Checklist buitenlandse stage

De buitenlandse stage vereist veel investering in tijd en geld van de stagiair. Om te helpen inzicht te krijgen in datgene wat allemaal gedaan moet worden is een checklist opgesteld. Het is niet uitputtend, maar geeft wel enkele hoofdpunten aan waarop men moet letten. Hieronder volgen de punten waarop men onder andere moet letten om de buitenlandse stage tot een succes te maken. De lijst bestaat uit drie hoofdonderdelen: voorbereiding, stagelopen en afronding.

Voorbereiding

Motivatie voor de buitenlandse stage

De buitenlandse stage wordt algemeen erkend als belangrijk te zijn voor onder andere de latere carrière, het verwerven van internationale kennis en het goed kunnen samenwerken in een internationaal verband. Toch moet de student die op buitenlandse stage wilt, een duidelijke eigen motivatie formuleren. Hij of zij moet de vraag beantwoorden: Waarom wil ik een buitenlandse stage doen en wat wil ik hieruit?

Veiligheidsituatie

Het ministerie van Buitenlandse Zaken geeft reisadviezen voor de diverse landen op zijn website: http://www.minbuza.nl/nl/Reizen_en_Landen/Landenoverzicht. Ga de veiligheidssituatie voor het land na waar je stage wilt lopen. Overal kan er wat gebeuren, maar het is goed om op de hoogte te zijn van de veiligheidssituatie in een land. Het is belangrijk om voor bepaalde gebieden waar de veiligheid niet erg groot is, een training te volgen en bepaalde maatregelen te treffen om de eigen veiligheid te garanderen.

Stageopdracht

De student moet een stageopdracht vinden in het land waar men stage wilt gaan lopen en de stage moet passen bij de motivatie en omgekeerd. Stageopdrachten kunnen aangeboden worden door stagebureau’s, door bedrijven, scholen en universiteiten via hun contacten. Maar de student kan ook gericht op zoek gaan.

Studieplanning

Past de stage in de planning van de studie? Soms moet men in de stageperiode bepaalde vakken nog volgen en als men dan op dat moment in het buitenland verblijft, dan is dat niet erg handig. Stem het daarom goed af, want uitstel van tentamens kan leiden tot onnodige studievertraging.

Stagecontract

Zorg ervoor dat naast een duidelijke stageopdracht ook een stagecontract is getekend zodat men van te voren weet waar men aan toe is. Zorg ervoor dat de begeleiding in het buitenland daarin geregeld is en maak goede afspraken over de begeleiding vanuit het eigen instituut, school of universiteit.

Financiering

Men moet de buitenlandse stage kunnen financieren. De school of universiteit kan daarbij helpen. De student kan bedrijven benaderen of zelf andere bronnen aanboren, bijvoorbeeld bepaalde subsidiefondsen. De financiering is een belangrijk aspect om de stage goed te laten verlopen, men moet over voldoende financiën beschikken om de stage te kunnen lopen.

Medische keuring

De stagiair moet nagaan welke medische keuringen en andere medische maatregelen nodig zijn. En ook welke medicijnen men bijvoorbeeld moet meenemen naar het buitenland.

Reisdocumenten

Alle reisdocumenten moeten in orde gemaakt worden: onder andere de ticket, visum en reisverzekering. Als men ook in het land bijvoorbeeld bouwwerkzaamheden gaat uitvoeren, moet men zorgen voor een ongevallenverzekering. Stem alles goed af met de ambassade en het consulaat van het land waar men naartoe gaat en met het reisbureau.

Computer/IPAD

Neem een eigen computer mee. Het hoeft geen nieuwe te zijn. Thuis moet men bijvoorbeeld kunnen werken aan het stageverslag, het onderzoeksverslag en men moet moet de weblog kunnen bijhouden.

Verblijfsplaats

Zorg voor een goede verblijfplaats nog voor vertrek naar het buitenland. Soms kan de opdrachtgeer daarmee helpen of degene die bemiddelt voor de opdracht. Neem van te voren contact op met degene waar men gaat verblijven zodat men weet met wie men te maken krijgt.

Stagelopen

Na een goede voorbereiding komt het stagelopen:

Begeleiding op de stageplaats

Men moet met de begeleider van het stagebedrijf of -organisatie goede afspraken maken over de begeleiding, wat het in zal houden en over het aantal contacturen en evaluatiemomenten.

Stagebegeleider van de school of van de universiteit

Voor vertrek naar het buitenland moet men goede afspraken maken met de begeleider vanuit de eigen school of de universiteit. Het is vaak nodig dat er contact is voor overleg en afstemming. Het resultaat zal afhangen van de mate van het eigen zelfmanagement van de stagiair, dat wil zeggen dat de stagiair aangeeft en weet wat de eigen sterke en zwakke punten zijn, hoe men het best communiceert en hoe men aangestuurd wilt worden.

Samenwerken

De samenwerking in het bedrijf zal niet vanzelf gaan als de stagiair geen rekening mee houdt dat men in een andere cultuur zit. De stagiair moet inzicht verwerven in die cultuur om goed te kunnen samenwerken en om tot resultaten te komen. Leer ook snel de taal, de manier van werken en van communiceren.

Portfolio

Houd een eigen portfolio bij om de eigen leerprocessen in de gaten te houden. Zoek naar feedback tijdens de stage bij collega’s en begeleiders (werk en studie).

Documentatie

Als je als stagiair een stageverslag moet schrijven is het belangrijk om het format daarvan al vorm te geven en al tijdens de stage aan te werken. Ook als het een onderzoek is. Men kan dat dan met de stagebegeleiders van het stagebedrijf en van het instituut bespreken en bijstellen. Wachten totdat men terug is in Nederland leidt tot vertraging en vaak tot uitstel van het inleveren van het verslag.

Weblog

Houd een weblog of een dagboek bij. Het fungeert meestal als referentiekader en reflectie-instrument. Een weblog informeert ook familie en vrienden en hun reactie ondersteunt en men heeft een uitlaatklep. Houd er rekening mee dat er af en toe lastige momenten kunnen aanbreken. Maak ter plekke vrienden en neem deel aan plaatselijke activiteiten.

Afscheid

Zorg dat als men na het einde van de stage vertrekt, men van iedereen afscheid heeft genomen. Misschien moet men nog zaken navragen als men terug in Nederland is en dan is het goed dat er een goede afronding is bij het afscheid en dat men makkelijk contact kan opnemen. Ook zou men sommige medewerkers al referenties kunnen opgeven of hen aan het eigen sociaal netwerk kunnen toevoegen.

Afronding stage

Terugkomst en evaluatiegesprek

Na terugkomst in Nederland is het verstandig om binnen een week of twee met de stagecoördinator en stagebegeleider of de opdrachtgever een evaluatiegesprek te voeren en afrondende afspraken te maken. Ook is het goed om direct terug te koppelen naar de financiers en iedereen die gesteund heeft.

Afronden van de stage en rapportage

Als men terugkomt en men moet de studie weer direct oppakken en tegelijk de stageopdracht afronden, zal men tijd te kort komen. Zorg daarom voor dat de rapportage bijna af is en dat men nog alleen hoeft af te ronden op basis van de opmerkingen en commentaren.

Oppakken van de studie

Met een degelijke planning kan men direct de studie weer oppakken. Maak die planning dan ook direct als men terug is van de buitenlandse stage.

‘Lessons learned’

Schrijf direct de lessen die je geleerd hebt op, zodat ze niet makkelijk vergeten worden waardoor je ze in de toekomst kan gebruiken en daar profijt van kan hebben. Tijdens de verdere studie kan men steeds teruggrijpen naar deze lessen en ook wanneer men gaat werken.

Gebruik bijvoorbeeld een notebook om stelselmatig alle belangrijke punten op te schrijven. Er kunnen andere punten dan hierboven opgesomd aan de orde komen die van invloed kunnen zijn voor het succes van de stage. Noteer ze allemaal, wanneer die zich voordoen en handel ze af.