voor bedrijfsvoering: hij schreef het boek “In search of excellence” wat het resultaat was van zijn studie naar de succesfactoren van bedrijven die al 20 jaar een winstgevendheid hadden met een constant karakter. Bij dit onderzoek trof hij acht gemeenschappelijke kenmerken aan: sterk actiegericht, goede klantrelatie, creeëren van zelfstandigheid en ondernemerschap, werknemers zijn de belangrijkste bron tot productiviteit, gedreven door waarden en overtuigingen, “schoenmaker blijf bij je leest” (doen waar je goed in bent), eenvoudige structuur en het bestuur is zowel gecentraliseerd als gedecentraliseerd.
• Peter Drucker (1909) en algemeen management: volgens deze man (die sinds 1939 al 34 boeken geschreven heeft) is er momenteel een kennisrevolutie. Natuur, arbeid en kapitaal zijn echter de basisfactoren die de mogelijkheden van de kennisrevolutie anders beperken.
• Michael Porter en strategie: hij richt zich op structuren voor het uitvoeren van analyses om te komen tot een succesvolle strategie. Hij stuurt organisaties aan om op zoek te gaan naar hun concurrentievoordeel. Hij heeft ook geschreven over de locatie (land of regio) als succesfactor voor een organisatie.
• Michael Hamer en herstructureren van bedrijfsprocessen: hij zegt dat bedrijven de laatste 50 jaar gebaseerd zijn op drie principes: de basiseenheid van werk is de taak, eenvoudige taken worden verricht door laaggeschoolde mensen en er is een onderscheid tussen “uitvoerders” en managers. Deze klassieke taakgerichte organisatie past niet altijd bij de flexibiliteit die tegenwoordig vaak verlangt wordt. Hij pleit voor een revolutie richting een procesgerichte organisatie.