Slimmer werken: lees de tips and tricks

Heb je het idee dat je soms maar wat aanrommelt op je werk of studie en dat je niet alles af krijgt wat je af zou willen krijgen? Kortom: wil je effectiever en slimmer werken? Lees dan verder voor alle tips en trucs.

Kies een geschikte agenda

Krijg je leven sneller en beter op orde met een agenda die bij jou past. Voor de één is dit een papieren agenda, voor de ander is dit een mobiele telefoon of smartphone. Heb je altijd een tas bij je en onthoud je zaken beter als je deze opschrijft? In dat geval is een papieren agenda geschikt. Kijk je echter nooit in je agenda, dan kan een agenda op je mobiel uitkomst bieden. Zet hier een to do-lijst op die af en toe een reminder stuurt en stel reminders in voor afspraken die je hebt ingepland. Dikke kans dat je je mobiel altijd in je zak hebt zitten, dus dan zijn zulke reminders effectiever dan een stille agenda in je tas.

Tip voor mobiele agenda's: reken uit hoeveel tijd je nodig hebt om naar een afspraak te komen. Zijn dit veertig minuten, zet dan 55 minuten voor de afspraak een reminder in je agenda. Je hebt dan nog een kwartier om je klaar te maken voor de afspraak en op tijd de deur uit te gaan.

Internet: vriend of vijand?

Even je mail checken, even op een forum kijken, toch een berichtje sturen via Facebook... je bent zo afgeleid als je 'even' op internet kijkt, en je bent er negen van de tien keer meer tijd aan kwijt dan je vooraf hebt bedacht. Aan de andere kant kun je voor je werk ook zaken op internet op moeten zoeken, dus kun je jezelf moeilijk voornemen om het internet helemaal niet te gebruiken. Hoe zorg je dat internet je werk niet belemmert?

Sta jezelf 'mailmomenten' toe

'Ik mag geen mail meer kijken onder werktijd' werkt averechts. Denk maar eens niet aan een witte ijsbeer. Drie keer raden waar je nu aan denkt... het woord 'niet' gebruiken is alles behalve effectief. Draai dit om naar positief. Zeg: 'om tien uur, twaalf uur en daarna ook elke twee uur mag ik mijn mail tien minuten bekijken.' Beantwoord maximaal twee belangrijke mailtjes. Zet de rest van je onbeantwoorde mail in een mapje 'Te beantwoorden'. Deze kun je aan het eind van de dag of gewoon thuis beantwoorden. Op deze manier ben je veel effectiever bezig.

Stel ditzelfde regeltje in voor Facebook en andere websites die je vaak bezoekt.

Websites blokkeren

Kun je je echt niet houden aan die tien minuten? Installeer dan tools als LeechBlock. Je kunt hiermee websites tijdelijk blokkeren als je er teveel tijd op doorbrengt. LeechBlock werkt alleen in FireFox, maar er zijn ook andere tools beschikbaar. Zo is er op macfreedom.com een mogelijkheid om heel je internet uit te schakelen (alleen slim als je niets op internet hoeft te zoeken).

Soms kan een reality check ook al voldoende zijn. Download de gratis versie van het programma RescueTime en je kunt zien waar je je tijd allemaal aan hebt besteed. Het kan schrikken zijn hoeveel je toch op de social media en mailsites hebt doorgebracht in plaats van op werkgerelateerde sites!

Maak gebruik van 'dode' momenten

Verveel je je weleens? Moet je weleens ergens op wachten? Dikke kans dat je hier 'ja' op antwoordt. Maak gebruik van zulke verveel- of wachtmomenten en zet ze in om meer gedaan te krijgen.

Wachtmomenten opvullen

Een half uur wachten bij de tandarts, een uur reizen met de trein... dit zijn nu net dé momenten dat je in plaats van naar buiten te staren werk af kunt krijgen. Ga eens eerder naar je afspraak bij de dokter en besteed de tijd in de wachtkamer aan het afmaken van dat ene belangrijke klusje. Zet koptelefoons op als je er zeker van wilt zijn dat je niet wordt gestoord. In de trein kun je literatuur lezen waar je anders niet aan toe komt, maar wat wel nuttig is voor je werk. Kortom: maak optimaal gebruik van je tijd, en dan is het niet erg als je een keer tien minuutjes 'lummelt' onder kantoortijden.

Effectieve hulpmiddelen inzetten

Heb je een smartphone, een iPad, een tablet of een handzame laptop? Zorg dat je deze altijd bij de hand hebt. Je kunt op al deze apparaten notities maken en zo waar je ook bent alvast wat werk afmaken.